社交媒体档案管理模式分析

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摘要：社交媒体作为科技进步的产物，对档案管理工作产生了重要的影响。本文针对社交媒体环境中的参与式档案管理模式进行详细的分析，其目的是通过深入探究来完善参与式管理模式的实践内容，以便于更加适应社交媒体环境下档案管理工作的开展。

关键词：社交媒体；参与式档案；管理模式

社交媒体的先进行和科学性显著，具有信息实时共享以及资源高速传播的功能，为档案管理工作带来了极大便利的同时也为档案管理工作提出了新的要求。本文将针对社交媒体环境中的参与式档案管理模式进行了详细的分析。

一、参与式档案管理模式的分析

参与档案管理模式有两方面构成，一方面是指专业档案管理工作者在社交媒体环境下，基于社会、企业、组织、个人进行系统的档案管理工作的标准以及制度体系。另一方面就是非专业档案管理人员，在相关专业档案管理工作者或者企业组织机构的推动下，基于自建平台进行的档案管理与完善。（一）参与式档案管理的基本要求。1.遵循档案管理的基本要求。参与式档案管理模式的首要前提就是需要遵循档案管理的基本要求，也是保障档案管理在信息化时代保持权威性与优越性的首要条件[1]。遵循档案管理的基本要求也是区分个体档案管理与参与式档案管理模式的主要形式。参与式档案管理不仅需要对信息进行基础的管理，更需要保障信息的准确性和真实性，使管理的信息具有更深刻的利用价值。2.现实与社交媒体相结合。将现实与社交媒体相融合的意义就是将社交媒体的特点融入到档案管理的内容中，切实中心以人为中心。积极的鼓励个人对信息的发掘，倡导个人信息共享，最终达到搭建由不同组织、档案机构、以及个人共同参与的管理模式。（二）参与式档案管理模式的基本特征。1.显著的个性化。参与式管理与其他传统管理最大的区别，就是参与式管理具有显著的个性化特征。在参与式管理模式中，个体可以成为信息者也可以成为信息管理者。不同信息管理个体由于目的以及管理方式各异，导致参与管理模式的个性化凸显。由于个体之间的档案管理理念并不相同，导致了参与管理模式出现了多元化的现象。例如在针对图书资料管理中，一部分个体管理者喜欢按照年份进行管理，而另一部分管理着喜欢利用不同图书的主题进行管理。个性明显的管理方式，与传统古板的管理方式产生了明显的差异。2.多个主体互相合作参与管理。新时代下的参与式档案管理，顾名思义就是多方参与的档案管理。在保障多主题参与的同时，更要注重主体之间的相互合作[2]。因此需要积极的鼓励各个机构、组织、个人参与到档案管理中，并且邀请专业的学术机构、政府组织、商业组织积极的参加到档案管理中，确保档案资料的真实性和准确性。通过多方共同的参与和互动达成档案信息管理的新形势。3.档案信息多维度。参与档案管理需要详细划归不同档案管理者的职责，切实达到信息以及证据保护的目标。专业的档案管理者为了使档案资源涉及范围更加广泛，需要积极引导多方进行合作，达到档案资源多元化利用。通过积极的引导以及辅助，推动个体人员以及个人组织的档案管理工作。4.差异化管理水平。参与式档案管理中重要的特征就是具有差异化的管理方式。参与式的档案管理由于多方主体共同参与的原因，导致了管理管理水平差异化。不同档案管理的主体，有专业性也有相对业余的管理主体，不同层次的个体可以更加广泛的进行档案管理，使档案资料的融合性增强。专业水平管理工作者的水平相对更高标准，个人档案管理者的管理水平相对较低，由于专业水准以及生活背景不同，导致了管理工作者的水平是多层次，具有显著差异化的。5.优越性显著。首先，参与性档案管理的理念存在真实性。由于在社交媒体的背景下，个人主题都可以变成信息的传播者，这就意味着信息的内容都非常庞大，为了达到参与式管理的要求，必须经过适当的信息筛选，将真实有效的社会记忆加以保护，切实达到真实有效的信息管理。其次，就是包容性特点。与传统的信息管理模式不同，参与式的信息管理允许多元化主体进行信息参与记录，接受多种多样的管理方式，适应了社交媒体下的管理要求，服务范围非常广。最后，参与式档案管理的传承与创新作用。作为一种新型的信息管理模式，参与式档案管理积极体现着推陈出新，革故鼎新。坚持留存证据，注重档案信息的真实性、准确性、客观性，致力于丰富信息资源，以便于后人更好的利用信息档案。由于科技技术的不断进步，档案管理工作也随之不断创新进步。在参与式管理中，新技术不断开发与运用，探索了新的工作方法，适应了时代的需求。

