信息化下人事档案管理创新思路

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在信息化的大背景下，人事档案作为人才储备的重要依据和支撑，不仅关系着各单位的人才发展状况，更为国家人才的有效培养、储备等工作提供了基础性的数据，成为国家人才发展的重要因素。信息技术的不断发展，成为了人事档案管理工作的客观需求，也推动了人事档案迈向信息化建设的重要一步。结合信息化背景下的推动作用，只有不断探索和创新，才能推动人事档案管理工作的科学健康发展。

一、人事档案信息化的意义

人事档案的信息化发展，有利于推动人事档案的现代化管理，满足人事档案信息资源的需求，提高人事档案管理工作的效率；有利于实现人事档案资源的共享，信息资源作为战略资源的一种，已成为人们生产生活以及社会经济发展过程中不可或缺的部分，人事档案的信息化有利于资源的共享，为人才储备提供真实有效的信息数据；便捷化人事档案的信息咨询和查询，人事档案管理信息化的目的，是为了实现人事档案信息资源的数字化、电子化以及科学化，利用计算机技术将传统的纸质档案和人事资料进行信息资源收集、整理和加工，实现便捷化的档案查询，更好地发挥人事档案的作用。

二、信息化背景下人事档案管理的发展趋势

（一）人事档案数字信息化。随着信息化的不断发展，人事档案的管理应适应其社会发展的需求，信息化的发展标志就是计算机技术的应用。传统的档案管理模式因为计算机技术的普及，面临着管理上的新挑战，将传统的人事档案资料变成数字化档案，是档案信息化的第一步。将以往纸质人事档案录入和存储到计算机系统中，从而建立电子档案数据库，既是对传统档案的一种保护，更是对管理效率的提升。（二）人事档案信息网络化传输。对人事档案的管理应以保密严谨为前提，保密制度的建立和健全，是人事档案管理的基础。传统的人事档案采取纸质留存的方式，一旦发生档案移交或管理人员调动的情况，接触信息的人员较多，极大地降低了人事档案的安全性，容易造成管理混乱、信息外泄等情况。而对于泄密人员的追究则要花费更大的人力物力。因此，人事档案实现信息化管理，可以通过加密进行移交，避免了第三方的传递，确保了人事档案的安全性。（三）人事档案标准化制定。人事档案信息化是人事档案实现资源共享与合理利用的关键环节，这就需要形成标准化的制定。也就是说，让人事档案的信息资源形成标准化的记载、存储、传输等。传统的人事档案管理，呈现不规范的特点，使得人才信息的整合面临诸多难点。通过信息化进行档案信息整合，建立规范的标准，在人事档案管理系统的软件辅助下，实现人事档案管理标准化，实现信息的最终有效共享。

三、信息化背景下人事档案管理的创新思路

（一）建立健全人事档案信息数据库。人事档案管理的信息化建设，应不断建设现代化的基础设施，提高各级各类档案管理部门以及相关档案室的基础设施配置水平，将计算机和网络技术应用到人事档案管理之中，逐步提高档案信息化应用程度，实现信息化数据库的建立和健全。尤其是计算机技术和网络技术等在人事档案目录数据库的应用，实现人事档案全文数据库和多媒体数据库建设，实现档案信息资源建设的数字信息化进程。将传统纸质档案与数字化档案形成协调统一，实现真实数据的数字化存储，与此同时，在数据库的建立过程中，确保软件的安全与升级也是重要环节。一个健全的人事档案管理信息数据库，应尽快在一定区域内乃至全国范围内推广和应用，实现相对统一和符合规范标准的人事档案管理软件，为人事档案信息的交换、流转以及人事档案信息资源的共享创造有利的条件。（二）提升人事档案信息化安全管理。人事档案的信息化建设，应注重健全和完善相应的安全制度，由于涉及人员的个人信息内容多，因此，提出完善的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制定和普及，便于形成有效的人事档案信息安全和约束机制，实现人事档案信息化的法制化建设。由于人事档案管理工作需要将专业性、机密性、政治性以及严谨性相结合，当前的人事档案管理主要以人为主，即专人管理和单独存放，普遍缺乏计算机信息安全保密方面的相关知识。各级档案部门应坚持专人专管专用的原则，并加强对电子文档管理的监督和指导工作，从而实现电子档案的完整真实有效，确保档案数据库信息的安全。（三）培养高素质专业化人事档案管理人员。人事档案的管理是一项长期性的工作，对每一个档案管理者来说，在信息化的背景下，给档案管理人员提出了更高的业务要求，在不断强化专业知识学习的同时，更需要拓宽计算机知识及人事档案管理软件的学习。为适应人事档案信息化建设的需求，要选拔和培养既熟悉档案管理业务，又掌握计算机管理技术的高素质专业人才从事人事档案信息化工作，以推动人事档案信息化的深入开展。

参考文献

1.崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程，2011.24

2.刘少静.信息化时代背景下人事档案信息管理的现状与对策分析[J].人才资源开发，2015.3

作者:刘玉红 单位:哈尔滨理工大学档案馆