高职院校档案管理现状及改进

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摘要：高职院校档案管理工作属于一项基本工作，工作主要内容为档案的管理。近几年，伴随高职院校教育事业的迅速发展，档案管理工作水平随之得到显著提升，然而，在新型高校评估落实、形势发展下，高职院校档案管理随之面临许多新问题。对此，文章首先进行高职院校档案管理工作作用的分析，其次进行档案管理工作现状的阐述，最后研究其有效改进措施，意在促进档案管理工作的顺利进行，并为高职院校的更好发展起到积极作用。

关键词：高职院校;档案管理;现状;有效改进

高职院校发展建设过程中，档案管理主要承担发展过程和信息的真实记录，因此，档案管理信息化、科学化发展，属于当前衡量高职院校教育水平的重要表现。在高职院校未来发展中，需要将档案管理工作作为关注重点，以发挥其重要作用和积极影响。与此同时，高职院校还应该积极提高其工作效率，通过对档案管理有效控制，使其实现数字化、现代化发展目的，进而促进高职院校的持续发展，以发挥档案管理工作的价值。

一、分析高职院校档案管理工作的作用

档案主要是对过去工作与历史进行记录的一种方式，属于历史的重要记载形式。强化高职院校档案管理工作，是实现依法治教与规范办学主要教学管理手段，在推动院校持续发展的同时，还能在教学改革与现代建设中发挥主导作用。因此，高职院校档案管理工作的作用主要表现为：首先，档案属于社会实践的直观表现，并非后人随意编造而成，是对历史情况的客观记录，具有较强的可靠性、真实性。其次，保留了原有真实历史痕迹，例如：部分当事人亲笔手稿，或者领导人签署与批示等，且多数文件内盖有机关、个人印信，部分材料更是以录音带或照片等形式存在，属于档案凭据证明。除此之外，部分文件材料的存在，如契约或合同等，其存主要目的为备忘，并具有较强凭证作用。最后，档案管理是由社会活动所形成，其文献具有无法取代法律作用，是当前高职院校进行教学总结、评估检查的主要衡量标准，需要引起高职院校的高度重视。

二、高职院校档案管理工作现状

1.归档制度尚未健全。高职院校进行档案归档时，主要是按照《普通高等学校档案管理办法》进行，在此基础上，多数院校会拟定符合自身需求档案归档制度，使档案归档无法按照系统和规范制度进行，其问题通常表现为：第一，学籍档案进行存档时，部分资料不具有统一性特点，即学生转学、转专业时，档案归档资料未进行及时办理，造成归档档案和实际间出现偏差。第二，归档资料的收集过程，普遍缺少全面性、约束性特点。第三，资料归档过程，如果此项工作没有及时、系统进行，则会造成档案员的调动比较频繁，从而导致归档工作效率不断下降。2.管理人员素质偏低。现阶段，高职院校档案管理中，除了包括专业人员之外，还有一些兼职人员，此类兼职人员在档案管理方面，均缺少相应工作经验，无论是在职业素养方面，还是在档案管理方面都会存在缺陷、不足之处，最终影响档案管理的开展。另外，伴随计算机网络技术迅速发展，使档案管理工作需求持续提升，进而对兼职人员提出较大挑战。3.信息水平普遍较低。我国多数高职院校进行档案管理时，仍然是以传统纸质方式进行档案管理，由于纸质档案管理除了会造成工作压力的增加之外，在工作人员进行调取、查阅时还会带来许多不必要麻烦，进而导致高职院校档案管理效率、质量的持续下降，并对档案管理工作的发展造成直接阻碍。4.教学档案收集缺少完整性。在开展教学活动时，教学档案往往是直接进行，同时可以对教学活动整体过程进行真实反映，在历史依据方面具有较高价值，因此，在进行高职院校档案管理时，教学档案的收集需要具有全面性与完整性特点，以此发挥文件、材料的价值。目前，部分高职院校无法对教学档案资料进行有效收录，从而导致高职院校档案管理受到不利影响与阻碍。

三、高职院校的档案管理工作有效改进措施

1.加大档案管理重视力度。就高职院校来讲，档案管理属于衡量学校教学质量的重要标准，档案管理的工作情况更是关系着学校今后发展，因此，高职院校需要加大档案管理的重视力度。一方面，院校应该对档案管理进行具体落实，即院领导除了需要予以重视之外，还应该积极强化管理人员的工作职责，使其正确认识到档案管理工作的重要性。另一方，强化资金合理投入，为了保证档案管理工作的顺利进行，需要通过先进设备的引入，使其管理水平得到显著提升，从而更好向高职院校教学提供服务。2.加强信息技术的运用。在信息飞速发展下，计算机技术、信息技术随之取得较大进步，并被广泛应用于各行各业。由于信息技术具有处理速度较快和安全性高的优势，因此，对于此项技术的应用，能够有效提升其工作效率。当高职院校进行档案管理时，信息技术的应用，需要构建统一信息平台，在记录档案信息过程中，通过计算机技术能够有效减少档案信息的错误记录，使其管理效率得到提升。与此同时，对现代档案管理数据和资料等信息，均需要根据有关规定和标准进行统一管理，使其形成完整档案管理系统，保证档案管理可以逐渐迈向正轨。3.强化管理人员管理。伴随市场经济持续发展，市场竞争随之日益加剧，在今后市场中人才和科技竞争则成为主要表现。基于此，高职院校档案管理过程，为了提升管理工作整体效率，需要积极聘请专业管理人才，具体措施为：其一，学校应该强化管理人员的管理能力，不断加强其职业素养，并提高档案人员工作人员对于档案知识的了解，使其具备一定计算机的操作能力。其二，应该对责任制进行贯彻落实，只有将其落实至每位管理人员，才能不断提升其工作职责与责任意识。其三，高职院校还可以通过奖励机制的制定，充分调动人员工作兴趣，使工作人员可以积极参与整个工作。4.认真做好档案分类和整理工作。高职院校的档案除了有教学档案和学籍档案之外，还包括会计档案，若要提升档案管理整体水平，则需要保证档案信息的正确应用，即管理部门需要对档案进行分门别类的保管，例如：根据年份进行分类等。每年还应该对归档文件进行集中处理，将永久档案放置规定区域内，并做好相应标签。在对档案进行整理时。每份文件均为一件，即文件正本和定稿，正文和复检，复检和复制件，转发文和被转发文等；计算机和网络环境下产生的文件，需要保证无定稿、打印定稿均未出现领导修改，且定稿无需存档，以正本和法文稿纸成一体，然后根据报表和名册等进行装订。

四、结语

总而言之，在高职院校的基础工作中，档案管理属于重要工作内容，只有认真完成档案收集与整理等工作，同时对档案管理系统进行优化，才能全面提升档案管理工作水平，以发挥档案在高职院校发展重要的价值。除此之外，加强档案管理工作时，还需要将科学化、高效化、标准化作为重要发展方向，通过加大档案管理重视力度、加强信息技术的运用、强化管理人员管理等改进措施，以促进高职院校教育事业迅猛发展。

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作者:颜丽琼 单位:湖南财经工业职业技术学院党政办公室