高校档案管理问题及对策研究

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【摘要】高校档案管理工作还面临收集不全、存储不到位以及使用率低等问题，不利于高校档案管理工作的开展。针对这些问题，需要从制度、收集程序、使用效率等多个角度进行衡量，采取更多有效的管理方法和措施，来不断优化和完善高校档案管理工作，满足新时期高校档案管理工作的需求。

【关键词】档案管理;信息化;真实性

目前，在计算机信息技术高速发展的大数据时代背景下，高校里的档案能够发挥出更多的作用。高校的学生档案记录了学生的学习过程，同时也能折射出教师的教学过程以及学校的管理程序。通过档案信息的数据分析，不仅能够为学校优化教学管理提供有效的建议，同时也能够让学生的人事档案提供充分的信息，为学生的就业及发展方向提供参考资料。然而，大部分高校都未重视档案管理工作，导致其面临较多的问题而得不到有效的解决，不利于学校的全面发展。

一、高校档案管理工作面临的主要问题

在目前的高校档案管理工作中，由于大部分学校没有意识到该工作的重要作用，导致档案管理工作的功能没有得到全面的发挥。高校的档案管理工作往往包括了三个主要的内容，即收集、存储和使用。然而在实践过程中，大部分学校存在着收集不完全、存储不到位、使用率基本为零的问题，具体表现为以下几个方面：1.1档案收集不完全。在高校的档案管理工作中，最基本工作就是档案的信息的收集，只有全面的信息收集，奠定良好的档案管理工作基础，才能进一步的开展存储和使用工作。很多高校由于对于档案工作的忽视，在人力、物力方面的投入较少，导致在岗的工作人员专业素养不过关，在开展档案收集工作时，常常伴有收集内容不全面、收集过程随意性较大、收集方法不科学等。高校的档案收集往往需要包括学校发展过程中的相关文件，教师的工作历程，学生的学籍信息以及学校招生和毕业情况，同时还有一些教学活动过程中的一些与学校相关的事宜资料。高校的档案资料不仅仅是文字和纸质方面的，同时也包括了声音及影视等多种形式的资料。在目前的高校档案资料收集中，大部分的学校仅仅收集了教师及学生的个人档案，且局限于文字形式的信息收集，音视频的资料基本是一块空缺。由于收集人员的随意性，导致收集的档案信息真实性以及合理性得不到有效的保障。1.2档案存储不到位。高校的档案完成收集工作后，应进行有效的存储。在实际操作中，大部分的学校因投入有限，学校的档案室空间有限，随着年份的增加，影响了档案的存储。对于纸质档案的存储，缺乏专门的管理人员进行定期的维护清洁保养，大大影响了纸质档案的有效性。部分档案由于时间较长，档案室的温湿度没有得到全面的控制，纸质的字迹不太清晰。在部分的高校档案存储中，档案资料的缺乏有效的条理性，查阅档案时，难以开展高效的检索。部分的高校由于自身办公地区以及档案室的调整和更换，在档案的搬运中，缺乏有效的制度限制和管理，导致档案资料的缺失。档案的存储程序不完善，缺乏有效的预防机制，当档案出现异常丢失时，不能进行有效恢复，对于火灾等特殊情况没有一套应急处理措施。在高校的档案存储过程中，大部分的高校还没有实现信息化存储，导致其在后续的使用过程中不能全面的发挥作用。1.3档案使用率低。在目前的高校档案管理工作中，对于档案的使用还基本是一个空白，没有形成一套完整的档案使用机制。大部分高校的档案管理工作往往止步于档案的收集和存储，在其意识中认为只要将档案资料放到档案室中就算完成了工作，没有后续的使用工作。在档案管理中，在存储之后仅仅是教师、学生的个人档案的移交和调动，限制了档案的效能。导致这种情况的一部分原因是由于高校的档案管理人员对于档案信息的管理认识较为片面，缺乏专业的系统知识，不能有效的利用档案资料。档案资料的使用率较低是大部分高校都存在的问题之一，需要加强档案管理方面的研究。

