新经济形势下档案管理工作新思考

时间:2022-10-15 10:38:46

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新经济形势下档案管理工作新思考

摘要:新经济形势下档案管理工作越来越受到人们的重视,但是受传统管理模式的影响,现在档案管理工作中出现很多问题,首先档案管理人员综合素质不高,其次管理体系不健全,最后管理人员对其重视性不足,本文对其工作策略做出几点针对性思考,旨在改善档案管理工作效率,仅供参考。

关键词:新经济形势下;档案管理;工作;新思考

引言

随着市场经济的发展,越来越多的企业产生,其中档案管理工作是每个企业都要有的部门。随着时代的进步,档案管理工作人员要重视档案管理工作,结合新经济形势下档案资料管理手段,构建完善管理制度,促进档案管理工作高效进行。但是现在很多企业中档案管理工作现状不容乐观,所以要积极优化档案管理工作,提升档案管理水平。

一.新经济形式下档案管理工作出现的问题

(一)档案管理人员专业素质不高

现在我国市场经济快速发展,很多工作部门需要专业人才,档案管理也是如此,档案管理需要专业素质更强的管理型人才。现在不单单是传统的纸质档案,有更多的电子档案,而是更加科学化,转向电子档案,需要管理人员不但有良好的档案管理知识,还要熟练利用计算机进行操作。但是很多企业档案管理部门人员专业素质低,甚至有的档案管理人员是其他部门临时调遣过来的,对档案管理流程不了解,计算机系统的使用更是不懂操作,不利于顺利完成工作。

(二)档案管理体系不健全

长久以来,企业部门进行工作都离不开资料信息,档案管理在其起到重要的作用。现在我国很多企业工作中缺乏健全体系,档案管理人员不知道相关制度,工作过程中经常出错,降低工作效率。另外,缺少系统的档案管理工作制度,很多工作人员工作时按照以往工作经验进行,经常出现档案缺失甚至丢失情况,找不到源头,最后不了了之,却对企业的发展带来巨大的影响。

(三)管理人员重视度不够

每个企业的发展都离不开资料的收集和整合,科学的管理工作可以为管理者提供重要信息,提高员工工作效率。目前很多管理人员对其工作重要性了解,产生工作人员消极怠工,很多工作不能有效落实,更有甚者很多重要档案缺失。有的企业对档案管理部门投资少,很多基础设备不完善,影响档案管理工作顺利进行。

二.新经济形式下档案管理工作新思考

(一)增强档案管理人员素质

现在很多企业单位中档案管理工作变得越来越重要,增强工作人员素质很重要,第一,管理人员明确的工作职责,加深档案管理工作重要性认识,建立奖励机制和责任体制,保证档案管理人员具有良好的责任意识,自主强化自身业务水平,加强档案管理工作创新性,积极完成工作职责。第二,管理人员经常对档案实行总体检查,发现缺少或遗漏的资料及时上报,采取有效策略解决,提高档案管理工作质量。第三,管理人员不断更新工作观念,创新工作手段,随着现代化的发展不断提高认识,防止出现思想观念不符合现代化发展的行为。现在很多企业都利用办公自动化进行办公,档案管理人员也要跟上形势,熟练掌握计算机知识,提高业务水平,及时转变思想,创建新型管理体系。相关部门对档案管理人员进行专业技术和计算机操作流程培训,保证其工作符合现代自动化办公的发展,提高管理人员责任意识。

(二)创建档案管理工作新体系

企业运行过程中,常常出现大量的档案集中处理或者很多零散的档案的收集和整理。基于此,工作人员工作过程中时需要对每个工作过程进行详细的规划和练习,创建完整的管理体系,对相近的档案进行整理归类,对不同种类档案进行划分。迎合时展,建立网络档案平台,管理人员按照操作流程正确录入资料,提高录入速度,并利用计算机技术自动分类整理,实现信息化管理。由于很多档案涉及的范围比较广泛,人工分类很难进行,这时计算机信息技术充分发挥管理作用,利用计算机技术,对录入档案进行备份,通过计算机智能化对档案进行分类,减少工作人员工作量。针对电子档案,工作人员严格按照国家要求,增强计算机网络建设,保证档案管理在计算机网络安全情况下顺利进行,确保网络中档案信息的真实性和完整性,并和纸质档案内容相符。

(三)增加资金投入,提高重视度

新经济形势下,企业要对自身档案部门提高重视,根据各部门档案资料的实际管理情况,建立专门档案资料管理室,配置复印机、扫描仪、传真机和档案柜等设施。政府部门要增加资金投入,增强档案管理设备先进性和档案保存环境优良。加快档案管理软件和设施的购进,保证档案的阅读和借阅环节的顺利进行。利用计算机进行档案的整合,改变传统工作模式,提高工作效率和档案信息存储量,提高借阅人员档案检索速度,提高工作效率和借阅效率。建立专门的人员进行资料监督检查,保证档案没有丢失和遗漏,严格按照相关法规执行工作,在资金充足情况下,建立企业内部局域网,对档案数据进行内部共享,方便各部门工作人员通过计算机查阅资料。另外,确定档案管理期限,对失效或者超过管理期限的档案,按照要求进行销毁,减少无用档案占空间。

(四)优化档案管理流程

近几年市场经济发展迅速,各企业中档案逐渐增多,其管理工作量不断提高。但是大多数企业档案管理时问题频出,导致档案管理工作效率降低,所以各个企业要改变工作状态,优化档案管理工作流程。首先,档案管理部门要和其他部门紧密合作,保证每个部门都有专门人员进行档案收集,保证所有部门档案无遗漏,落实档案责任制,避免出现问题工作人员互相推诿情况出现。其次,档案管理相关部门之间工作流程要进行优化,做好协调工作,保证工作合理分配,避免工作分配不合理,员工产生意见。最后,工作人员落实工作职责,严格按照工作流程进行操作,严禁出现企业外部人员随意借阅内部机密档案的行为,档案管理人员在自己的管辖范围内负起管理责任,保证管理工作的顺利完成。

结论

综上所述,我国大多数企业中档案管理工作面临困难,随着社会的发展,新经济形势下,办公自动化的建立对档案管理工作带来很大挑战。所以,企业管理人员要对内部档案管理体系进行改革和创新。通过增强档案管理人员素质、创建档案管理工作新体系、增加资金投入,提高重视度和优化档案管理流程等手段,保证档案工作顺利进行。

参考文献:

[1]雷东玉.新时代办公室档案管理工作的创新研究[J].人力资源管理,2018(04):238-239.

[2]段竹芳.浅谈新时期企业档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2018(03):97+100.

作者:郑世民 单位:潍坊日报社