二、社交媒体环境下的参与式档案管理模式分析

（一）社交媒体平台转变成档案的来源。社交媒体是互联网的产物，互联网技术已经不断的应用到我们的学习和生活中。首先，巨大的或联网用户利用社交媒体在生活中不断的实践，导致了广大社交媒体使用的记录已经转变成档案性质的记录。其次，社交媒体的优越性以及科学性显著，能够随时随地的实现信息互联以及消息共享。社交媒体的实时消息记录着广大用户的生活实践，这些事件消息被视为一手资料有着显著的原始性[3]。最后，随着互联网技术的不断发展以及社交媒体技术的广泛运用，推动着社会先进技术的不断发展和前进。社交媒体信息也实时反映着社会的现状以及人们对社会事件所表达的真实情感，作为社会记忆层面资源和人类社会记忆资源为社会资源管理机构以及组织提供了有效的个人资料。（二）参与式档案管理模式是社交媒体环境下的必要选择。新媒体环境下对传统档案管理模式带来了巨大的挑战，参与式档案管理模式符合了新媒体环境下对档案管理的要求，为档案管理工作提供了新的工作模式。由于社交媒体的特点导致了参与使档案管理模式的产生，社交媒体主要具有以下特点。（1）个性鲜明，广大互联网用户在法律规范的范围内，可以在社交媒体中分型自己的生活和兴趣爱好，为互联网用户搭建了一个不受时间、空间阻碍的社交平台，不同用户的个性也比较鲜明。（2）互动性强，社交网络的主旨就是利用社交平台搭建起不同地区以及不同年龄层次的人们之建沟通的桥梁。用户之间可以利用社交平台开展良好的沟通互动，从而形成各种关系模式。（3）实时共享性，社交媒体平台的主要内涵就是可以使信息在任何互联网支撑的情况下实现共享[4]。在社交媒体中可以实现用户与用户之间，用户与组织机构之间的消息实时传播以及知识高度共享。（4）管理分散性，社交媒体中的管理并不是严格有序的管理，由于社交媒体的特点导致了在法律的规定下个体依然拥有自我管理的重要权利。想要实现集权管理在社交媒体平台中是很难出现的，并且社区管理也相对宽松。由于社交媒体中的多种特征，导致了档案管理模式也于需要进行有效的创新。参与式管理与社交媒体相适应的内容就是两者之间都重视个人的重要性，体制等级上相对弱化，在管理模式上以及管理成果上都展现了不凡的效果。（三）社交媒体环境下的档案与传统档案之间存在的差别。档案管理模式随着管理载体的形式不同进行不断的改变，社交技术下产生的档案管理是对管理工作提出的新要求，也是参与式档案管理模式提出的主要原因。首先，与传统的档案管理内容不同，社会媒体环境中的档案是在广大群众的日常生活以及娱乐工作中产生的琐碎内容，不同于以往政府以及企业的档案文件极具缜密系统的档案内容。社交媒体环境下，个体不仅是档案信息的生成者，更是档案信息的管理者。个人特色极强的信息档案对文档一体化的管理思想带来了极大的冲击，对统一模式的流程也产生了强有力的挑战。其次，社交媒体产生的信息复杂多样。社交媒体信息的产生有是由用户个人的，不仅个人特点极强，而且内容也多种多样，极为复杂。参与式档案管理，为这一问题带来了新的思路，个人档案管理者，可以在专业档案工作者的引导下，进行自我档案管理。这种先进的档案管理模式，不仅能够很大程度上减轻档案管理工作者的压力，而且通过个体主观能动力的发挥，实现了历史信息的还原。最后，网络虚拟社区是现实社会的反映。网络世界来源于现实世界，是现实社会的反映。社交媒体平台的用户来源于真实世界，在网络中发表的信息也是真实世界切实存在的，所以参与式档案管理模式，不仅要在虚拟世界进行，更要融入到现实社会中。这样不仅能够提升个人档案管理意识，而且促进了档案管理工作的发展进程。

