大数据时代医院档案管理思考

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为弄清重庆市市级医院档案管理现状，笔者从档案资料收集情况、档案管理重视程度、档案管理相关制度完善及实施、档案管理人员业务水平、档案的价值发挥、医疗档案服务作用等6个方面，设计了18个相关问题的调查问卷，对重庆医科大学直属的5所公立医院和重庆市卫生和计划生育委员会管辖的9家市级公立医院进行了问卷调查。

1医院档案管理现状与不足

根据回收的有效问卷进行统计分析，发现本市市级医院档案管理主要存在以下几个方面的问题：

1．1对档案管理的认识不到位

目前，各级医院未建立起满足各方需求、科学高效的档案管理系统，领导重视程度不够是其原因之一。14家医院中，8家没有设立专门的档案管理部门，占57．1％，这其中除了文书、档案进行了统一管理外，其余仍散在于科教、财务、基建等相关职能部门。档案的分散管理不便于综合利用，不利于档案的完整和安全，导致重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。仅21．4％的医院每年有专门的档案经费预算，说明医院领导干部忽略了档案管理工作在医院运行过程中的重要地位。导致这种认识偏差主要有两个原因：（1）普遍存在“重临床、轻行政、重业务、轻档案”的现象。医院作为特殊的服务行业，是具有较强专业性、技术性的单位，领导干部更加重视医疗技术水平和服务能力等直接服务患者的方面，而对其他方面重视力度不够。（2）从经济方面而言，档案管理并不能直接为医院创造经济效益，或者说是投入大于产出。如果领导干部未充分认识档案管理的重要性，经济原因在医院档案管理中会出现阻碍作用。领导干部重视不够造成的可能结果就是，医院很少把资金和人力投入到档案管理这项工作上，这不仅影响了管理效率，还给管理人员造成了不良影响。

1．2档案管理人员业务水平不高

从调查中发现，医院缺乏档案管理的专业人才。档案管理工作人员中，高级职称只占7．1％，其余均为中级及以下职称或无职称。此外，仅35．7％的医院有档案专职人员，64．3％的医院为兼职人员，分布在院办、党办、人事处等相关职能部门。每个人手里均有满满的其他业务，利用缝隙时间做档案工作，只有在遇到档案方面的专项任务时才会组织人员集中工作。在人才培养中，医院一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不多。一些医院工作人员由于其他工作挤占，几年都没能参加系统的档案知识培训。许多档案管理人员的管理水平更多的是停留在经验上，思想观念和理论水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

1．3档案管理相关制度执行不到位

被调查的14家医院中78．6％能按照《中华人民共和国档案费》和国家档案局、国家卫生健康委员会《医药卫生档案管理暂行办法》等有关要求制定了相关制度，但存在制度要求与档案管理现状脱节的情况。在实际操作中，档案管理制度执行不严格，档案丢失等重大问题时有发生。近些年，有42．6％的医院存在正式归档前档案丢失情况，35．8％的医院存在因兼职人员流动性大，交接不严造成档案丢失的情况。在实际工作中，仅50％的医院将档案管理纳入了院内年度对职能部门的目标考核，导致医院各部门对档案的归档积极性不高，主动性不强。

1．4对档案的价值挖掘不够

在当今的大数据时代，数据就像石油一样，是宝贵的资源，通过对其开发、利用，就可发挥价值。目前，在医院综合档案存储上，被调查的医院均停留在纸质、部分电子化存储和人工混用阶段，与信息化差距很远。而各大医院基本都建设了包括电子病历、处方、医学影像、医学检验、划价、缴费、发药等的综合服务管理系统，收集了大量患者的基本信息和医疗信息，这些信息基本处于沉睡状态，调查发现绝大多数医院没有对档案的价值进行挖掘、没有利用数据挖掘技术对其进行分析研究，让其发挥应有的价值，这是非常可惜的。

