高职档案管理新策略探析

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一、高职档案管理工作规范化的重要意义

当前主要问题集中在，档案管理工作者的规范化意识低、高职院校档案管理数字信息化水平低以及信息化建设水平低、管理工作者的技能水平低以及老龄化问题严重、档案管理制度缺乏严谨性和执行力等。针对以上问题，高职院校必须积极制定相关规则以及采取相应手段，不断完善档案管理工作规范化和信息的处理工作，才能保证高职院校工作的效率和质量。高职档案的管理工作是整个院校工作活动中的重要组成部分，而作为院校基础工作中最重要的环节，对高职院校档案管理工作的信息处理、档案管理、工作流程等工作内容进行规范化，提高整个院校的工作效率、工作质量和工作水平，显得尤为的重要，尤其是在当前的数字化、信息化、网络化的时代背景下，传统的档案管理工作模式已经不适应当前的时代背景要求，通过规范化的手段来不断提升院校的工作质量和效率，不断促进院校的发展，所以，对高职档案管理工作的规范化具有非常重要的意义。具体的要做到以下两方面内容：（一）确保档案的完整性。高职档案中涉及有关学生信息、人事管理等方面的内容，在高职院校中占有十分重要的位置。在传统的文件保存过程中，都是采用纸质的方式，这种方式会造成资料的缺损、丢失，对保存文件来说十分不利，在新形势下，新的技术与方法出现了，档案管理规范化就是要让档案通过信息化、规范化的方式进行保存，这也是以后资料管理发展的主要方向，能够充分体现出高职院校的整体水平，只有做好了档案管理各个方面的工作才能够提高工作的效率。（二）高职教育能够促进社会的快速发展。目前高职教育已经为我国培养了众多的技术型人才，高职院校也获得了很大的发展，国家对该方面的重视程度在不断提高，政府以及相关部门应该不断扩大高职院校的规模，给予资金以及物质上的支持，这样高职院校才能够为国家培养出更多优秀的人才，也能够更好地适应社会的发展与进步。

二、高职档案管理的具体流程

高职院校档案中包括很多不同类型的档案，有教学过程中形成的档案，也有关于教职工资料的档案等等，这些档案大多是以声音、图表、文字等形式进行保存的，能够用来进行以后的研究以及寻找规律。在档案管理中，教学档案是了解教师授课以及学校管理水平的依据，学校领导想要检查最近一段时间的档案，及时地了解学生的生活，对学校管理工作进行评价，也能够更加方便。教学档案是提高教学管理的必要保证，能够对保存的资料进行分析，通过分析也能够找出其中出现的问题，发现问题及时地改正就能够提高课堂的效率。要想让高职档案管理工作变得更加规范化，就应该按照相应的流程进行管理，实现档案管理的流程化是管理工作规范化的第一步，要实现内涵式的发展目标，不断强调档案管理的基础，让档案管理朝着高效率、系统化的方向前进，首先在进行档案收集的过程中，应该及时进行档案的收集，还应该与学校的相关部门结合起来，进行相应的学术研究与学生日常工作管理，对档案资源也要进行准确的处理，将更多有价值的资料与信息进行保存。其次，在档案管理的过程中，要对各种资料进行一定的分类，按照档案的类目进行编号，确保各项规定都能够符合存储的要求，从而实现档案的合理性与有序性。最后在档案的保管过程中，还要对档案的完整性进行完善，确保档案在规格、内容以及数量上都能够完整，不能够有任何缺失的现象，对立卷、标题等重点工作也要加大重视力度，严禁非管理人员进入到档案管理部门中，让这些资料不受到来自人为方面因素的影响，这些档案也就不会出现污损、褪色的情况。只有这些都做充分，才能够确保高职档案管理工作的顺利进行。

