深化改革加强档案管理

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当前，农发行处于深化内部经营管理体制机制改革的关键时期，档案管理作为后台服务、保障工作的一部分，对确保体制机制改革开展、核心业务延续具有重大意义。新形势下加强档案管理工作，要结合国家档案局印发的《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》（以下简称《意见》），从提高对档案工作的认识、完善档案工作机制、做好经营管理体制机制改革中的档案管理等方面，查找工作漏洞，补齐工作短板，夯实档案工作基础。

一、进一步提高对档案工作的认识

（一）充分认识档案工作的重要性。档案工作是一项事关党和国家各项事业发展的基础性、支撑性工作，是企业管理的基础。就档案工作的重要性曾指出：“之所以说档案工作是一项非常重要的工作，主要是因为档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。”国有企业档案是国有企业各项活动的记录，不仅具有重要的信息价值，而且具有极高的证据价值。因此要增强政治意识和大局观念，从维护国家安全的高度扎实做好档案工作。（二）充分认识档案工作对农发行改革发展的重要性。农发行作为农业政策性银行，日常工作产生的档案，尤其是业务档案，是农发行生产、经营、管理等各项活动的原始记录，是农发行资产的载体和证据，是开展各项业务不可缺少的依据。首先，档案为各项规章制度的制定提供了参考依据；其次，档案详细真实地记录各项业务往来，为农发行的整体运营提供了管理数据，对目前及今后将要开展的各项业务起到了促进作用；第三，档案是最真实的反映者，能在法律上保护农发行及其员工的正当权益，明确责任，减少纠纷；第四，档案与企业文化息息相关，是企业精神文化与价值观的直观体现，在企业文化中具有无可比拟的向心力；第五，档案是一种教育资源，尤其是其中记录的真实案例，员工进行培训时可以用作教材和参考资料，相较其他资料更具说服力。

二、进一步完善档案工作机制

（一）加强对档案工作的统一领导。《中华人民共和国档案法》中明确规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”，这是我国档案工作的组织原则与基本管理体制。近年来农发行档案工作形成了“三纳入，两定期”的工作格局，即由分管办公室工作的行领导分管档案工作，将档案工作开展情况纳入办公室年度工作计划和统一发展规划，将档案工作完成情况纳入办公室部门职责，同时将档案工作管理纳入员工年度工作考核；分管档案工作的办公室领导定期听取档案工作汇报，定期对档案工作计划提出意见建议，并对档案工作开展情况进行监督检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题和困难，为档案工作的顺利开展提供人力、物力、财力各方面的保障，确保档案工作与全行发展相协调。在持续加强总行机关档案统一管理的基础上，要积极开展总行机关与各省级分行档案工作的互动联系，以年度档案工作考评为契机，探索建立档案工作领导小组工作机制、优秀档案工作员“人才储备库”等，以点带面，带动全系统档案管理工作全面、协调发展。（二）提高档案干部队伍的履职能力。根据《档案法》规定，档案工作具有档案保管利用和档案业务监督指导两种职能，应按照“以岗定人”的原则配备相应工作人员。根据档案资源数量配备工作人员，《意见》要求可参照《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》的规定：“以馆藏档案一万卷确定编制基数，地、县（区）及县级市档案馆5人，不少于3人；地区级市档案馆7人；省、自治区、直辖市及其他大城市档案馆10人。”同时要根据本层级机构数量、下属单位数量、项目数量等配备档案业务监督指导人员。目前总行机关档案管理处有专职档案人员4人，其中2人是档案专业人员；省级分行全部为兼职档案员，基本没有档案专业人员。为提高档案工作人员专业素质，推动农发行档案工作持续向上发展，建议拓宽教育培训渠道，鼓励档案工作人员参加本单位或上级机关组织的专业档案培训班、远程教育、学术会议、论坛讲座、业务实践活动等，完善知识结构、增强创新能力、提高专业水平。各级行要积极为档案工作人员参加教育培训提供便利条件，可以联合或委托有条件的高等院校、科研院所、培训机构等开展档案继续教育活动。要记录档案工作人员参加继续教育的形式、内容、时间和考试考核结果等情况，探索建立与岗位晋升相衔接的激励机制，将继续教育情况纳入档案工作人员考核评价体系，同时要保障档案工作人员在参加继续教育时期的工资、福利等待遇。（三）健全系统条线档案工作的监督指导机制。一是规范档案考评工作。建立档案工作“双随机一公开”检查制度，考评小组成员由总行机关和省级分行档案工作人员随机抽取组成，考评对象除各省级分行申报之外，再由档案管理处随机抽取1-2个机构；及时公开档案考评发现的问题和考评结果、规范考评指标体系。二是修订档案工作相关制度办法。根据工作实际及时修订总行机关档案借阅管理制度、文书档案整理办法、业务档案管理办法、图像、声像、实物档案管理办法及全宗卷整理办法等制度办法，规范档案工作实际操作，为档案工作提供切实可靠的工作依据。三是加强报备制度。根据《机关档案管理规定》要求，建立年度工作报告制度。各省级分行汇总分析当年档案工作情况形成年度报告，于年底前报送总行，解决档案工作中业务指导周期长、覆盖面不足等问题。四是建立优秀档案工作人员“人才储备库”。在加强各级行兼职档案管理人员管理的同时，遴选职业道德良好、工作经验丰富、理论水平较高的优秀档案工作人员加入“人才储备库”，充实总行机关开展制度制定、监督检查等工作力量。（四）创新档案工作的管理和利用机制。积极创新文件资料收集和保管机制，进一步提高档案资源集中管理能力，加强档案管理制度和标准规范建设，提高档案收集、整理、归档等工作的规范化水平。创新档案管理方法，加快实现对电子文件归档的监督指导，实现档案管理现代化和集约化。要利用现代信息技术，逐步实现档案信息全国大集中，提升档案服务体验，提高管理水平，建立以“利用为导向”的档案集约化管理体系。一是依靠现有技术手段提高档案信息在线利用的便捷性，分步减少纸质文件资料归档管理的数量，实现电子档案“单轨制”管理。二是取消县级支行档案管理职责，重新梳理二级分行档案管理操作流程，缩减档案管理层级，实现档案实体区域集中管理模式。三是在全系统全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化、库房管理现代化；创新服务机制，简化档案利用审批手续，充分利用信息化手段，试点建设档案专题数据库和档案开放平台，推行档案利用“一站式”服务；创新档案信息化管理模块，加快与农发行综合办公平台及核心业务系统融合，实现档案数据全国大集中管理。

