数码时代医院照片档案管理及利用

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摘要：“一图胜千文”，图像在记录客观事物方面有着其无法替代的独特作用和功能。随着数码时代的来临，传统医院照片档案在归档、整理和开发利用方面还存在一些新问题。基于此，本文就当前数码时代医院照片档案管理及利用现状进行详细阐述，并针对存在的问题提出具体的解决、优化对策，为做好医院数码照片档案管理提供借鉴参考。

关键词：照片档案；管理；利用；数码时代

数码时代医院照片档案作为医院信息管理中的重要组成部分，与医院基建、会计、设备、科技、人事以及文书档案一样，在医院管理中发挥着重要作用。随着数码时代的来临，传统医院照片档案在归档、整理和开发利用方面还存在一些新问题。

1医院数码照片档案管理功能分析

照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影摄像为主要反映方式的、具有保存价值的历史记录。通常是由底片、照片和说明组成。《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）将数码照片档案定义为：国家机构、社会组织、个人在社会活动中直接形成的，用数字成像设备拍摄获得、以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，并依赖计算机等数字设备阅读、存储，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

1.1促进医院发展。照片档案在医院建设、管理和发展中发挥着重要作用，它是反映重要活动时的现场景象和客观现实的重要载体。在临床治疗、手术效果以及病理观察等资料收集处理时均可以通过照片档案形式保存。此外，数码照片可以通过无限复制或者翻印，满足医院各个方面的需求，也不会影响数码照片的质量和应用效果。

1.2记录重大事实。数码照片具有成像快、查阅快、传输快等特点，在医院举行的大型医疗活动或者通报一些重大事件，或新的诊疗技术等方面均可以运用数码相机拍摄下来，并在最短的时间内发送给新闻媒体或者到自媒体，加大重大事实的、扩散速度和效率。这些现场拍摄的数码照片，是记录医院重大事实的宝贵资料，要按照档案管理规定做好收集、整理和归档。

1.3丰富档案资料。数码照片具有直观性、可反复应用性、易传输和存储等特点。近年来，医院的数码照片资料越来越多，为医院的档案文献资料提供了更为丰富的素材资料，为后期医院的形象宣传、日常管理、医疗纠纷解决等提供了重要的第一手资料。

2医院数码照片档案存在问题分析

2.1管理意识薄弱，制度不健全。无论是医院行政管理，还是在一线诊疗过程中，文书档案的信息承载更为全面，因此，相对文书档案管理的意识来看，数码照片档案管理的重要性认识不足，缺少与医院其他部门及人员的联系，常常导致许多重要活动、重要人物数码照片收集不及时，最终导致照片遗失造成无法弥补的损失，给后期的数码照片档案归档、整理和利用造成较大困扰。档案管理意识的薄弱，必然会造成给予数码照片档案管理重视程度不够，直接影响到数码照相设备的采购及应用，也影响了包括数码照片档案在内的各项规章制度的建立。此外，数码相机的照片输出成本较低，且易于拍摄，但由于制度的缺失和拍摄人员沟通不足的短板，导致数码照片散落于个人手中，增加了数码照片收集、归档、整理和利用难度。

2.2档案数量庞大，归档完整。数码照片成像快，无需冲印，其归档收集的范围更加广泛，无论是数码照片资料的收集范围还是收集数量均远远超过了传统的纸质档案。根据《数码照片归档与管理规范》关于数码照片档案的归档范围来看，纳入医院归档范围的数码照片档案包括：记录医院主要职能活动和重要工作成果的数码照片，如医院主办或承办的重点医疗活动、医疗会议的数码照片；医院重点建设项目、重点医疗科学项目的数码照片；领导人、著名人物和国际友人参与医院有关的重大公务活动的数码照片；医院涌现出的劳动模范、先进人物以及典型活动的数码照片；医院历届领导班子及成员的数码证件照片；等等。因此，与传统纸质照片的归档相比，数码照片档案的数量更为庞大，极易造成信息资源重复归档，由于档案工作人员短缺，庞大的数码照片档案资料也增加了医院档案管理部门和人员的工作量，常常导致该归档的未归档，归档照片资料不完整时有发生。

