卫生行政处罚档案管理途径

导语：卫生行政处罚档案管理途径一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

摘要：卫生行政管理部门工作类型甚多，其中卫生行政处罚档案管理在行政管理工作中最为重要。依据卫生行政处罚档案的管理标准，能够对行政处罚档案信息进行分类管理，同时还能为档案管理提供一定的方法。只有将档案管理进一步规范化，才能使卫生行政管理工作顺利开展。因此，对卫生行政部门中处罚档案的管理进行分析，提出更加完善的档案管理方法，促使档案管理制度更加完善。

关键词：卫生行政；处罚档案，管理方法；创新

卫生行政处罚档案管理逐渐趋向于标准化，档案信息的归档管理更加的规范化。卫生档案管理工作人员要具有很强的档案管理能力，主要工作是负责全市行政处罚档案管理工作，还要参加省市举行的卫生处罚档案的评查工作。规范化的管理具体是指依据国家机构与监督管理相关的法律法规与之相关的政策制度，在政府相关的管理部门实行。为了提高档案管理工作质量，要对卫生行政处罚档案管理方式进行创新，提高档案管理工作的质量。

一、卫生行政处罚档案规范化管理的重要意义

卫生行政处罚档案能够记录行政处罚管理的活动。卫生监督机构主要是开展对全市的行政处罚档案及日常监督档案的管理工作。随着科技的发展，职业危害越来越多，随之卫生行政处罚案件也就愈来越多。以我所在单位保定市卫生监督局为例，据统计，2013-2017年共产生行政处罚的档案有2458卷。而且呈现每年递增的趋势，具体情况见表1。由此可见，行政处罚档案管理工作越来越重要，并且在卫生行政监督过程中具有重要的使用价值，处罚档案管理的作用具体表现在三点：一是卫生行政处罚档案中记录着大量的数据信息，能够对卫生监督部门的执法行为进行记录，并能保证记录数据的准确性。同时卫生监督部门还能从档案记录的信息中对自身的监督行为进行评价，发现执法过程中存在的不足之处，并及时改正。档案记录方式能够有限提高卫生行政部门管理工作效率，能够根据准确的信息数据制定相应的监督管理策略，为卫生行政处罚档案管理提供科学性的管理方案。二是卫生行政处罚档案保存的信息类型多种多样，其中包含图片信息、录音信息、网络信息资料等。这些信息资料中有多数是针对卫生行政监督部门的执法活动进行的记录，采用多样化记录方式能够对行政处罚案件信息记录更加完整，从而有效提升卫生行政监督部门的整体工作效率。三是是档案分类管理。对卫生行政管理工作信息进行分类，并归档保存，不仅能够提高卫生行政管理工作效率，又能提升卫生档案信息使用率。

二、卫生行政处罚档案在管理过程中出现的问题

（一）重视度不高。1、档案管理工作认识不到位。专门的卫生监督机构起步晚，其前身是卫生防疫站，所以其成员大多是卫生监督人员。以保定市卫生监督局为例，共有在职职工30名，其中执法人员26名，占到86.67%，而档案管理人员没有（表2）。这些人员所学专业主要集中在医学保健知识方面（表3），占到90%，这些人现场执法办公能力强，而档案专业知识和法律知识欠缺，这就造成了对档案管理的轻视。2、制定卫生行政执法文件内容不全。由于非档案专业人才，因此在制定卫生行政执法文件时，对行政文件的内容没有按照相关的标准进行。这导致文件内容低俗，条理不清，进而增加行政人员的管理工作难度。卫生行政部门的行政处罚档案需要参加全市举行档案审查工作，要保证档案内容的完整，对行政文件进行归档保存后，使用者在查找相关文件资料时，会发现行政文件的使用价值低，为卫生行政管理工作增加难度。由此卫生行政文件的内容首先要达到档案保存的标准，才会具有保存管理的价值。卫生行政执法文件在归档分类过程不规范，档案管理人员对行政文件的分类标准没有准确的认知，或者对行政文件保存不及时，这些都会为卫生行政档案管理工作带来负担。同时档案资料收集不全，对档案资料类型无法分清，就容易将行政处罚文件与行政管理文件分为一类，这样不利于行政档案信息的使用。3、卫生行政处罚档案管理人员能力水平不够。由于档案管理人员多是兼职，并未进行专业的培训，专业知识不够，无法对档案信息进行有限的管理。再者这些档案管理人员的技术水平不够，无法对信息化档案管理进行操作，致使卫生行政部门在档案管理方面的发展落后，无法适应现代的信息化建设。因此，档案管理人员在工作的过程中，对行政文件的归档分类工作出现纰漏的可能性会增加，容易造成部分档案在管理过程中因技术水平引发的操作不规范问题，比如档案编号不正确、分类不准确等问题。由此档案管理的工作效率就会降低。最后管理人员缺少与档案相关的专业知识，对新型的档案管理技术，像数字化扫描、档案整理与校对等一系列工作流程还不熟悉，从而增加行政处罚档案管理工作难度，限制卫生行政管理部门的整体发展。（二）卫生行政处罚档案管理设施存在不足。1、没有完善的管理体制。我们现在的档案大多还是纸质形式，这些纸质档案大多被堆在办公室，没有专门的档案柜，时间长了，很容易被腐蚀，弄皱，丢弃等，利用率不高。在对档案的分类管理上并没有采用专业人员，档案管理人员的专业能力不够，由此会造成档案管理工作的纰漏。2、没有一套完整的信息化系统。卫生行政管理部门资金投入量不足，无法购入大量的计算机设备，对网络化信息技术的运用还不能全面的适应，无法将其运用在行政处罚档案管理上。要想实现档案信息管理，需要对传统的档案管理方法进行创新，采用信息化网络技术对卫生行政处罚档案进行管理。