三、几点建议

（一）加强经营管理体制机制改革中档案处置工作的统一领导。档案管理工作部门根据工作职责对档案处置工作负总责，对开展体制机制改革的部门加强监督和指导，确保在改革期间档案工作不间断、不混乱。发生业务变动的部门是档案处置工作的责任主体，要根据档案内容划分工作职责，将档案处置工作纳入管理体制机制改革的工作流程，与管理体制机制改革同步推进。在经营管理体制机制改革过程中形成的文件资料，相关部门应指定专人按归档范围进行收集、整理，并在有关工作结束后1个月内完成归档。涉及岗位变动的工作人员，应在将本岗位尚未归档的文件资料进行清理、登记、整理并移交档案管理处后，方可离开现任岗位。在管理体制机制改革过程中，任何部门和个人不得私自留存、带走、转移或销毁档案。尚未归档的文件资料由文件资料形成部门整理并办理归档，要严格履行档案交接手续，做到登记清晰，签署完备，交接规范。经鉴定确无保存价值的档案应按规定组织销毁。（二）做好档案安全保密工作。档案安全保密是档案工作的底线。在深化经营管理体制机制改革进程中，要更加重视档案安全保密工作，坚持安全第一、预防为主，要切实落实档案安全保密工作责任制，健全人防、物防、技防相结合的档案安全保密防范工作体系；要充分运用现代科技手段，不断提高化解风险、防范事故和应急处置的能力，确保档案的绝对安全。一是做好基础工作，既要做好实体档案保存又要保护好信息安全，将电子档案的涉密等级作为档案借阅范围、借阅方式的依据，控制使用权限，追踪电子档案利用情况。二是恰当处理档案利用与安全保密的关系。注重“内外有别，区别对待”，在档案管理中坚持保障性措施，充分发挥档案作用的同时，严格防止出现档案丢失、损毁、失泄密等现象。三是不断加强档案工作人员的思想政治教育。加强档案工作人员职业素养，提高综合业务素质，通过学习政治理论提高其思想认识，打造一支政治作风优良、职业素养良好的档案工作人才队伍。

作者:王明珠 单位:农发行总行办公室