文书与档案管理工作一体化思考

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摘要：一直以来，文书和档案管理工作属于两个独立的工作单位，如何提高文书和档案管理工作的工作效率，关键就在于能不能实现文书和档案管理工作的一体化。随着《归档文件整理规则》的颁发，文书和档案管理工作一体化的可行性和实效性已被证明，符合新形势的要求，提升了文书与档案管理的工作水平。

关键词：文书；档案管理；一体化

文书和档案工作存在的原因是因为它能够为人们提供需要的资料。目前，文书和档案管理工作还不能够适应当今社会的需要，而且文书和档案管理工作是两个流程，各自为政，分而治之。因此，文书工作和档案管理工作必须做到一体化。所谓文书工作和档案管理工作的一体化，就是要把文书工作和档案管理工作整合在一起，二者互补互足，相互协调工作，实现统一管理，改变以往传统的工作方式。

一、文书工作、档案管理工作的概述

文书，作为一种历史信息的承载物，是社会发展的产物。在人类的沟通活动中，为了记录、沟通的需求，就用文字或者图像的方式在某些物体上作标记，于是就产生了文书。档案作为文书的产物，具有比文书更强的政治性、保密性。在历史上，文书和档案几乎是同时出现的。在我国古代，对文书工作和档案工作的称呼是没有区分的，在很长的一段时间里，文书和档案工作是密不可分的，由同一人员管理。例如在西周朝，文书是宰相处理，具体负责档案和文书工作的是史官和大士。到了唐宋时期，文书工作和档案工作才出现各自的部门，形成了不同的制度，才把文书工作和档案管理工作区分开，成为了两种不同的工作。档案工作的基础和前提是文书工作，文书工作的发展是档案工作，两者相互制约，相互联系。档案和文书是出自一源，形式和内容也相差无几，这就需要把档案工作和文书工作联系到一起，对工作人员相关要求的差异也较小，只是因为二者工作机构形成的时间不同，再加上工作时间差异，才产生了不同。

二、文书工作和档案管理工作一体化的可行性

当今社会正处于高速发展的阶段，在这个时候信息就显得极为重要，无论是管理还是决策，缺乏信息都不行。文书和档案作为信息的载体，文书记录的是当今的信息，档案记录的是过去的信息，将二者统一起来，变成一个整体，使其能更好地为人们提供服务。从古代到现代社会，文书工作和档案工作经历了分分合合，分分合合并不是一种简单的循环。“分”令二者形成了两个独立的工作系统，完善了各自的制度、工作内容，“合”不是简单的将两个系统加在一起，而是把两个系统合起来发挥出1+1>2的效果。经历过“分”，才能认清两个工作的区别，采取不同的管理方式；“合”使二者相互协调，取长补短，为二者的一体化奠定坚实的基础。

三、文书工作、档案管理在工作中存在的问题

（1）从当前实行文书档案工作一体化的单位来看，较为突出的就是人的问题。业务人员水平低，文书档案管理一体化思路不明确，为实现一体化管理制度增加了难度。（2）长期以来，文书工作和档案管理工作独立运行，各自发展，缺乏联系，束缚了二者的发展，难以适应现代化的管理需求。（3）思想观念障碍。文书工作和档案管理工作一体化没有取得理想的效果，办公室使用计算机现代化管理必然会影响现有的手工处理方式，工作人员已习惯手工处理文件的方式，想要去改变原来的工作习惯和工作方式，需要提前做好宣传工作，打好预防针。（4）纸张类型的文件规格不同，记事本、手册、便签和账簿，随着计算机、复印机等现代化设备的运用，纸张的大小不同，就出现了各种文件参差不齐的情况。文件书写纸张和复印纸的选择不注意，将会出现纸张老化、字迹模糊不清等问题，不利于档案的保存。（5）随着工作人员的流失，文件丢失的情况时有发生。文书工作在单位中，往往都是安排给兼职或者专职人员，工作人员身兼多职，人员流动量大，工作调动频繁，文件的丢失给后续的工作带来种种问题，文书与档案管理工作一体化是改变现有问题的有效途径。

四、对文书工作、档案管理工作的一些建议

（1）要端正工作态度，杜绝“事不关己高高挂起”的思想，互相帮助、相互配合、协调工作，把文书工作和档案工作融合在一起。只有做到这些，才能真正实现文书工作和档案管理工作的一体化，最大限度提升工作质量，减少工作失误。（2）树立认真负责，从我做起的工作态度，要明白档案工作的重要性质，记录无差别的历史，发挥出档案管理工作的价值。引入计算机技术和通讯技术，为文书档案一体化提供技术支撑，帮助文书书写人员和档案管理人员从传统的手工书写中解放出来，实现文书和档案管理工作的自动化。（3）合并文书机构和档案管理机构，使管理工作更加灵活、更具有科学性，减少不必要的时间浪费，方便查阅人查找文件，也为工作人员减少了工作流程，减少了重复的工作环节，保证文件质量，更好地做到文书工作和档案工作的标准化、规范化。（4）建立相应的管理制度，以保证文书与档案管理工作一体化的实施，书写纸张的选用，严格按照制度来书写、管理文件，确保所写文件的真实性，保证工作人员的专业性，避免滥竽充数，拉低单位实力。（5）统一领导，改变以往分散的人员管理制度，要做到两个机关单位相互协作，相互帮助，提供浓厚的工作氛围，统一管理，节省人力、物力、财力，通过文书与档案管理一体化的管理，监督文件产生的过程，统一两个单位之间的工作流程，取消在工作中重叠的工作环节，使二者成为文件工作中既独立又相辅相成的两个单位，协调合作，缺一不可，明确各个部门的职责。同时，要给某个部门全新的权力，确保每个工作环节都在控制中。工作人员要在工作中总结经验，跟上社会发展的脚步，不断提高自身的工作能力，将文书工作做到更好。

五、结语

任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。文书档案管理工作的一体化，是必然的趋势。做好文书工作和档案管理工作，需要每一个工作人员的不懈努力，为社会各界提供更好更全面的服务，满足当今社会的需求。

作者:蔡任萍 单位:福建省高速公路经营开发有限公司

参考文献：

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[3]黄静虹.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息,2013(1):101.