电大档案管理存在问题及对策

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一、基层电大档案管理工作中存在的问题

（一）在思想上缺乏对档案管理工作的重视。近些年来，基层电大的档案管理人员包括部分学校领导对档案工作的认识都存在这样一些错误认识：所谓的档案工作就是将相关材料进行登记、保管的琐碎工作，不具有技术性和科学性，相对于教学、教务管理等工作来讲，只是一项简单的不能再简单的工作，档案管理工作既不能给电大创造经济效益，也不能带来社会效益。只要“看好摊”，不弄丢材料，不造成内容泄密，能查档就行了。不重视档案工作的思想充分体现了一部分人对档案工作缺乏了解，加上基层电大的领导对这项工作也是很少督促，致使档案工作已无法适应现在的管理需求。（二）档案资料收集、整理、移交工作不规范。基层电大工作业务多，许多部门、班主任在工作中往往只重视业务质量，文书档案资料的归档、存档意识不强。比如大多数班主任对带班资料、教学管理资料不够重视，不愿意归档，当多年后因学生学历认证时却难以找到相关佐证资料。年终档案工作人员整理文书档案时，常常出现资料、文件的附件找不到的情况，导致该份文件无法归档。（三）档案借阅制度落实不严格。档案室虽然制定了查借阅、移交等多项制度，但这些管理制度并没能严格执行，在违反制度造成档案资料丢失时不能及时追究责任。还有，档案借阅管理制度的执行不够严格，致使有些借出档案不能在规定期限内归还；借阅人和借阅档案资料信息填写不详细，遗失档案后不能及时追查档案，甚至没有任何信息能证明材料、档案的去向；更为严重的是，出现私下转借、无借阅手续等现象。（四）档案管理队伍综合素质不高，档案管理水平低下，档案管理手段相对落后。基层电大大部分档案管理人员人员没有经过专业的档案管理培训或学习，对档案工作的重要性、管理档案要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不是很精通，各种档案收集、整理的意识淡薄。而且，大多数基层电大的档案人员身兼数职，对档案管理工作精力投入有限，在日常的档案管理工作中，常常是只将材料放入档案盒，没能及时整理归档，从而严重影响了基层电大的档案管理水平。（五）档案室相关设施不齐全、不配套，导致档案保存存在诸多问题。个别基层电大没有固定的档案室，有的电大有档案室，但档案室基本上都设置在偏僻或者是闲置多年的房间，房间面积小、潮湿等不利条件会引起档案材料霉变、虫蛀，直接影响档案的美观整洁及完整。（六）档案管理现代化水平不高。随着计算机以及多媒体信息技术的发展，档案管理的手段和方式发生了改天换地的变化，从以往的全是纸质档案，逐渐向朝电子档案、纸质档案共同存在的方向发展，有些基层电大在档案管理的现代化方面的工作仍然不能赶上时代要求，没有购买、引进档案管理中必须使用的现代化的管理软件，这种现状严重阻碍了档案工作的创新与发展。

二、基层电大档案管理工作的对策

（一）基层电大要提高档案管理人员素质。档案管理的优或劣，往往取决于档案管理工作人员的素质和业务水平。身为档案管理人员，不仅要熟悉、掌握档案工作的相关环节和基本要求，更要努力掌握档案管理的原则和方法，提高工作效率，要通过岗位培训和专业学习，熟练掌握档案管理的基本知识和专业技巧，多学习档案管理理论，通过实践来提升档案管理水平。基层电大档案管理人员要积极探索与电大实际相结合的档案管理手段和模式，让档案工作适应学校、学生、社会的要求，为开放教育的进一步发展做好服务。（二）基层电大要健全档案管理的相关制度。档案的管理工作繁琐而且涉及学生、老师的切身利益，如果工作不规范、不严谨将导致非常严重的后果。因此，必须建立相关的制度来保证各项工作的完成。建立、健全档案管理制度必须满足以下要求：第一，所建立的规章制度要与电大的实际相结合。第二，制度的操作性必须强。制度的建立应该实用、简便容易操作，从而可以更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，制定制度应体现多面性。建立的制度不仅能约束领导又能规范一般职工。第四，建立的制度在执行时必须严肃。既然是制度、规章，就必须要求档案管理人员、领导、教师、学生严格遵守，在规章制度的执行过程中，要做到有错必纠、有错必罚，要充分体现制度的严肃性。（三）要采用现代化管理手段来进行基层电大的档案管理工作。利用计算机、多媒体进行档案管理是当今档案管理的一大趋势，要尽可能地运用计算机、多媒体等新手段，逐步提升基层电大的档案管理质量和水平，从而实现档案信息化管理。（四）要强化基层电大管理人员的服务意识、责任意识。基层电大档案管理人员在工作中必须要树立档案工作就是服务工作的观念。要把增强服务意识作为工作的出发点和动力。要明确服务对象，端正服务态度，树立创新意识,提高服务质量。（五）基层电大要不断加强档案管理队伍的建设。一是要不定期开展档案管理知识的学习、培训，努力提高基层电大档案管理人员的业务能力和专业水平，档案管理的工作人员本身要不断学习，以此来提高自身素质；二是要培养基层电大档案管理人员的爱岗敬业精神。通过国家法律法规政策的学习，使档案管理人员具有高度的责任心、严明的政治纪律,以及爱岗敬业、乐于奉献的精神，在做好档案收集和保管工作的同时，为老师、学生提供最优质的、最方便的档案服务；三是要充实档案管理工作队伍。除档案室配足专职人员外，各业务科室也要选配一名兼职档案人员，定期搞好资料的收集、整理、归档、移送工作。

在新的时代背景下，基层电大应当客观的认识到档案管理工作中所存在的问题，从而紧跟时代的发展潮流，积极探索解决档案管理工作中存在问题的策略，不断建立健全档案管理制度，为档案管理工作的开展配备相应的现代化设备，并加强档案管理人才队伍建设，进而促使档案管理的规范化发展，提升档案管理水平，提高档案管理人员的综合素质，最终实现档案管理工作的有序开展。

作者:刘玉华 单位:辽宁广播电视大学东港学院

【参考文献】

[1]李多;市场经济下的信用档案及其管理和利用[D];安徽大学;2005年

[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）