事业单位人事档案创新管理的影响

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【摘要】事业单位的人事档案，是为前沿性人力资源管理和开发利用作依据的人事数据处理工作，它掌握了事业单位工作人员的个人资料，是工作人员在事业单位的成长凭证。在国内，事业单位是制度建设发展较先进的组织机构。大数据背景下，利用信息技术的人事档案创新管理已开始在事业单位应用，其相较于传统人事档案管理具有较为突出的实效性。本文以事业单位为研究主体，针对大数据背景下，人事档案创新管理的影响作了简述，并针对传统人事档案管理存在的问题，提出创新管理策略。

【关键词】大数据时代；事业单位；人事档案；创新管理；影响

大数据时代为人类的发展带来了飞跃性的进步。大数据技术已被广泛地应用到人类各领域工作的管理工作中去。在大数据时代，事业单位传统的人事档案管理已不具备发展优势，新的技术优势将为人力资源管理带来巨大的便利和优化效果。利用信息化技术的人事档案创新管理，成为必须适应更高要求的事业单位档案管理的有效措施。

一、大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响

大数据时代为人事档案创新管理提供了技术支持。利用计算机对人事档案信息资源实行管理，在技术创新上，优化了事业单位档案管理工作内容。这些技术支持，为大数据背景下的档案创新管理，提供了一体化的全新服务体验。大数据时代对行业的技术要求，提高了档案管理的科学性。大数据背景下的管理是提高事业单位社会服务质量的必然要求，其技术要求包括影响人力资源管理环节的人事档案创新管理工作。对档案管理全程式、一体化的要求使事业单位人事档案管理工作，急需建立统一的数据库集中管理体系；规范的制度要求事业单位的人事档案管理，应建立权限分明、机密程度高、流程符合档案管理制度的工作内容。实时、动态的管理要求事业单位的人事档案管理，应针对频繁的人事档案变动作及时更新的反映。掌握信息技术创新环境下，对档案管理科学操作的要求，提高了事业单位人事档案管理人员的素质。

二、事业单位传统人事档案管理存在的问题

（一）人事档案创新管理观念和技术落后。在未应用信息化技术之前，事业单位传统的人事档案管理观念和技术是较为落后的。国家事业单位的存在，是为了满足社会主义社会教育、文化、科技、卫生等方面的社会服务需求。相较于其他社会组织和机构，具有特殊的职能要求。事业单位的人事档案建设，是对人员工作状态的重要记录。传统的管理观念对人事档案建设缺乏重视，认为静态的人事档案只起到人员资料的收集、存档作用，对单位的利益无影响作用。观念误差使人事档案管理迟迟得不到改良和创新。另外，传统的人事档案管理技术落后。如今，在大数据背景下的管理工作已经发生了巨大的变化，而这种变化是技术创新所引发的。传统的人事档案管理已不适应于不断变化的技术创新趋势。传统的人事档案管理如不应用创新技术，将表现为工作低效、人员素质低能、服务质量得不到提高等多种不良管理问题。所以，在事业单位人力资源管理工作中，传统的人事档案管理观念和技术落后现象亟待改良和优化，人事档案应用大数据创新管理已成必然趋势。（二）信息更新滞后人档分离问题严重。在事业单位，由于传统的人事档案管理利用纸质归档的处理方法，在人员幅度较大的事业单位，这种处理方式无疑为档案更新过程增加了难度，更新速度慢使其可操作性能较差。同时，人员流动过程的档案更新工作滞后也是传统人事档案管理背景下的频发现象。针对以往的人事档案，事业单位在进行管理时，存在人和档案分离的普遍现象。这是因为随着经济社会的发展，人才流动性逐渐增大的原因。人才流动频发，给档案管理增加了难度，档案更新不及时、弃档等行为最终导致了人、档分离问题。（三）人事档案管理人员素质偏低。传统的人事档案管理工作流程较为简单，工作性质为操作工作重复、频繁，特征是对技术水平的要求不高。这种工作现状导致了在事业单位，从事人事档案管理的人员素质不高，并缺乏对该岗位工作管理创新的主动性。主要表现为：人员的人事档案管理知识缺乏、观念和技术落后、工作态度散漫等现象频发。人员素质较低直接导致了人事档案管理水平大幅度降低。

三、大数据时代事业单位人事档案创新管理策略

（一）加强观念转变和信息化基础设施建设。人事档案管理，不仅针对事业单位人员资料的记录工作和档案保管工作。在信息化技术的创新下，人事档案管理走向动态管理。要实现动态管理，应将人事档案创新管理工作纳入人员的绩效考核系统，实现档案管理与绩效考核相融下的科学化人力资源管理。大数据时代，应实现人事档案创新管理下的档案信息化基础设计建设。信息化基础设施建设，包括网络化工作环境建设、集成管理下的信息化人事档案管理软件建设和信息化人事档案管理人才培养。完善事业单位人事档案创新管理下的信息化基础设施建设，是提高该项工作效率和工作质量的前提条件。（二）健全和完善档案管理信息系统构建。大数据时代为人事档案创新管理提供了技术支持，健全和完善档案管理信息系统构建成为这个时期事业单位人事档案管理工作的重点。信息系统构建，是利用信息技术进行管理创新，其策略如下：其一，实现档案的无纸化操作管理。区别于以往传统的档案管理，大数据背景下的创新管理，是对原有纸质档案进行换代，利用电子扫描技术，将所有人事档案更新至数字信息数据库。从而，实现了档案的无纸化操纵管理。其二，大数据技术支持使事业单位人事档案实现了信息网络化和自动化。将传统的档案借阅和检索等功能实现网络化，同时优化检索功能，加强检索的智能化和自动化，大大提高了档案工作的时效性。（三）优化人事档案管理机制。事业单位人事档案信息化数据库建设顺利完成后，应全面展开人事档案管理机制的建立和健全工作。人事档案管理机制建设，是人事档案管理工作的制度保障，是人事档案管理创新技术的制度支持。建立信息化的人事档案管理机制，应对档案资料的收集、整理、归档和调档工作进行严格把控。保证事业单位人事档案的完整性和准确性。同时，进行档案信息整合和资料分类的处理工作制度要求，为事业单位人事档案的利用率的提高做铺垫。

四、结束语

大数据背景下，信息化技术的发展提高了人类管理工作的实效性。大数据技术的应用范围得到广泛地拓展。作为事业单位人力资源管理的重要工作环节，人事档案管理工作必须随着时代的进步，从传统管理跨向信息化创新管理。在理念升级、优化管理和机制建设、提高管理人员素质等多方面，进行信息化技术创新，才稳固事业单位的良性发展，提高事业单位为人民服务的质量。

参考文献：

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[2]王晓霞.对加强事业单位人事档案管理工作的思考[J].文存阅刊,2018(04).

[3]张凯军.事业单位档案管理在信息化时代中的创新[J].经贸实践,2017(23).

作者:王晓红 单位:山东省威海市文登区人力资源和社会保障局