三、档案管理的现状问题

（一）缺乏相关系统的管理制度。我国当下的档案管理制度相对来说还不健全，导致了档案管理的质量相对较差。互联网技术以及科技技术的不断发展下，为档案管理的要求越来越高，传统的管理制度以及模式已经不再适应当下档案管理发展的需求。缺乏集中统一的管理目标以及制度保障，导致了档案管理工作的质量较差。（二）档案管理人员能力水平较低。档案管理工作的意义重大，档案管理人员在档案管理中发挥了重要的作用。档案管理制度虽然有不断完善的趋势，但是档案管理制度中并没有对档案管理人员确切的要求。据调查，当前很多档案管理人员有很大一部分并没有经过专业的档案管理学习，缺少过硬的专业知识。在工作的过程中，更加注重对档案的保存而忽略了对档案资料的收集以及推广。（三）档案利用率较低。俗话说“得信息者得天下”，档案作为记载社会经济、文化、生活发展历程的重要资源，时刻保持着权威性和准确性。档案信息虽然不能直接带来经济效益，但是利用好档案资源，可以从中探索出社会发展规律，从而做到正确的决策[5]。档案管理人员并没有意识到档案管理的重要性，对档案的宣传和共享力度非常低，没有将档案的作用发挥出来。从而导致了人们没有良好的途径去利用档案，造成了档案利用率低的现象产生。

四、社交媒体环境中的参与式档案管理模式的策略

（一）建立健全电子数据库。电子数据库的主要作用就是保障档案的安全功能，可以将涉及机密的文件加密处理。在社交媒体中，鱼龙混杂，很多人都能够在社交媒体中进行信息的浏览观看。为了使档案管理相关工作人员能够更好的掌握机密文件，不被心怀叵测之人运用，就需要积极的建立健全电子数据库。以便于强化参与式档案管理工作的职权建设，保障档案管理的标准化建设的稳步发展。（二）训练档案管理人员的创新意识。为了在新媒体环境下更好的发挥参与式档案管理模式的有效性，最大程度发挥个人档案管理的优越性，切实保障多元信息资源的有效整合。需要积极的培养档案管理人员的创新意识。只有将先进的意识传授给档案管理相关的工作人员，才能够实现多元化机构组织的合作互联，为档案管理提供纵深的科学信息，能够更加有效的发挥参与式档案管理的优越性。（三）提升档案管理人员的自身技能。档案管理之际的不断健全与完善，为档案管理工作人员也提出了新的要求。档案管理人员在掌握基本的档案储存技能的前提下，还要积极的针对档案的安全、推广、信息化等方面进行不断学习。当代社会已经进入互联网时代，为了使档案的利用率更高，档案工作人员必须要加强自身信息化科技技术的学习。切实的将档案进行数字化管理，建立健全档案共享平台。学习参与式档案的管理方式，在多方位收集档案资料的同时，对档案进行积极的推广和共享。切实使档案发挥其自身的功能，以便于帮助更多人解决问题，促进社会的稳步发展。

五、结束语

总而言之，在社交媒体环境下建立健全参与式档案管理工作不是一蹴而就的。只有积极的设置电子数据库，加强对档案管理人员的创新意识训练以及对自身能力的培养，才能够更加有效的开展参与式档案管理工作，以便于档案管理发挥更有效的作用。

参考文献

[1]周文泓.社交媒体环境中的参与式档案管理模式探析[J].图书情报工作,2014(15):116-122.

[2]康琳.浅析社交媒体环境中的参与式档案管理模式[J].科学与信息化,2017(11).

[3]姬海琳.社交媒体环境下的档案信息资源建设探讨[J].黑龙江科技信息,2017(13).

[4]吴爱婷.档案馆社交媒体可持续性应用的影响因素及应对策略[J].档案管理,2017(1):45-46.

[5]李培芳.社交媒体环境下的档案馆服务分析[J].兰台世界,2016(9):19-21.

作者:马静 单位:济南职业学院