离退休工作档案管理问题及对策

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我国社会发展迅速，离退休人员管理工作成为一个重要问题，与此相关的事业单位离退休人员的档案管理问题也日益突出。离退休人员档案管理是整个档案体系中的重要组成部分，目前，我国离退休人员档案的建立与管理存在很多问题。档案管理方式受网络化信息的影响，也在不断发生变化。传统的档案管理效率低、管理成本大、差错率高，不利于档案管理的规模化发展，档案管理信息化工作面临着不少挑战，离退体人员档案管理情况复杂，还有很多问题亟待解决。本文对社会化管理形势下离退休人员的档案管理工作进行探讨，就离退休人员档案的建立与管理工作提出有效措施，以解决档案管理难题，建立完善的离退休人员档案管理体系。

1离退休工作档案管理存在的问题

1.1传统纸质档案存在弊端

离退休人员档案管理比较复杂，其中很多档案都是传统纸质档案。纸质档案实质上是对档案载体的保护，但对档案工作环境要求比较高，档案材料容易受外界环境的影响，在长期的保存过程中容易发生变质问题。纸质档案保存过程存在缺陷，管理成本比较高，而离退休人员档案管理具有信息量大、信息化成本高等特殊性，这给离退休人员的档案管理带来了很大困扰。

1.2基础设施薄弱，档案材料缺失

档案设备差、保管条件差，导致离退休人员档案材料欠缺。社会保障部门调查数据显示，离退休人员档案管理基础设施建设不足，达不到现代档案建设管理要求。工作环境非常简陋，甚至缺少存放档案资料的库房，档案资料散放在办公室，没有采取有效的措施防火、防水，档案资料容易毁损，容易发生资料残缺不全的问题。退休后增加养老保险金的情况没有同步完善，给查询与检索增加了难度。另外，一些破产企业的离退休人员人事档案无专人保管，社区管理由于档案数量少，很难形成整体规模，没有档案的“八防”措施和安全保证。

1.3社会化管理制度不健全

在管理实践中，缺乏科学有效的管理机制，没有相应的管理制度保障离退休人员的合法权益。很多离退休人员的工作档案仍由原单位管理，但只是形式上的移交，未能及时将参保资料和退休档案交给社保机构管理。由于地区之间存在差异性，有些不发达地区并没有实质的管理服务内容，导致离退休人员档案出现多头管理问题，没有发挥保障作用，不利于准确把握信息。

1.4工作人员业务素质有待提高

目前，离退休人员档案管理工作处于被动应付的局面，工作人员素质不高，对档案管理的重要性认识也不足。一些社区档案管理人员没有经过专业培训，仍沿用最原始的手工管理方式，管理人员的重视度低，对于离退休人员的档案管理工作比较懈怠，档案管理队伍不稳定，很难满足离退休人员档案建设需要。

2解决离退休档案管理问题的对策

第一，加强档案管理信息化建设。信息管理系统为离退休人员档案管理提供了有效的措施和手段，应大力开展档案管理信息化建设，进一步节省成本、提高效率。电子档案有着广阔的发展前景，应不断完善、优化、修复、保护传统档案，确保档案信息的安全。在纸质档案的保护过程中，应重视档案信息的完整性。电子档案管理降低了人力成本，依赖软件技术，实现了对纸质档案管理的真实模拟，应完善信息系统，增加功能设计，提升档案管理技术水平。应正确处理离退休人员纸质档案和电子档案的关系，电子档案可为纸质档案的管理提供支持和借鉴，纸质档案能够弥补电子档案管理中的不足，有效保证离退休人员档案的安全性和客观真实性。第二，加强基础设施建设，建立专业的管理机构，安排专人负责，实现现代化管理。大力加强档案管理的基础设施建设，加大对档案管理系统的资金投入，解决基本的经费问题。财政部门应积极配合，给予资金支持，协调事业单位发展，开发多种多渠道筹措资金，从根本完善档案工作的基础设施建设。充分利用社会保险机构的资源优势，建立事业单位退休人员档案管理中心，加强对离退休人员档案信息的管理。将分散的离退休人员档案资料统一集中管理，按现代化的管理标准建立库房，强化档案入库管理，安排专人负责，配备基本的档案管理设备和温度控制器。充分利用信息技术，将离退休人员的个人信息输入电脑，提升查询和管理效率，确保管理系统中的信息真实、有效。构建标准的、现代化的离退休人员档案管理系统，为离退休人员社会化管理提供绿色通道。第三，完善离退休人员档案管理制度，采取保障措施，建立健全管理机制。行政部门应加大监管力度，加强对离退休人员工作档案的管理。一套完整的管理机制对档案工作有着重要的保障作用，应坚持依法治档，完善各项规章制度，明确管理职责，严格维护工作的规范性和严肃性。各部门应相互配合，规范退休人员档案移交工作，建立健全的管理机制。第四，全面提升人员素质，建立专业的离退休人员档案管理队伍。应面向社会公开招聘档案管理人员，从系统内选聘责任心强、水平高的专业人才，加强对管理人员的培训，从工作水平和服务意识两方面入手，做好岗前培训工作，全方位提升档案管理工作的服务能力。

3结语

事业单位离退休人员档案管理工作是社会化管理工作的基础，我们应重视对离退休人员基本生活权益的保障，加快完善事业单位离退休人员的档案管理工作，依法保障离退休人员的合法权益，努力构建退休人员社会化管理服务平台，建立健全管理机制，突出以人为本的工作理念，加强管理工作的法制建设。我们应认识到档案管理是一个复杂的过程，要发挥档案信息资源的作用，实现服务社会化管理，就要合理调整、平衡电子档案与纸质档案的关系，推进电子档案的发展，实现事业单位与社区之间的资源共享，提高档案管理和检索的效率、水平，促进档案管理工作的发展，更好地服务于离退休老年人，为和谐社会的发展贡献力量。

作者:张松令 单位:黑龙江省大庆市龙凤区离退休职工管理办公室

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