三、进一步创新卫生行政处罚档案管理的策略

（一）信息化手段的创新。由于卫生部门的行政档案要通过省市举办的卫生许可档案的评查才能进行归档保存，加大对重要档案的保管力度，需要创新档案管理方式。首先在行政处罚档案管理部门开展档案数字化，以此来保证档案信息的完整性，同时采用信息化技术将行政档案信息进行数字化加工，还能满足档案使用者的实际需要。其次对数字化加工的档案信息进行编制，按照行政处罚案件的发生时间对档案文件进行分类。最后，对如今只有电子文件形式的档案信息的管理，就可以利用相关的计算机软件对电子文件接受与保管。比如某市卫生行政处罚档案管理部门就采用电子信息的方式将行政案件记录，采用电子的方式录入文件信息能够保证行政案件信息的准确性与安全性。因此，档案管理部门应该在档案管理部门建立信息库，并能够形成完整的电子档案信息目录，方便档案管理人员进行管理。还要加强对档案信息化的建设，由于档案管理人员档案管理能力较强，主要负责的档案管理工作是关于全市的行政许可、行政处罚档案及日常监督等方面。积极参加省市举办的卫生许可档案与行政处罚档案的评查工作，能够与相关的财政部门进行沟通，使政府加大对卫生档案管理资金投入，为档案信息化建设形成专项资金。并能够为卫生行政档案管理部门购进现代化先进设备，比如计算机、扫描仪、打印机与档案信息管理的软件。在增加档案室的硬件设施时，还要加大对档案信息的安全性管理。首先对档案管理人员进行网络知识培训，保证管理人员在使用计算机时能够对档案信息进行保密，防止发生泄密的现象。其次要加强档案管理部门的网络系统的防御能力，防止系统被攻击，并定期对网络系统进行维护，及时杀毒。还可以对网络系统进行加密，设置登录权限，并设立专业的部门对网络系统进行维护，并研究出新型的信息网络，促使档案信息化管理的安全性增加。（二）规范化的创新。按照相关的档案管理标准对卫生行政各部门的档案信息进行管理，由于保定市开展的卫生行政评查工作，这就需要对行政处罚档案进行严格的而管理，对行政处罚档案信息进行鉴定，将其装订成册，之后分类归档。为确保行政处罚档案信息的安全，需要对档案按照相关的标准排列，将档案卷进行编号，最后进行装盒密封，能够为档案使用者在查阅档案时提供便利。对档案规范化管理的具体要要求有七点：第一，需要从卫生行政各部门挑选责任心强的员工，并对其进行培训，使档案管理人员的专业水平能够得到有效提高，能够适应档案管理工作。第二，在行政处罚档案管理中，采用预立卷制度。预立卷制度指的是将在卫生行政部门执法过程中形成的材料转接给档案管理部门，档案管理对行政文件进行的审查与鉴定，能够按照相关的编制条目对文件信息立卷保存。并以已鉴定的结果为基础对行政文件进行归档保存，以档案卷分类标准为行政文件进行排列。第三，对档案文件保管方式进行优化，由于行政处罚文件的字迹大多数都是采用的黑色碳素笔进行书写，字迹比较耐用，因此在对行政文件进行二次修改时不得采用彩色签字笔。对于损坏文件，管理人员应该对文件进行复制，且将复制的文件与原文件一起保存，这样的管理方式能够为档案使用者提供便利。在对行政处罚文件订装的过程需要根据原文件的实际情况。如果原文件的纸张较小或者装订影响文件的内容，这就需要管理人员对原文件纸张重新设计，之后在进行装订。对于纸张过大的文件，按照档案卷的大小将文件纸张折叠，保证纸张的整齐。对于字迹分辨率不高的文件，应当为对原文件的内容添加附件，对需要添加附件的档案，要将信封平放，将文件上的金属物去除。第四，档案管理的保管期限，以年为单位对档案管理进行分类。在档案分类较低的一级目录里，按照行政处罚案件的结束时间、案件的重要程度对行政文件分类。第五，在装订档案成册时，以卷为单位对档案资料装订，并能够根据档案文件的实际价值分为两类，一类永久保存的档案，在装订时采用专用的线绳，对文件进行装订。另一类是定期保存的档案，使用订书器对档案文件的左侧装订。第六，对档案文卷的编号，从最低的分类项目标号，采用数字的方式对文件编号。比如使用阿拉伯数字“1、2、3”顺序编号，管理人员并能够根据文件的信息对档案的内容进行填写。第七，将档案文件按照编号放在对应的档案盒内保管。档案盒有具体的要求，采用3cm、5cm中性的纸盒，防止装档案的盒子由于环境天气的原因变潮，并在档案盒上标有年份、保管期限、保管的机购名称等档案相关的文件信息。（三）管理模式的创新。现代网络化信息技术的应用范围甚广，保定市的卫生行政管理部门也应该采用信息化网络技术。信息化技术能够提升档案管理工作效率，使用计算机网络促使档案管理工作更加规范。档案信息化管理是以传统档案保管形式转换成以计算机软件为主的数字化信息管理方式，将档案的信息上传到计算机，能够减轻档案管理人员的工作，同时提高档案管理工作的效率。档案信息化管理的使用，能够对卫生行政管理部门的资源信息进行整合，使用相关的信息软件，实现各个部门的档案信息共享，从而提高档案信息的使用率。例如，保定市将行政档案管理工作相关的内容放在了监督审查上，并定期对行政处罚档案进行评查工作。并将评查的结果公布到保定市的官方网站上，使评查的结果能够公正公开，更好的为人们服务。创立卫生服务平台能够将使档案管理工作更加方便，使行政处罚档案的监督管工作更完善。同时相关的信息化软件的使用，还能使卫生行政管理部门形成一个特定的档案信息数据库，能够对档案信息进行储存备份，保证档案管理信息的安全性，还能通过网络实现真正的信息共享。（四）管理人员的创新。要求档案管理人员要具有较高的综合能力，有足够的能力参加省市举办的卫生许可档案的评查工作，因此需要建立一个专业素质高的档案管理小组，来保证档案管理信息化的顺利进行。为保证档案管理者，能够在保定市开展的评查工作中，保证行政档案信息的真实性，需要对行政档案的评查标准进行理解。比如对卫生行政处罚事件的记录准确，违法证据充足。在档案管理部门要设有1-2名专业能力较强的人员，还要有一位负责档案管理的专职人员。卫生行政管理部门需要从两方面加强档案管理人员的专业能力。一方面，提高档案管理人员的知识水平，对管理人员进行小组培训，并提高档案管理人员对行政处罚档案信息分析能力。另一方面要不断加强对档案管理部门与卫生行政部门之间的联系，卫生行政管理部门对档案管理人员进行专业的培训，开设档案信息管理相关的讲座，使档案管理人员能够获得更多的专业知识。

