城市规划档案管理工作分析

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摘要：通过对项目生命周期理论的分析，结合近年来规划院档案管理工作的实践情况，指出城市规划档案管理工作的发展阶段特征。以规划院城市规划档案业务管理流程为例，以协同办公系统主线，探讨了基于流程化档案管理信息系统集成的特征与方法。

关键词：档案服务；城市规划；项目生命周期理论

一个城市规划项目从立项到完成所经过的各个阶段，由于项目的侧重点发生改变，对应的档案管理工作也会发生变化。基于项目生命周期理论，城市规划项目可以分为四个阶段，分别是立项期、启动期、成熟期以及完成期，如何在不同阶段，准确、高效地做好档案管理工作，客观地记录项目编制过程的真实情况，更好地服务后续其他规划项目，具有重要的意义。基于项目生命周期理论的城市规划档案的信息化管理是未来主流的管理模式。本文以增城市城市规划设计室（以下简称设计院）的协同办公系统为例，开展协同办公系统的项目管理模块在实际工作中运行情况进行分析。

一、城市规划档案管理工作的三个发展阶段特征

随着城市规划档案管理工作制度的日趋完善，对档案的准确化、规范化、信息化、精细化、安全化的要求更加明晰，城市规划管理工作大致可以分为三个发展阶段。第一阶段，以项目结题、归档为导向。档案管理主要工作是收集规划最终成果，包括纸质成果和最终电子文档。管理流程简单，只需按年份、按类型归档即可，多数设计院在初期发展时期都采用这一模式。设计师根据新的项目需求，自行搜索设计院的档案库，新招聘员工也可以在档案室迅速了解、学习设计院已经完成的规划成果。第二阶段，以项目回溯为导向。在第一阶段收集最终成果的基础上，加强项目立项和项目编制中间成果的收集归档。项目立项包括项目建议书、项目招标文件、项目投标文件、项目开题报告等等项目在立项期主要资料。中间成果则包括了初步成果、中期成果、审查意见等项目在启动期、成熟期的主要资料。随着设计院规模变大，业务量上升，对档案管理的要求更加规范化，档案管理工作在项目立项期就已经开始介入，跟踪管理项目编制全过程。第三阶段，以项目流程、品牌延伸为导向。随着信息化技术手段的不断完善，档案管理可以做得更加精细化，由最初的成果管理转变为全流程的管理，最终成果也不再是档案管理的最后一个步骤，评奖材料、成果的可视化宣传展示等后续品牌管理成为新的任务。这一阶段，档案管理的内容包括项目立项、基础资料（包括案例资料）、工作日志、最终成果、评奖材料、科研论文、成果展示等方面，全面覆盖项目生命周期所涉及的四个时期。其中，新增的工作日志取代以往中间成果，通过时间流的方式，利用移动平台的新一代互联网信息技术，详细记录项目编制过程与甲方的交流过程，记录每一个重要节点对方案提出的修改意见，输出方案的时间节点，甚至是项目收款信息都可以纳入工作日志中。工作日志模块的出现，不仅解决了档案管理中信息丢失的问题，也为工程师的工作交接产图1城市规划档案管理工作的三个发展阶段生积极作用，让工程师快速了解项目的全过程。评奖材料、科研论文、成果展示三个模块主要针对项目的品牌管理，打破以往项目管理的最终目标是一份份厚厚的纸质文档，而是将报奖材料、科研论文、可视化成果宣传展示作品纳入城市规划方案档案管理的范畴。

二、协同办公系统的项目管理模块设计

设计院的协同办公系统中集成了项目管理模块。项目管理模块是基于项目生命周期四个时期来进行设计的，由工程师和档案管理人员同步操作，将档案管理融入项目的全过程。项目管理模块包括了指定参与人、办案、项目完成、退件、一览、统计六个子功能。其中，办案子功能模块是档案管理人员与设计人员协同完成档案管理工作的主要模块。办案模块包括了项目信息、项目参与人、项目工作日志、项目文档、付款方式等五个功能。以《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目档案管理为例，项目信息的字段包括了：项目编号、项目年份、历史编号、项目名称、保密日期、项目来源、项目类型、合作项目、委托单位、承接单位、地址、项目合同、项目规模、项目负责人等信息。项目信息的每一个字段都可以作为档案检索字段。档案管理员在项目启动期主要完成该子模块的信息内容。《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目工作日志，详细记录了该项目工作每个节点所面临的问题和完成工作，项目工作日志的文字内容可以实现超链接，直接链接到文字内容所提及相关规范文件、基础资料、阶段成果等，从根本上实现了档案管理工作由结果管理转变为流程管理。

三、目前协同办公系统存在的主要问题

（一）项目后期延续、品牌管理等环节缺失。设计院的城市规划档案管理在协同办公系统的支持下，基本实现信息化管理，也较好地实现了从项目立项到最终成果的流程管理。但是，对于品牌延伸等方面的系统集成还处于空白，需要单独的模块或者其他媒介来支撑。（二）项目文档储存方式单一。项目文档资料的上传格式是以单一文件为主，不能直接用设计院服务器的项目文件夹。常规性的城市规划成果由多个文件组成，如果不采取压缩包的形式无法完成上传。但是，采取了压缩包的形式，又不便于快速浏览。（三）资料收集不全。协同办公系统的项目管理模块需要工程师和档案管理的密切配合才能达到较好的效果。但是，常规的设计院工程师的数量远远超过档案管理人员，一对多的形式，往往产生资料的缺失，加大了档案管理人员的工作强度。未来项目档案智能化管理将成为主要趋势，根据设计院的实际模式建立企业级信息档案库，可以对电子档案（各类格式）、纸介质档案或其他形式（音像、多媒体等）档案资料进行收集、管理、存储、借阅、检索与管理。系统中内嵌功能强大的文件浏览器，对大多数格式文件可以浏览及下载，并可与其他子系统（综合办公、市场经营管理系统、项目管理系统、协同设计平台等）进行无缝集成。档案管理系统严格遵循国家制定的档案标准和有关档案工作的行业标准、规章制度以及传统的档案管理模式；实现项目自动归档，将项目管理、协同设计、图纸收集等系统中的数据与图文档系统自动对应、关联，达到文档自动收集功能；系统提供分类模版、可根据案卷和档案信息自动创建分类目录；系统提供按照编目结构或者标准规范文件两种方式进行查询；所有查询支持多条件组合模糊查询。工程师可按照标准类别、专业或标准规范名称查询，点击后将会出现全文或目录。打开的标准规范只是可读文件，须经审批后方可打印或下载；与设计院的项目地图集成，项目查询结果在地图内显示，同时可以显示同一地域的其他项目。点击项目可查看项目相关的经济指标、图纸、效果图等。综上所述，实现档案管理的智能化、信息化、精细化、安全化，才能真正实现跨越式发展。

作者:黄美琪 钟晔 单位:增城市城市规划设计室