世界地理信息大会档案管理探析

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摘要：2018年11月19日至21日，联合国世界地理信息大会在德清县开幕。德清县档案局积极做好大会档案工作，在大会筹备期间即介入进来；大会期间认真做好档案收集工作，并重点做好地信大会基础设施项目档案管理，工作有成效、有亮点。

关键词：世界地理信息大会;大会档案工作;工作实践

2018年11月19日至21日，联合国世界地理信息大会在德清县开幕。联合国世界地理信息大会系全世界地理信息领域规模最大、层次最高的会议，堪称地理信息界的“达沃斯论坛”。本次大会由联合国主办，中华人民共和国自然资源部、浙江省人民政府代表中国政府共同承办。来自全球108个国家和地区的1300余名嘉宾（含外方嘉宾800余名）齐聚德清，共襄盛举，纵论地理信息技术发展大势，共商地理信息新理念。大会正式会议为期三天，即11月19日至21日，主要包括开幕式、闭幕式、1场部长对话会、4场主题全会、围绕7大议题的35场专题分会和4场专场分会；大会总体活动为期一周，即11月17日至23日，包括展览展示、全球及区域会议、研讨会、技术边会、考察和体验活动等。

1大会筹备期间全力以赴、主动介入

1.1 德清县委、县政府高度重视大会筹备工作，并且十分重视大会的档案管理工作，在组建大会筹备组时，就将县档案局列为成员单位。县档案局也以讲政治、顾大局的使命感，按照《浙江省重大活动档案管理办法》相关要求，主动对接、精准服务、全面跟进，紧紧围绕服务联合国世界地理信息大会这一中心工作部署和落实相关工作，自2018年3月世界地理信息大会德清县筹备工作领导小组办公室成立时，即主动参与大会筹备期间的档案工作。县档案局派出法制监督指导科科长作为地信大会档案工作专员常驻大会筹备专项组，为大会“一办十部”档案管理提供业务指导。“一办十部”即领导小组办公室、项目推进部、会务接待部、环境保障部、展览展示部、论坛工作部、产业招商部、安全保障部、新闻宣传部、志愿服务部、廉政监察部，“一办十部”下设“一办十组”。1.2 县档案局根据《浙江省重大活动档案管理办法》相关要求，提出《关于做好地信大会档案资料管理的建议》，并与大会筹备办进行沟通，在此基础上建立了大会档案工作领导小组，健全了档案工作机制，完善了组织框架和归档流程，并明确了大会筹备组内“一办十部”的档案工作任务和专（兼）职档案人员职责。各专项组联络员按照“每日整理、每周报送”的要求，每天梳理工作中直接形成的、办结完毕的、有保存价值的文件材料，以及大会筹备活动中形成的照片、录音、录像、实物和电子档案，每周五下班前报送至“一办十组”中综合协调组的专职档案员处。县档案局派驻人员每周五对“一办十部”报送的文件材料进行检查、整理和归档，并通过梳理与汇总查找档案收集工作中存在的问题，每周进行“一评估、一反馈”，确保大会筹备期间档案收集齐全、完整、准确。1.3 在联合国世界地理信息大会之前，召开过多次相关的会议，包括顾问委员会会议、动员会、誓师大会等，如2018年4月召开了联合国世界地理信息大会国际顾问委员会第一次会议、联合国世界地理信息大会指导委员会第二次会议，5月召开了联合国世界地理信息大会德清县誓师大会，7月召开了联合国世界地理信息大会合作伙伴沟通会，8月召开了第二十一届中国遥感大会，9月底召开了中国测绘学会2018年学术年会暨第八届中国测绘地理信息技术装备博览会、联合国全球地理信息管理专家委员会土地管理专家组会议、联合国世界地理信息大会指导委员会第三次会议。在相关时间节点上，县档案局派驻人员都会及时收集相关的档案资料。

2大会期间认真履职、强化重点

2.1 做好大会档案收集工作。切实做到应收尽收，完整收集了大会操作手册、宣传手册的第一版至第四版，以及各类工作方案、流程节点表的最终稿及历次修改稿。收集的实物更是丰富多样，如外方部长徽章、记者媒体包、志愿者服装、文艺演出节目单、接机牌等。大会结束后的半个月内，县档案馆已将本次大会所形成的档案全部收集，经过整理归档，计文书档案3905件、照片档案3000张、实物150件、音视频档案170件。2.2 重点做好项目档案管理工作。地信大会各项基础设施项目在前期准备阶段、施工阶段以及竣工验收阶段，都会形成大量的文件材料和竣工图表，即是地信大会基础设施项目档案，这部分档案具有“双重属性”，既属于城市建设档案，也属于重大活动档案，做好档案管理工作具有现实意义。大会期间县档案馆组织开展世界地理信息大会项目档案专题业务培训座谈会，特别就地信大会基础设施项目档案管理进行培训，并将地信大会筹备工作档案分管领导、基础设施项目联系人、施工和监理资料员作为重点培训人员，通过培训有效提升了相关人员的业务素质；会上还邀请大会筹备相关专项组组长、副组长到会讲话、座谈，此举提升了相关人员对项目档案重要性的认识。在接受培训后项目业主单位以及各参建单位都能按照《浙江省重大活动档案管理办法》《建设工程文件归档规范》等有关要求，将项目档案管理与工程项目建设同步推进，按照“项目建设开展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的要求，及时做好档案收集、整理工作，确保项目档案齐全与完整。在工作中，县档案局强化主动服务意识，做好项目档案工作的监督指导。

参考文献：

[1]李持真.“档起回声案存记忆”——海宁市许村镇张惠烈家庭档案馆创建工作纪实[J].浙江档案,2017(7):30-32.

[2]钱娟明.精彩全纪录——首届世界互联网大会档案工作侧记[J].浙江档案,2014(12):37-39.

[3]张国华.G20峰会档案收集工作刍议[J].浙江档案,2016(7):57-58.

作者:郑盈 林平 单位:德清县档案馆