浅谈社保档案管理工作问题

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摘要：社保档案管理工作是开展整个社保工作的基础。就目前情况而言，我国社保档案管理工作中还存在着管理缺乏信息化处理、对社保档案管理工作重视度不够、缺乏专业的社保档案管理人员和社保档案管理制度等问题。针对以上这些问题，国家档案部门和社保部门应携手将档案管理工作作为社保工作总体规划中的重要环节，对其进行统筹管理和安排，提高对社保档案管理工作的重视，从而积极探索提高我国社保档案管理工作有效性的方法。

关键词：社会保险;档案管理;信息化;社保档案

实现和谐社会的一个重要基础就是建设并完善社会保障体系，这不仅仅能有利于构建和谐社会，还能为我国社会主义市场经济的发展起到一定的积极作用。目前，我国社会保障工作不断地走向规范化和法制化，而社保档案管理工作作为整个社保工作的基础，其中的问题需要更加积极主动地探索，并采取针对性的对策，完善社保档案管理工作，从而促进社会保障工作的持续发展[1]。

1我国社保档案的特点和重要性

1.1我国社保档案的特点。一是档案数量多。我国社保档案数量多是多方面因素引起的。首先，就现阶段来说，我国社会保障体系虽然不够完善，就目前建立的社保业务，例如常见的养老、医疗、生育、工伤和意外伤害险等，也几乎全面覆盖了人们的生活，再加上每个社保项目的办理都有很多的步骤，例如保障等级的确定、保障申请和缴费环节等，这些都让社保档案管理的文件数量不断增多。其次，因为人们在办理各项社保业务时需要提供许多相关文件和证明，这在一定程度上也增加了社保档案管理的工作量。最后，随着社会的发展，人们的社保意识不断增强，社保档案的数量只会呈现持续上涨的趋势。二是具有极强的社会性。社保档案具有高度社会性，主要是因为社保工作的好坏关系着整个社会、民众利益，社保的建立就是为了给人民和整个社会提供更好的服务和生活保障。1.2我国社保档案管理的重要性。我国社保档案管理的重要性主要体现在两个方面，第一，由于社保档案的管理与参保人员的切身利益有着密不可分的关系，随着社保业务的不断发展和完善，加强对社保档案的管理工作在一定程度上有利于维护社会的稳定。因为社保档案的内容几乎包含了参保人员各个方面的生活信息，加之参保行为几乎覆盖了全社会，所以社保档案管理工作与千家万户都有紧密的联系，一旦在社保档案管理上出现什么问题，肯定会对参保单位、参保人员造成不利影响，影响企业退休人员正常离职，导致社会保险基金的安全性受到威胁，甚至侵害到广大参保人员的合法权益。第二，做好社保档案管理对国家档案系统运行具有积极的影响作用。因为社保档案管理也属于国家档案管理系统资源的关键组成部分，社保档案管理中的数据可以为国家进行相关保险政策的改动提供参考数据，在此基础上国家再通过调查和分析，以实现参保人员利益最大化为目标，围绕个人账户资料的维护、看病费用的报销等方面的完整性、真实性和准确性，制定并推出合理的保险政策，保障参保人员的切身利益。

2目前我国社保档案管理工作中存在的主要问题

2.1社保档案管理缺乏信息化处理。就我国目前社保档案管理情况而言，多数地区的社保档案管理方式还停留在传统的纸质管理上，没有紧跟科技信息时展的步伐，对档案管理系统实行信息化改革，档案材料没有经过数字化处理，种种因素造成现阶段的档案管理工作效率不高[2]。随着社会科技信息的高速发展和国家社会保障体系的完善，社保档案管理工作的重要性日益凸显，社保档案管理的数量逐渐增多，社保档案的信息化管理成为必然的发展趋势，只有这样，才能提高社保档案的速度，优化准确性，从而提高社保档案管理的工作水平。2.2社保档案管理工作的重视度不够。由于部分社保档案管理工作人员对社保档案的重要性认识不够，没有对档案管理工作引起足够的重视，导致其在日常工作中缺乏积极性，主要表现在以下两个方面，第一，社保档案管理工作人员没有意识到社保档案对人民利益以及对社会和谐发展的重要性，在具体的工作中没有一个积极正确的态度，更无心加强对管理知识的学习，缺乏业务能力，成为社保档案管理水平低的原因之一。第二，社保单位的行政主管部门没有对档案管理工作引起高度重视，其将工作重心放到了如何增加社保人数以及扩大业务范围上，仅仅在应对上级检查或者需要具体数据时临时性地抓一抓档案管理工作。2.3缺乏专业的社保档案管理人员。随着我国社保事业的不断发展，社保业务种类和数量的增多，为了顺利开展社保档案管理工作，对社保档案管理专业人员的需求也必然随之增加。但就目前情况而言，我国社保档案管理专业性人才相当缺乏，一方面缺乏档案管理性人才，目前很多单位的社保管理很混乱，管理工作很分散；另一方面缺乏档案管理技术性人才。随着信息社会的发展，部分单位添置了档案办公软件设备，但是因为管理人员技术的缺乏，在良好硬件设备条件下也无法实现“人机合一”，发挥更大的效能，尽管大部分社保机构还在使用传统的人工操作方式进行档案管理，但就传统管理方式而言，管理人员的业务能力也远远跟不上社保事业发展的需求[3]。2.4社保档案管理制度不健全。社保档案管理制度不健全的主要原因就是社保档案管理机制混乱。正如上文所述，社保工作的开展会关系到多方面内容，所以目前社保档案管理工作中就容易出现多头管理的现象，随之而来的就是各部门出现了不同的方法和标准，导致整个社保档案管理制度和办法无法统一，管理制度无法健全。其主要表现在以下两个方面，第一，社保档案管理标准缺乏统一性，全国各地的社保档案管理标准虽大致相同，但是在档案管理方式、档案整合范围以及档案交接方面一直存在着很大的差距。第二，社保档案管理的保管、借阅制度不完整，在归档文件这一工作环节中缺乏时效性和完整性，在档案借阅的过程中出现了逾期归还、文件损坏甚至文件丢失等情况，没有健全的社保档案管理制度对其进行规范，导致将社保档案作为数据支撑的作用大大降低。

