浅谈档案管理质量提升

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摘要：无论是机关单位还是私人企业，档案的管理工作都是企业信息记录和获取相关决策依据的关键工作。随着档案的重要性逐渐被人们所重视和了解，企业都想方设法的运用先进的管理方法不断完善档案管理的规章制度，借此来提高企业的档案管理质量水平。档案记载的信息资料全面而富含价值，领导的决策和管理层的重要规划设计，都需要对业务事项和以往经验进行回顾和总结，因此档案管理工作需要进一步的优化和完善。

关键词：机关单位；档案管理；优化；完善

档案管理是一种基础性工作，其关键意义在于能够承载企业和单位发展各项规划和设计任务，提供真实可靠、全面细致的信息资料。由于管理层的高度重视，决策也需要来自档案信息管理方面的重要支持，档案就拥有了一定的权威性，能够为人们所注重，对其重要性愈加的了解和关注。笔者根据自己在档案管理岗位上得到的一些工作经验，从几个方面论述一下提高和优化档案管理的具体措施，希望能与更多的档案管理工作人员分享成功的经验。

1传统档案使用方式和管理思想的转变

档案的实用性在传统的思想概念里是存在质疑和不解的，很多企业和单位只是把档案信息整理后，分门别类的保管在档案柜里，管理人员也是在定期的检查和打扫中才会翻动一下过往的档案，档案的实用性几乎被人们遗忘，其真实大量的历史数据资料和丰富的发展过程中的经验教训无一例外的被束之高阁，企业和单位的工作得不到综合全面的分析和整合，缺少了稳健可靠的环节，在处理众多事物时没有借鉴丰富、宝贵的经验，导致很多事务进展缓慢，工作效率低下。如今档案管理的改革被提上日程，企业和单位的管理决策的讨论材料和依据更多的取材于档案，对于档案的管理思想也逐渐发生了根本性的变化，档案不再是尘封在档案柜里的历史资料，而是提供经验的实用性资源，很多企业和单位都将档案当作是宝贵的信息来源，积极的搜集、整理和储备。相应档案管理工作也被激发带动，形成规范化的管理机制，作为档案管理人员也要掌握分析材料信息，整合信息的能力，管理人员的积极的工作态度不可同日而语。

2加大档案管理改革开放程度，拓宽档案作用范围

档案管理在服务上应由封闭型向开放型转变，尤其要清晰地意识到新时期档案工作的覆盖面会更宽、受众更广，体现出更强的社会性、全民性和公益性。一是档案利用不再局限于工作查考和学术研究，越来越多的普通公民为掌握信息或维护自身合法权益走进档案馆、登录互联网。这就要求尽快建立覆盖广大人民群众的档案资源体系。二是档案事业只有走出神秘象牙塔，联系于社会、根植于大众、服务于现实，才能有广阔的发展空间。这就要求改变目前档案资料“锁在深闺人不识”的状况，积极履行政府信息公开职责，通过规范有序地公开档案目录、卷宗，举办陈列展览等有效形式，使社会各界与人民群众更多地了解、利用档案资源。三是要优化档案服务措施，方便人们查阅利用。这就要求做好与群众关系密切的民生档案以及社会文化档案等工作，及时公开有关信息，使档案工作更加贴近群众、便民利民。四是要改进服务方式，探索发展诸如信息导航服务、增值服务、推送服务等以用户为中心的档案服务新模式。

3注重档案管理人员的素质和形象

档案管理工作枯燥、繁琐，因此在大多数人的认知中，档案管理工作不仅负担重，且没有前途。特别是在一些公立机关单位中，档案管理工作者晋升空间则不大，且晋升难度相对较高。因此很多机关单位档案管理人员都多半为实习人员，或者临时聘用人员，在编制内的正式职工则相对较少。正因如此，当前大多数机关单位档案管理人员都存在学历低、工作经验少、专业技能欠缺等问题，所以机关单位档案管理的优化还需进一步提高管理人员专业技能和综合素质。基于此，一是机关单位要重视对现有档案管理人员专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的针对性，结合管理人员自身实际情况制定专业性强、针对性强以及可行度高的培训计划。二是结合员工结构情况，为档案管理人员创设继续教育条件，不仅要重视提高其专业知识水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。三是引入具有信息化技术知识背景的档案管理人员，提高机关事业单位档案管理人员政策待遇、生活待遇，优化档案工作环境，全面提高管理人员综合素质。四是作为档案管理工作者，其新形象就是知识领域工作者的高修养、高情操以及档案服务部门应有的气质与风范。五是为满足档案发展的需求，档案管理工作者必须拓宽自身的知识面，以时不我待的精神学习新的技能，掌握相关领域知识，不断创新管理理念，从具体的管理、服务和制度等多个方面去努力，以期适应档案学科最新的发展动态。

4倡导新技术和新机制融入档案管理工作

以往机关事业单位档案多为纸制档案，在管理上也通常都是采用手动管理，不仅需要占据大量空间位置，档案还极易受潮、损坏，不利于的保存和二次利用，使得机关事业单位档案管理工作质量和效率始终难以提升，因此机关事业单位必须加强档案管理的现代化建设。一是提高档案管理的信息化程度，借助先进科技方法建立电子档案，利用视频、文字、条码及射频技术对机关单位档案进行备份。二是创新机关事业单位档案管理技术优点是方便、辩解，不仅能够借助服务器直接进行档案收集、归类、储存，且档案不易受环境影响，更利于档案的保存。三是借助信息技术进行档案管理还有利于档案的二次利用，为档案利用者提供更优质服务。四是借助现代科技手段可以进行档案建档、识别、输入、输出、存储及档案总结分析等，让档案管理人员从传统繁琐档案工作中解脱出来，大大提高档案管理工作效率，从而腾出更多时间为单位、甚至为社会提供优质高效的服务，真正使档案信息资源共享工作落在实处。

5结论

机关事业单位档案管理是一项长期的、任重而道远的工作，单位领导，尤其是单位具体分管领导必须高度重视，切实认识到档案管理对单位发展的重要意义，积极引导档案管理人员树立工作信心，摆正位置，全身心做好岗位工作，同时要有的放矢组织协调相关部门、档案工作者适时对档案管理的方法进行优化更新，保证档案管理工作的健康开展，促使档案信息资源充分发挥出应有作用，进而促进单位各项工作的全面发展。

作者:丁雪飞 单位:黑龙江省航道局

参考文献

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[2]袁淑仪.对新形势下机关档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2016（9）：70-71.

[3]潘影.机关档案管理工作中存在的问题及对策探究[J].黑龙江档案，2016（3）：101.