三、高职档案管理工作规范化的新策略

当前在我国高职院校档案管理工作中还存在一些需要解决的问题，例如：1.档案管理工作人员的意识不够。档案管理工作人员的规范化意识在整个高职档案管理工作中起着决定性的作用，由于在实际情况中，档案管理工作人员的规范化意识不够深入，在对院校学生档案、行政管理档案等信息进行收集、整理和归档的工作过程中，往往会出现很大的工作失误，比如，档案信息无序存储、格式规范无秩序等，这些由规范化意识薄弱，引发的工作失误最终导致的是后期工作过程中耗费更多的时间来对工作进行再次整理，甚至会导致信息丢失的严重后果。2.高职档案管理工作的档案制度不完善。俗话说，没有规矩不成方圆，由于当前大部分院校秉承着以教学为重的管理理念，对高职档案疏于管理，所以在档案信息管理工作规范化的过程中，很难行之有效地开展，由于制度的不完善，极大地影响了院校的信息管理工作，对整个院校的工作效率产生很大的影响。3.高职档案管理工作的信息化建设。近几年来，我国改革开放不断深入，我国科学技术也飞速地发展，在当前的数字化、信息化、网络化时代背景下，档案信息的信息化建设已经成为所有院校的工作重心。而在当前的实际信息化建设进程中，存在着很大的问题：一方面，信息化建设进程慢，传统的信息管理水平和模式已经远远不能满足当前院校共作的要求，传统的收集、归纳、查询和存储的方法，已经极大地限制了高职院校的发展。另一方面，在信息化建设的过程中，由于高职档案管理工作者的老龄化问题严重，导致对当前的信息化处理技术掌握不到位，影响进程，信息化建设进度缓慢。下面就对出现的问题提出一些解决的策略：（一）加强高职档案管理工作的建设。高职院校各部门之间应该高度重视档案管理工作，将档案管理作为具体的服务项目，这也是我国相关政策中的主要要求，在实际工作过程中还要在思想上加强规范化的管理，在高职院校中要与各个部门相互配合发展，或者利用校内的网站进行宣传推广，让更多的人了解这一问题，提高广大师生对档案管理工作的认识。不断提高高职档案管理工作者的规范化意识和建设才是整个高职档案管理工作规范化进程中的根本保证。规范化高职档案管理工作就是对高职院校档案管理工作的信息处理、档案管理、工作流程等工作内容进行规范化，如，对档案信息分类的规则，对档案信息编号的规则，工作流程的科学性、严谨性等，只有不断提高档案管理工作者的规范化意识，才能使整个高职档案管理工作走向规范化的模式。（二）提高管理人员的整体素质。在档案管理人员中，很多都没有接受过专业的指导与训练，因此没有很高的素质与水平，他们在管理高职档案的时候可能会由于自身专业素质不强，或者疏忽造成文件丢失、数据损坏的现象，这样会带来十分严重的后果。作为档案管理人员来说，应该进行专业的培训才能上岗，首先就是要进行专业培训，作为档案管理人员应该明确自己的任务与职责，明白自己要管理的主要内容、工作流程以及努力方向，这样才能得到更好的发展。还可以通过收集资料的方式与学校之间建立起良好的关系，定期对档案进行分类、整理以及装订，还要培养档案管理人员的计算机相关技能，让他们能够利用计算机来进行信息管理，对以后的管理工作来说也更加方便，只有不断提高管理人员的素质与能力，才能够打造出一个优秀的档案管理队伍。（三）加快档案网络化管理的进程。目前很多高职院校都建立起了网络服务系统，这为学生的档案管理提供了保障，随着计算机科学技术的快速发展，档案网络化也提上了日程，从2003年开始，我国高职院校就开始了网上招生活动，学生可以从网络上进行报名，网络系统能够将学生的档案保存下来，对以后的整理与归档带来了好处，也为高职档案网络化的管理打下坚实的基础。高职院校也应该做到与时俱进，让网络技术在档案管理中的应用不断加大，提高网络在管理方面的水平，加强对档案管理方面的技术指导，让档案管理成为一种专业性的指导与培训，作为档案人员来说也应该找到客观的规律，利用电子计算机技术进行有步骤有计划的分类，从而实现档案的网络化，更好地适应社会经济的快速发展。（四）完善高职档案管理工作的制度。高校要制定并不断完善科学的档案管理的制度，如《档案管理办法》《档案保管制度》《档案信息化管理制度》等相关制度，对高校的档案信息进行科学有效的收集、整理、归纳以及处理。另外，还要制定完善的档案管理工作制度，保证管理工作的规范化，严格按照管理工作制度对参与档案管理工作的工作者进行约束，保证整体工作的规范化。对档案的管理工作也要落实到个人，如果某一个环节出了问题就可以根据职责进行处理，最后还要保证档案管理工作的有序性，做到在事前有一定的规划，在事后也能够有相应的评价，将工作的各个部分都与制度管理结合起来，让档案管理工作变得更加规范。同时还要加大在该方面的投入经费，这也是管理工作能够顺利展开的关键，只有拥有充足的资金才能够获得发展，如果没有资金的支持就很难开展工作，在进行档案管理的时候，学校应该充分重视起来，对学校投入一定的资金进行支持，还可以建立起档案信息数据库，让高职院校学生的档案管理工作能够正常地进行。（五）加强高职档案管理工作的信息化建设。档案的管理工作规范化只要求完整地保存档案是远远不够的，还需要有效地利用。从而提高档案的利用率，高校院校的管理部门可以多配备一些先进的设备，如数码相机、扫描仪等，将一些证书以及奖杯等进行拍照，将纸质的内容更好地保存在档案中，确保档案的完整性，此外高职院校还可以构建起完整的档案管理系统，借助网络的手段来进行资料的查询。为了高效、高质量地完成高校的档案信息管理工作，必须不断深化建设信息化的高职档案管理工作。一方面，要对现有的档案信息进行整理、归纳、录入到计算机中，科学有效地进行信息保存。另一方面，不断地提高高职档案管理工作者的素质，信息化的建设离不开人，信息化的档案管理工作必须要求档案管理工作者掌握相应的技能。

四、结束语

综上所述，主要对高职档案管理工作规范化的新策略进行分析，高职档案管理工作是整个院校活动的基础工作中心，在当前的时代背景下，只有不断地提高高职管理工作的效率和质量，整个院校的工作质量、效率和水平才能得到保证，所以高职管理工作的规范化是时代的要求，更是院校自身发展的要求。高职院校在深化改革的时候，要做好档案方面的工作，采取更加有效的措施来对档案工作进行管理，让制度朝着完善、信息化的方向发展，从而提高整体的管理水平，使档案管理的价值也能进一步体现出来。

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作者:黄瑞洁 单位:广东科学技术职业学院