3改进社保档案管理工作的建议

3.1对社保档案管理实行信息化处理，建立统一的社保档案管理中心。为了保持社保档案的连贯性，在社保档案管理的具体过程中，需要及时地补充相关文件和材料，并对档案进行重新整合；与此同时，为了保证社保档案管理具有衔接性，社保档案要随着档案管理人员的流动进行资源共享和传递。因此在对社保档案管理工作实行信息化处理的过程中，为了保证社保档案资源的共享和传递顺利进行，首先要在社保单位和各大企事业单位之间建立统一的数据接口，这样不仅能让社保档案文件查阅、审查等工作变得更加方便，还能减低由于重复输入数据而产生的资源浪费情况。由此不难看出，建立统一的社保档案管理中心的重要性，通过统一的管理中心一方面能够解决传统的管理分散、多头管理问题，实现社保档案的集中管理，另一方面避免了重复档案管理产生的资金和人力的浪费[4]。3.2提高对社保档案管理工作的重视度。提高对社保档案管理工作的重视度要从两个方面入手：第一是加强社保档案管理决策人员和管理层对社保档案管理工作重要性的认识，为了避免管理工作的混乱，可以成立档案管理小组，对整个档案管理工作进行统筹安排，与此同时，把社保档案管理工作列入相关人员的绩效考核中，以此来凸显社保档案管理工作在整个社保体系中的重要地位。第二，从社保档案管理人员入手，提高其对档案管理工作的重视，主要的方式还是通过加强他们对档案管理工作和构建和谐社会关系的认识，使其明白他们的工作关系着人民生活的稳定性，从而在日常的工作中端正态度，表现出积极性，提高社保档案管理的工作水平。3.3注重培养专业的社保档案管理人才。社保制度的实行，档案管理原则的体现，档案资料的信息化处理，这些都需要专业的档案管理人才来执行。解决缺乏社保档案管理专业人才的方法就是对工作人员进行定期的专题培训，提升他们的业务能力。此外，还可以通过高校联合培养社保专业与档案专业相结合的人才，尽可能用最高效的方法填补社保单位档案管理专业人才的空缺，这样不仅有利于社保档案管理的科学化发展，还能为更好地发展社保事业起到一定的积极作用。3.4健全社保档案管理标准和管理制度。由于全国各地经济发展水平和当地社会文化的较大差异，各地的社保档案管理标准必然有着很大的差异性，但就社保工作的常规性业务而言，实现统一性标准还是具有可行性的，统一的标准能够为档案的流动交接工作提供良好的制度支持。其次，在健全社保档案具体管理制度方面，要根据实际工作情况，对档案资料的收集、鉴定、归档、借阅、销毁等业务流程制定明确的规定，保障社保档案的科学性和社会性。

4结束语

综上所述，社保档案管理工作是社保体系中的重要组成部分，高效的社保工作又是构建和谐社会的因素之一。长久以来，我国的社保档案管理工作一直有条不紊地进行着，虽然有诸多的问题出现，但是我们只要一一对其分析和研究，采取针对性的措施进行完善和改进，我国社保档案的管理工作必然朝着科学化、规范化的方向发展下去。

作者:阿满古丽•库尔班 单位:新疆维吾尔自治区维吾尔医医院

参考文献：

[1]刘娟.强化社保档案管理的科学化现代化刍议[J].山东档案，2017（02）：36-37.

[2]项连平.基于数字化管理的架构来探讨社保档案的管理[J].办公室业务，2016（24）：133.

[3]方芳.浅析社保档案管理制度的建立与完善思路构建[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——决策理论与方法研究学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院，2016：1.