卫生行政处罚档案管理方式需要不断创新，才能使档案管理工作的发展更加长远。同时还需要卫生行政部门与档案管理部门共同努力，创造良好的档案工作环境，为提升档案管理人员的专业素养创造条件。只有将档案管理过程中存在的问题有效解决，能够进一步完善档案管理工作。在创新档案信息化的管理中，能够实现真正的档案信息共享，促使卫生行政处罚档案管理工作更加的完善，能够适应现代化档案信息发展。

参考文献：

[1]吴芸.浅谈档案管理工作的重要性[J].办公室业务,2017(09):96.

[2]丁伟明.浅谈卫生监督档案管理工作现况与对策[J].才智,2016(14):233.

[3]任华琦.浅谈卫生监督档案信息化建设[J].山西医药杂志(下半月刊),2013,42(06):702-703.

[4]白爽.强化卫生监督档案工作应采取的措施[J].黑龙江史志,2013(07):22-24.

[5]闫闯,等.吉林省卫生行政处罚档案管理规范标准的制定研究[J].中国卫生监督杂志,2012,16(05):485-487.

[6]丰建萍.基层卫生行政执法文书档案管理存在的问题及对策[J].中国初级卫生保健,2015(04):67.

[7]赵静萍,等.卫生行政处罚档案规范化管理的探讨[J].华南预防医学,2017(01):74-78.

作者:宋涛 单位:保定市卫生监督局