1．5医疗档案服务满意度低

医院医疗档案服务包括3个方面：（1）针对患者的医疗档案服务；（2）针对院内的科研、诊疗、管理服务；（3）对社会的服务。患者感知的医疗档案服务质量是一种主观性感受，是患者经历的服务与期望服务之间的差距，这与提高患者获得感密切相关。目前，调查的所有医院几乎都没有这方面的服务，仅仅实现了门诊检查结果自助打印或网上查询，但在针对患者的医疗档案服务均需要到相关部门办理。这与网络时代患者的心理期望存在很大的差异，尽管工作人员服务态度很好，但仍然极大地影响了患者的满意度。

2医院档案管理工作的思考

2．1健全医院档案管理

（1）采用集中与分散相结合的方式厘清医院档案管理架构。根据医院所有档案分为：特殊档案（病历档案）、专门档案（会计档案、人事档案）、综合档案（文书、科技档案等）。特殊档案和专门档案由相应部门管理，使资料归档、查询等更直接，也便于专业解释；设立综合档案部门集中管理综合档案。

（2）完善档案管理制度，加强档案管理的规范性，保证该项工作良好有序发展。医院要结合本单位档案工作实际，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度，使档案工作规范化。执行过程中，明确收集、整理与归档的关系与责任，每一个环节，严格落实。

（3）进一步明确管理人员职责，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。制度执行过程中，特别是执行初期，要大力宣传，增进档案管理知识和业务指导。

2．2提高医院档案队伍的素质

在知识经济时代，对信息的需求越来越大，档案的作用会更加突出。为确保医院档案管理工作持续健康发展，就需要创建一支政治合格、素质优良、专业过硬、耐心细致的档案管理工作团队。因此，医院应把档案管理人员的教育归入医院整体的人才培育体系，使档案管理人员知识结构、年龄结构更趋合理，提高工作能力，增进工作活力，进而推动档案管理水平的提高。主动加强与档案局等上级部门的沟通，获得业务指导、监管、知识培训（专业培训、法律法规）；此外，医院档案管理人员需要具备计算机、信息检索以及软件等各方面的知识。同时，要增加院内相关部门档案知识培训，增强意识，提高基础档案质量。

2．3加大投入，实现档案的现代化管理

现展促使档案管理必须要与时俱进。首先，应保障足够的经费投入，完善硬件建设。例如在本院的两江新院建设中，就加大了档案管理的硬件建设，将设立专门的病案室、院史馆。配备必要的密集架、成列橱窗、档案铁柜、扫描仪、计算机等设备设施，为今后的档案工作可持续发展打下基础。此外，信息化建设也尤为重要。用数字化储存医院的各种档案，能节省存储空间，方便查阅，节约时间，提高效率。因此，医院应提升档案管理的数字化程度。

2．4注重技术应用，挖掘档案价值

信息技术和网络技术在医院档案管理工作的应用，使得传统档案管理中的信息收集、整理、归档、借阅等工作都被网络和计算机取代。档案管理工作的重心将逐渐转移到挖掘档案的价值上来，让沉睡的医疗档案大数据发挥其应有的作用。大数据时代最大的转变就是放弃对因果关系的渴求，取而代之的是关注相关关系。因此应该加大数据挖掘技术的投入，建立医疗档案大数据分析系统，寻求数据之间的关系，发现其规律并加以利用。例如：可以利用医院的健康体检数据、诊疗数据，寻找年龄、性别、职业、工作环境等与疾病发病之间的关系，为人们提供健康预警服务；也可以利用医生的处方数据，分析用药情况，发现其过度用药、厂家倾向等，并对其进行预警，以防止腐败的发生。

2．5以患者为中心，提高档案服务水平

互联网的普及，尤其是移动互联网的广泛应用，彻底改变了人们的生活方式，人们已经可以足不出户进行银行转账、购物、买飞机票、订餐，而医疗档案服务却要我们必须到场才能得到，这与时代已经格格不入，必须加以改变。“互联网＋”时代下，跨界融合思维也成为各行各业寻求创新的突破口。医院应该推进智慧化医院建设，搭上“互联网＋”的班车，构建一套完善的医疗档案服务系统，为患者提供病历、检验检查结果、医疗费用等档案的查询、下载、打印等服务，同时还应该提供相关部门、机构对医疗档案的查验，全面提高医疗档案的服务水平，为缓解医患矛盾做出积极的贡献。

参考文献

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作者:汪奕 高俊雪 单位:重庆市人民医院