高校档案管理工作存在的问题与对策

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【摘要】高校档案是对高校教学质量以管理水平进行衡量的一个重要标志，其对高校的发展有着极为重要的作用。然而就现阶段看来，我国高校档案管理工作中仍存在不少问题，制约着档案管理工作质量的提高。为此，本文将对当前我国高校档案管理中主要存在的问题进行分析，并探讨其改善对策，以供参考。

【关键词】高校；档案管理；存在问题；对策思考

一、前言

高校的档案是高校发展历程的物质载体，在大多数情况下，高校的教学、科研以及管理都会在高校档案中有所记载，这对于高校今后的发展具有极为重要的作用，所以对于这类档案的完整性和安全性也是极为重要的。对此，下文在基于笔者工作实践基础上，重点围绕于高校档案管理中存在的问题及其对策展开探究，力图为做好此项工作贡献自己绵薄之力。

二、档案管理中存在的问题

（一）档案管理工作得不到重视。很多高校对于档案管理都缺乏一定的重视，认为档案管理就是一个走流程的过程，对于用于保存档案的地点也是没有任何的保密措施，甚至有的连基本的铁门都未曾安装。其次是用于保存档案的工具相对落后或者保密性不足。纸质版的档案通常会由于年份原因或多或少都会有遗失甚至是错漏，电子版大多也会因为管理不当而遗失或者泄露。（二）档案管理人员的专业不足。由于很多领导对于档案管理的重视不足，所以相对的，在人员的招收上也是一个随意的过程，往往这种情况就很容易造成档案的安放错乱，导致很多人员的档案没有得到及时的清理，也有很多人员的档案的填写不够完整规范，造成大量虚假伪造的信息。很多档案管理的人员一般而言都相对轻松，造成了他们自身很容易疏忽大意，又因为绝大多数情况下，没有一个相对严格的管理，所以档案的信息泄露也是极为容易。（三）档案收集的不齐全。很多时候高校的领导者都对档案不太关注，所以导致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虚假信息，缺乏一个系统的收集程序和一套完整的执行标准。这也导致很多档案在收集这些信息的时候会出现错漏，很多信息都收集的不齐全，不够细致，甚至会出现一堆过期信息，导致在人才的选拔方面后知后觉。（四）档案部门管理疏松。因为职业的特殊性，很多情况下，对于这部分人都没有一个严格的管理程序，导致很大程度上，档案的严密性，完整性，系统性都缺乏一个重要保障。对于高校来说，档案的安全性要远远高于普通企业，但是这类单位在很大程度上对于档案的保护却要普遍低于普通企业。很多高校聘用的档案管理人员在一定的程度上缺乏很大的积极性。这也直接导致档案信息存在有很大的误差，不能及时地对一些手续不全的材料退回相关部门进行补办，也对档案信息的采集工作有很大干扰，造成信息滞纳，让人们往往在这方面耗费大量的时间去录入信息。（五）档案的现代化、信息化不足。由于很多高校自身的局限性，大多高校的档案管理相对还是很落后，甚至有的高校只是采用简单的A4纸进行保存，这样不单对档案的严密性不足还很容易造成无用信息堆栈，重要信息遗漏，对于档案的存放问题也造成极大的困扰，这就需科学和信息化的存储了，可是即使有的高校有条件购买设备也没有相应的技术人员进行操作，导致工作效率的低下，也导致档案信息时效性严重不足。

三、高校档案管理的对策及思考

（一）加强对于档案管理的重视程度。提高对于档案的管理，对于档案的保存加大安保力度，对于存放档案的地方要保持整洁，统一，对于档案的严密性一定要多加防范，存放档案的地方也要有多重防护。做好防水、防尘、防火、防盗措施。由于时代高速的发展，使得档案信息更新也不断加快，如何准确的保存档案对于高校来说是一个巨大的挑战。（二）严格挑选档案管理人员。档案是人才一个很隐私很重要的信息，这些档案的妥善存放和严密性对人才来说都是一个很重要的保障，所以对于管理人员档案的员工也要进行培训，加强他们的防护意识。要求他们进行信息采集的时候能够认真、细致，将各种信息都能准确地录入。要求必要时采取一定的制度，严惩那些不太重视的人员。（三）全面完善档案收集。建立一个完善的档案管理体系，将档案资料收集作为一个很重要的流程，让档案部门加强这方面的认识，对于每一个收集的资料都要有一定的责任感，对于档案的存放也要有一定的秩序，让档案管理变得全面，客观，动态性，对档案的不同功能进行归类，加强档案信息的权威性、时效性、准确性、真实性。只有完善的管理体系才能规范档案员工的行为，从而达到最大的工作效益。（四）加强档案方面的管理。建立档案与员工的交流通道，这使档案能够得到及时的更新以及能够剔除一部分无用的档案，使得档案管理起来能够有序高效，也使得资料更加真实有效。（五）实现档案建的现代化和信息化。想要合理利用档案，最大限度的发挥这个资源库的作用，就必须要进行一个现代化的建设，将档案通过高科技进行一个整合，不单只可以加强档案的安全性和完整性，更加能极大的延长档案的存放时间。充分的利用网路对于档案信息的处理是相当必要的，加上部门的配合，技术人员的积极工作，就能不断地提高工作效率，也能在有需要的时候准确、及时地传输档案信息，加强档案信息的时效性各高校在大力开发档案目录数据库的同时，要加强对馆藏开放档案的全文扫描工作，依据破损、老化、利用频繁档案优先扫描的原则进行，并将其放在档案馆网站上加以利用，实行网上全文检索。各高校要建立全校性的统一数据平台，有效地解决档案管理系统与其他各部门管理系统互不兼容的问题，消除信息孤岛，实现校内档案信息资源的共享和电子档案的同步归档。

四、结束语

总而言之，高校档案管理质量与高校发展息息相关，尤其是在高校不断改革的今天，档案在高校各项工作中的作用越来越明显，所以，高校师生应当要对档案管理工作予以充分重视，正视管理中存在的问题，并采取有效的对策进行改进与优化，以有效提高高校档案管理水平。

作者:金爱新 单位:长春工程学院档案馆

【参考文献】

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