2.3档案整理失范，影响利用效果。医院数码照片档案专业指数欠缺，使得数码照片档案在整理过程中存在不完整的现象。另外，归档的照片档案存在时间、人物、地点、事件内容不清晰的问题。如没有附有相关的文字说明或说明过于简单，数码照片拍摄时间或内容未标注。此外，在数码档案分类、档号编制等整理方面还不够规范，也不利于后期数码照片档案的检索利用。与传统纸质照片档案相比，数码照片易修改、易复制，如何保持数码照片的原始性、真实性也成为后期利用环节必须要解决的难题之一。数码照片档案对于软硬件及计算机读取设备依赖程度更高，而这也恰恰容易因磁盘、光盘等载体的灭失导致数码照片信息资料丢失，或者因计算机受到病毒的侵害而造成不可弥补的损失。

3医院数码照片档案管理利用对策

3.1增强归档意识，完善管理制度。1）增强归档意识。定期组织医院从事档案工作的人员进行业务知识培训，提升归档意识。医院档案管理部门要牵头加大宣传力度，争取院领导重视、医务人员理解，切实做到医院从上到下都重视、支持数码照片档案工作，为数码照片档案管理工作营造良好的氛围。2）完善管理制度。医院数码照片档案管理应根据其特点制定具体的管理制度，解决数码照片档案管理无序状态。3）明确管理职责。明确医院不同部门或科室数码照片档案形成、立卷、归档职责，并由具体部门负责检查、督促和业务指导，不断提升医院各个部门或科室数码照片档案管理工作的业务能力和水平，从而在整体上提高医院数码照片档案管理水平。

3.2强化科学整理，规范管理程序。1）制定合理分类方案。以《照片档案管理规范》《数码照片档案管理办法》等为依据，按照“保管期限—年度”的方案进行分类；也可按照“保管期限—年度—问题”进行分类；或者以事件发生时间为序排列流水号。2）规范数码照片筛选、整理、编目。在全面收集的基础上，对所收集到的大量数码照片进行认真筛选，同一事件内容的照片以其主要照片归档为原则，选择主题鲜明、图像清晰、画面完整、未加修剪的。随后要根据分类方案做好照片整理，按照一张照片一个固定号（全宗号、保管期限、册号、张号组成）的原则进行整理。整理完毕后要将数码照片按照“册内照片目录”和“册内照片说明”两部分做好编目。其中，册内照片目录的编目则是逐条编好目录，体现一条目录一个事件原则；册内照片说明则是按照“题名+照片号+底片号+参见号+时间+摄影者+文字说明”共同组成。最后是要做好数码照片档案装册，填写好档案盒封面、盒脊、备考表等相关信息。3）做好数码照片安全保密。数码照片具有传输快、易修改、归档快等优点，除了要及时归档外还要加强后期的安全保障措施，尤其是要做好存储介质的安全。

3.3重视实际应用，发挥档案价值。数码照片档案管理的价值在于其应用。1）注重在医院文化建设中的应用。通过数码照片档案的编辑、整理，发挥其在医院档案文化建设中的应有作用。如，制作主题宣传画册、优秀医务人员事迹汇编等，积极营造良好的医院文化氛围，展示医院在不同时期、采用不同形式和不同载体的医院文化建设，激发广大医护人员以院为荣、爱护医院的行为自觉，提升医院的竞争力和美誉度。2）搭建医患沟通交流平台。通过医院简介、专家风采、医疗设备、患者感谢信以及知名专家答疑解惑等一幅幅现场感极强的数码照片的展示，在医患之间搭建起良好的沟通平台，增进患者对医院的了解，并配以一些通俗易懂的文字图解，真正让医院的医学技术和相关的医学常识走进寻常百姓，走进患者之中，发挥数码照片档案的桥梁和纽带作用。3）展示医院社会形象塑造。医院在日常行政管理和诊疗过程中留下了许多宝贵的数码照片档案。例如，知名专家来院讲学、授课手术；开展学术研讨会议，重要实训比赛，义诊、送医下乡等等，这些活动中所留存下来的宝贵数码照片都是医院在日常管理中医技能力、管理水平、就诊环境的直观展现，将这些数码照片编辑成图文并茂的展板、宣传画册等，让患者零距离了解医院，有助于医院形象的塑造。

参考文献：

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作者:高媛媛