城建纸质档案和电子档案管理研究

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摘要：在如今社会不断发展的背景下，城建档案管理模式出现了翻天覆地的变化，纸质档案已经无法满足人们对于档案管理的需求。所以，亟需对城建纸质档案和电子档案开展并行管理，以期为城建档案管理起到抛砖引玉的作用。本文主要阐述了纸质档案和电子档案并行管理的必然性，并分析了城建纸质档案与电子档案并行管理的相关举措，以供管理人员参考。

关键词：城建纸质档案；电子档案；并行管理；必然性

电子信息网络技术在新形势发展中取得了很好的成绩，而城建管理档案更是因为其无与伦比的重要性得到了越来越多人的关注。在电子信息网络技术的不断推动下，怎么把电子和纸质档案开展合理的档案并行管理举措已经变成了目前人们亟待处理的一个问题。

1纸质档案和电子档案并行管理的必然性

在二十一世纪中，电子档案与纸质档案均有着自身的优点，两者都很重要。在造纸术发明以后，纸质档案始终是重要的信息载体，给人们广泛运用，和电子档案比较，纸质档案具备了载体的依附性。档案的出现属于社会现象，其通过固定的物质形式存在着，形成档案信息和载体，变成了十分重要的信息资源。纸质档案客观记录了过去的历史情况，有着让人信服的凭证功能，这样的凭证效用连电子档案也比不上。长时间以来，档案界始终使用纸质档案，对于电子档案运用较少，原因是电子档案虽然具备了信息量大与检索快速等优点，可是因为其本身有着不能攻克的缺陷，对档案稳定性与可靠性的影响较大，所以需要及时处理该问题。纸质档案和电子档案比较，虽承载信息处理优势不明显，可是其原始特性比电子档案更好。在未能全面掌控电子档案证据性与持续性以前，还是需要使用纸质档案进行管理。基于纸质档案和电子档案各自的特征，根据现阶段城建档案管理实况看来，还需要将纸质档案与电子档案开展并行管理，此乃社会发展的必然趋势。

2城建纸质档案与电子档案并行管理举措

（1）改善基础档案管理体制，创建纸质档案与电子档案通道。目前，城建档案管理机制使用频率较高的是传统档案管理机制，这种情况导致档案管理工作无法顺利进行。为了有效改善该情况，应当从档案管理体制上进行合理的调节。在现实的档案管理机制内容里面，需要健全的是：基础统计标准与信息储存标准、计算机数据库管理等。由于在现代社会发展过程中，电子档案管理自身有着很多的不足，所以在现实使用的时候，电子档案的明确性与真实性统统需要在对应的体制中显示出来。再者，应当建立电子与纸质档案通道，把电子与纸质档案通过文本的形式储存于光盘上。接着借助软件与数据库索引把电子档案和纸质档案相融合，达到档案自动管理与检索的目的。对库存纸质档案，需要把利用率较高的档案变成电子档案，有利于用户使用。（2）创建新的档案管理模式，同步归档纸质和电子档案同一内容。在信息科学技术发展的时代背景下，城建档案管理应紧跟时展的角度，对档案管理进行有效创新及吸收，主动制定出全新的电子档案管理体系，与此同时把纸张当成基本载体，档案管理模式可进行长时间的累积持续拓展。相关工作人员在对管理方式进行优化的时候，大部分管理步骤均可以通过合理使用计算机来展开管理工作，打个比方，整理电子档案，只需要采用计算机就可以进行有效分档了，这样做无需转移文件载体。在现实管理内容方面，电子档案同样需要构成较好的规律，同时开展各个方面的文件组合工作，从而健全电子档案。其次，电子档案因为其本身的不足，对应的法律效力也未能明确，虽一些地方制定了电子档案制度，可是由于工作实况，对同一内容的纸质与电子档案，都需要同步归档，如此做不但可以实现档案的真实性与完整性，还能够解决用户使用网络资源共享的问题，使纸质档案与电子档案互补。（3）转变档案管理观念，把纸质档案编制成电子档案。现下，城建档案管理岗位所安排的工作人员仍然是过去的档案管理工作者。这部分档案管理工作者已经完全适应了纸质档案管理模式，对于刚刚发展起来的电子档案管理知之甚少，对其的技巧掌握更是微乎其微，如此便使得档案管理工作效率始终停滞不前。要想改变这种现象，城建档案管理部门需要组织档案管理工作人员参加相关培训活动，从而掌握新的档案管理知识与技能，将档案管理工作人员职业素养提高，转变传统档案管理观念，从而树立新的档案管理意识，并且把现代电子档案管理当成是城建档案管理的关键内容。再者，相关档案管理工作者应当在空闲时间学习与电子设备有关的知识和技能，借此将自身的工作能力提高。除此以外，电子档案涉及到了各个方面，所以需要档案管理工作人员有着扎实的基础，充分掌握计算机基础知识。因此，档案管理工作人员应当不断开拓自身的综合素养，从而快速适应新时代档案管理。再来，把已经存在的纸质档案，依据储存与使用等因素的需要构成对应的电子档案，即纸质档案变成电子档案的数字化过程。数字化过程一般有：1）单位接收外来档案以后，对其开展数字化的管理。2）对已经归档的纸质档案应当实行数字化管理，让电子与纸质档案并行。

3结束语

总体说来，进行城建档案管理的过程中，我们可以了解到，传统纸质档案的管理与现代化电子档案管理均有着各自的作用和意义。因此，在城建档案管理发展的阶段，应当制定出科学且合理的方案，如此才可以促进城建纸质与电子档案并行管理及发展，进而将档案管理效益大幅度提升。

参考文献：

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作者:雷雅娜 单位:唐山市城市建设档案馆