二、高校档案管理工作的对策研究

近年来，我国高校的数量不断增加，然而大部分新兴的高校缺乏底蕴，将更多的注意力集中在就业率层面上，对于学校中的一些细节管理较为忽视。高校档案管理逐渐成为提升学校管理水平，促进学校发展的重要内容，对于目前高校档案管理中存在的问题研究逐渐引起了重视。以下就针对高校档案管理工作存在的问题提出几点建议：2.1完善档案收集内容。针对档案收集不完全的问题，应完善档案的收集内容。通过与档案管理的专业人员进行探讨结合学校自身的情况，以制定文件、制度的方式对档案的收集内容进行明确的规定。在该文件中，根据档案管理需求，列出档案的收集范围，将应收集的具体档案内容进行有效的核定，包括必备的人事档案信息，学校管理活动档案信息等，确保档案收集的内容无遗漏。在确定档案收集的内容时，应以发展学校，服务师生为理念来进行范围的划定。为有效的完善档案收集，应加强档案管理人员的素质培训，确保其在档案的收集过程中能够对档案资料的内容进行严格的把关，并规定统一的文件格式，提高档案的管理的规范性，为后期的存储和使用奠定良好的基础。在高校的档案信息收集过程中，应不仅仅局限于文字形式的资料，同时还应对一些学校的重要影视资料进行专门的收集。2.2规范档案存储制度。在高校的档案存储中，应不断的加强规范高校档案存储制度。对于档案存储过程，应遵循一个固有的存储制度来进行。在档案的存储制度中应对档案资料进行科学有效的分类，根据档案资料的形式不同，分为固定的区域，如纸质档案室、电子档案室等。而为了高效的使用和管理，应根据档案的具体内容进行严格的类别划分，同时采用有效的编号机制，在需要能够快速准确的进行查阅。对于档案室的存储管理，应安排专职人员进行管理，通过专人管理来定期进行清洁、维护、保养。对于档案资料的存储管理，还应根据档案资料的重要程度，做好备份管理，如纸质档案可以进行扫描件的电子备份，增强其安全性。为提高档案资料的安全性，还应制定有效的应急处理程序，当发生火灾等情况时能够进行快速有效的反应。对于机密性的学术资料档案，应加强保密存储工作，通过双人保管钥匙，加强安保巡检等方式来增强档案的存储管理工作。2.3提高档案使用率。为了有效的提高档案管理工作效率，应充分挖掘档案的效能，提高档案管理的重要性才能让该项工作充分驱动力，进而实现全面的档案管理能力提高。高校档案的管理工作的目的是为了保证资料能够为学校的发展提供信息数据的支持，同时也为了方便服务师生的生活和工作。为此，应不断提高高校的档案使用率。比如，可以利用学校的教学活动资料档案以及学生的成长就业发展等档案，来对学校的教学管理活动进行有效的评价和追溯，找出促进教学活动的方法，同时淘汰影响教学效率的教学活动。通过长期的档案管理工作，不断沉淀学校素养，让高校走进一个良性的发展。对于存储的信息数据档案，可以通过专业的统计分析来对学校的管理状态进行动态监测，对学校的管理进行不断的优化。对于高校档案的管理工作还有很多可利用的地方，需要高校进行不断的投入研究，持续提升高校的管理水平，促进学校的发展。

三、总结

高校的档案管理工作由普遍不受重视，在目前的档案管理过程中存在着过档案收集不完全、档案存储不到位以及档案使用率低的问题，使得高校的档案管理基本成为一个可有可无的存在，不利于学校的长远发展。为了有效解决目前高校档案管理中存在的问题，应从领导层面进行重视，投入足够的人力、物力和财力，为改善档案管理工作提供有效的支持。在完善档案管理工作的过程中，应完善档案收集内容，规范档案存储制度，并提高档案使用率。

参考文献

[1]金爱新.高校档案管理工作中存在的问题与对策分析[J]办公室业务2017.09

[2]于莎莎.高校档案管理工作中存在的问题分析与对策思考[J]办公室业务2017.03

[3]陈宁.高校档案管理中存在的问题及对策[J]中小企业管理与科技(上旬刊)2016.10

作者:朱明国 单位:山东理工职业学院学生处