事业单位档案管理开展精细化管理

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摘要：精细化管理对加快档案工作效率，解决传统档案管理中的问题有重要的价值。运用精细化方式进行事业单位档案管理工作，可以实现对档案管理各个环节的分解，解决传统事业单位档案管理中问题。

关键词：事业单位；档案管理；精细化；问题分析

精细化是事业单位档案管理工作的发展方向，本文围绕目前事业单位档案管理工作中表现出弊端，阐述精细化对事业单位档案管理工作的重要价值，以事业单位档案管理为目标，创新使用有效的事业单位档案管理工作方法。

一、事业单位档案精细化管理存在的主要问题

(一)缺乏有效的规章制度。事业单位档案精细化管理缺乏有效的制度保障，现有的制度没能从精细化管理的角度进行有效要求，导致事业单位档案管理工作缺乏完善的制度用于日常操作参考，致使不少事业单位的部门没能重视开展档案的精细化管理工作。例如，事业单位现行档案管理制度对档案管理主体、客观、项目、时间、形式与规格等标注不完善，缺乏必要的档案管理实例分析，不到有效突破传统档案管理方式阻碍，没能在科学的制度保障下提高档案管理的规范性，影响了档案的质量，同时也不利于给档案管理提供指导依据，无法有效解决传统档案管理中的现实问题。(二)信息化应用程度较低。事业单位档案管理的信息化应用程度较低，现有的管理手段不能够符合其管理的要求，严重阻碍其进行有效发展。第一，有些单位因资金问题或其他原因，没有现金的档案管理设备，现有的档案管理系统不利于提高档案管理工作水平，影响了档案管理工作的质量和效率，不能促进档案资源的深度挖掘。其次，事业单位在档案管理设备的更新投入方面缺乏计划性，不注重长期经常性的更新档案管理设备，不能开发相应的档案管理系统，导致档案管理设备与软件存在滞后问题。第三，当前事业单位还缺乏完善的档案管理体系，档案管理工作不能按照标准化的方式开展，这使得档案管理工作的效率相对较低。(三)档案资源利用率较低。当前事业单位档案资源的利用率较低，不少事业单位的档案管理没能从提高利用率的角度进行改进，现有的档案管理手段不满足档案使用服务的需求。例如，档案管理的功能性发展滞后，这造成档案管理工作理念的落后，没能有效发挥各级档案管理人员职能，影响了档案管理工作的有效性。其次，档案管理工作的流程优化不足，传统的档案报送与传递方式影响了档案提供的效率，不利于档案管理部门及时有效的获得相关信息。第三，有针对性的提供档案资源，已经成为促进档案精细化管理的重要手段，我国事业单位在个性化服务方面还处在初级起步阶段。

二、精细化对事业单位档案管理价值

(一)实现服务利益最大化。精细化管理可以对事业单位档案管理起到促进作用，有助于实现事业单位档案管理价值的最大化，可以更好的引导其向着深层次发展，使档案管理制度得以落实，培养良好档案管理文化氛围，保证档案管理制度的有效落实。通过精细化的管理方式可以仔细审视档案管理的全过程，找出其问题所在，强化工作人员管理意识，采用有针对性的管理方法。通过精细化管理打造的档案运行氛围，可以促进事业单位员工、事业单位服务对象认识其价值，加速管理方法创新，以促进其稳定健康发展奠定必要基础。(二)推动档案事业可持续发展。采用精细化管理模式，能够提高其工作目标，可以满足事业单位更有效的收集数据信息需求。首先，在当前公共服务供给要求不断提高的情况下，在事业单位档案管理中采用精细化的管理模式，对事业单位有项收集数据材料有重要价值，可以促进事业单位更好的记载各项数据信息资料，可以帮助事业单位更好的审视以往档案工作的得失，并且在档案中总结出各种有价值的数据信息，这对于完善事业单位档案管理工作体系，找出传统事业单位档案管理工作中的问题，为事业单位档案管理工作与事业单位未来发展提供宝贵的经验。其次，采用精细化的管理方式还可以明确事业单位档案管理工作战略，清晰的界定事业单位档案管理发展思路，从而促进档案管理质量逐步提升，为事业单位档案管理发展奠定良好必要的基础。(三)提高档案管理人员的素质。通过精细化的管理方式可以提高档案管理人同的素质，可以进一步在精细化操作的基础上改进档案管理工作制度，明确具体档案管理人员的岗位职责。精细化的档案管理方法对档案管理人员的操作有明确的要求，可以运用相应的制度对档案管理人员进行必要约束，这对于提高档案管理工作效率，提升其质量有着无法比拟的作用。精细化的档案管理方法不仅对档案管理人员有硬性要求，而且也可以更好的调动档案管理人员的积极性，可以改进传统工作强度大，工作效率低的操作方式，可以有效的解放档案管理人员的时间与空间，从而促进档案管理事业快速发展。通过精细化的方式可以促进事业单位档案管理水平不断提升。

三、事业单位档案管理精细化的策略

(一)管理制度精细化。首先注重通过有效的修订落实精细化档案管理工作的原则和措施。首先，明确档案管理工作制度，根据国家的档案管理工作法规制度事业单位的档案管理工作制度，切实提高档案管理工作制度的科学性。其次，实现因地制宜的制定事业单位档案管理工作制度，注重从事业单位档案管理工作的实际情况出发，有效修订档案管理制度与实际不符的问题，保证档案管理资源、数据信息的完善性和真实性。第三，在丰富档案管理制度的前提下，运用档案专业的各种法规，来提高其管理水平，再具体工作时，可以参照相关管理制度，不断对其加以完善，以达到事业单位档案管理工作制度的水平和有效性不断提高到目的。(二)管理技术精细化。事业单位档案管理精细化与档案管理科学技术的发展是有密切关联性的。技术已经成为决定事业单位档案管理水平重要因素，应当在技术的趋动下促进事业单位档案管理工作快速发展。第一，以当前先进的科学技术为契机，逐步提高档案管理工作水平，解决其现实存在的效率与质量方面的问题。其次，运用智能化、数字化的理念提代事业单位档案的服务水平，运用信息技术进行档案数据接收，借助优质的资源管理平台、数据存储平台、安全检测网络，提高数字化事业单位档案的供给力度。第三，档案管理工作的技术更新应当成为常态，能够在精密计划、精神控制与精心操作中更好的在事业单位档案管理中体现出技术优势。(三)管理流程精细化。针对事业档案运转的流程进行精细化管理，有效提高其工作质量，解决目前存在的问题，使其管理水平上一个新台阶。首先，围绕着电子档案管理的一般流程制定具体的管理措施与步骤，切实强化收集、整理、鉴定、保管与移交等几个环节的精细化，科学审视上述环节的问题，不断的提高具体档案管理水平。其次，根据档案管理工作的标准，在上级档案局的统一要求，着力加强档案的总目录、卷目录、类目录的管理，注重开展好档案数据扫描工作，从而提高档案的信息利用率。第三，加强电子文件的流通管理，重点在互联网环境下保证电子档案安全，保证传递的安全性和完整性，满足现代化进程下档案管理工作需求，避免其现实问题影响工作进程。

四、结论

综上所述，事业单位开展档案管理的精细化工作，应当从事业单位的现实情况出发，围绕着事业单位档案管理工作的需求，改善着眼点，全面落实档案管理工作要求，提高档案管理工作有效性。

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作者:李易 单位:国家新闻出版广电总局九五一台