高校基建档案管理问题及对策

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摘要：高校基建档案是高校在基建工程建设过程中形成的重要档案资源，做好高校基建档案管理工作具有十分重要的意义。本文结合高校基建档案的特点，指出了当前高校基建档案管理工作中存在的问题，并提出了加强高校基建档案管理工作的对策。

关键词：高校基建档案；档案管理；问题；对策

随着我国社会经济的快速发展，我国的高等教育事业也取得了长足的发展，高等学校基建工程项目的建设也越来越多。在高校基建工程施工中，基建档案是对基建项目进行核查、审计、管理以及后期扩建、维修的重要依据，做好高校基建档案管理工作具有十分重要的作用。但是，当前高校基建档案管理工作中存在着许多问题，对其展开探讨十分必要。

一、高校基建档案管理工作的特点

在高校基建档案中因为具有多重化管理和多元化投资主体的特点，致使高校档案的管理工作具有社会性和复杂性的特点[1]。随着社会的不断发展，高校管理工作的不断进步，使其对高校基建档案的质量、档案信息的完整性和准确性有了更高的要求。基建档案管理工作只有不断地适应时展的需求，才能充分发挥高校基建档案管理工作的作用。基建档案主要包含影像资料、声像资料、纸质档案等形式，在基建过程中会连续不断地产生各种资料。因此，如何有效、准确、完整地采集、整理和移交基建资料是目前基建档案管理工作中面临的重要问题[2]。

二、高校基建档案管理工作中存在的问题

（一）单一的基建档案使用方式。目前，在大多数高校中，使用者都是通过上门借阅的方式使用基建档案，上门借阅的方式使基建档案得到了利用，但是因为长期、单一的使用原件，会使档案原件发生字迹不清、页面污渍等现象，严重的则导致档案破损，甚至会发生档案遗漏或丢失等问题，从而不能完好地保护基建档案。（二）整理档案不规范。基建档案管理工作的专业性很强，它要求基建档案管理人员具备专业的档案管理知识和相关的基建工作专业知识。而在实际的高校基建档案管理工作中，很多高校基建档案管理人员并非专业出身，大多只具备一种专业技能，并不能完全符合基建档案管理工作的要求，由此也影响了其管理工作，从而在管理过程中面临各种困难[3]。在整理基建档案资料时，因为施工方和监理方等单位会源源不断地连续提交各种资料，而管理人员由于专业管理知识的缺乏，严重影响了基建档案的质量。特别是在分类复杂的图纸时，经常会发生各种失误，使档案整理工作杂乱无章[4]。（三）书写档案不规范。在整个档案管理工作中，当然也包括在编制过程中的设计院、项目施工方、监理方，他们在档案编制过程中，因为不规范地书写档案资料，比如书写用笔的不规范，有需要手工书写的资料却打印，需要打印的资料却书写。因为笔墨不耐久，时间长了会发生字迹扩散或脱落等现象，而需要特殊强调的字体颜色却没有正确使用，以致影响了资料的准确性。不规范地书写档案不利于档案的保存。（四）记录档案信息不规范。基建档案包括很多的基本信息和资料，比如编制档案的日期、签字日期、印章、签名、设计方、施工方等，在记录档案的基本信息时，档案管理人员不仔细、疏忽大意地对待工作，会使得档案资料缺乏完整性。（五）档案资料收集难度大。因为基建档案具有完整性、专业性和成套性的特点，而且它形成的周期长、涉及的单位部门多，使得档案管理人员在收集档案资料时的难度增大。基建档案包括很多资料，既有基本的档案资料也有隐蔽的内部工程和地下管网资料等。很多基建工程大都隐藏在地下或墙体内，而隐蔽在地下、墙体内的资料，其收集的难度更大，也容易使管理人员在收集过程中出现遗漏或缺失。（六）单位部门间缺乏合作和沟通。因为高校档案管理工作人员缺乏专业的基建知识，使其不能主动地协助、指导和督导基建部门对于档案资料的收集和整理工作。而基建单位和部门因为自己的便利，不会主动提交基建档案资料，而是将其放置在自己的单位部门留己私用。各单位部门缺乏合作和沟通，使基建档案资料不能及时的收集、整理、移交。

三、提高高校基建档案管理工作的策略

（一）建立具体的基建档案系统。目前，大多数高校的基建档案管理系统都存在局限性，没有整体性和针对性的基建管理系统。笔者根据基建档案的管理特点，提出建立具体的基建档案管理系统，以方便管理人员的基建档案管理工作。因为基建档案资料非常多，而且涉及的范围很大，而管理人员又必须手工记录，增加了工作量和工作难度，降低了基建档案管理工作的效率。为了保证基建档案收集的完整性和齐全性、整理的便捷性和条理性，建立具体的基建档案管理系统，可以及时地记录档案资料、清晰地分类档案资料，实行分区管理档案，避免管理人员的重复性工作。具体的基建档案管理系统如图1所示。（二）建立相应的基建档案管理制度。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广，而很多档案资料需要重复使用和审批，致使在基建档案的收集过程中经常发生文件移交和文件借阅的问题。因此，需要建立相应的基建档案管理制度，规范文件移交和文件借阅等手续，实时掌控档案资料的完整性，防止发生档案遗漏、缺失等损失[5]。（三）设立专门的管理部门。基建档案管理工作涉及的单位部门广泛，必须得到校领导和基建处领导的支持，由具备专业档案管理知识和专业基建知识的工作人员进行基建档案管理工作，并设立专门的基建档案管理部门，严格操作档案的收集、整理、移交、保存等各环节。在基建档案管理部门必须配备专业的基建档案管理软件和硬件，对档案的收集、整理、移交、保存等各环节提供便利。（四）对档案实施分类模式。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广泛，容易导致在管理工作中发生失误。因此，要对基建档案实施分类模式，保证档案资料可以及时地收集和分类整理，以此提高基建档案管理工作的效率和质量。具体的档案分类模式如图2所示。基建档案的资料包括名称、编号、日期、批准部门、发文部门，对基建档案必须依照时间进行顺序排列，在编制基建档案时实施分册立卷、归类排序。由于在高校基建档案的移交环节，管理人员必须按照校档案馆和当地城建档案馆的移交要求进行不同的分类编制。因为必须将基建档案中的工程竣工档案移交给城建档案馆，而城建档案馆更注重的是基建工程项目竣工的资料；工程建设全套档案移交给校档案馆，而校档案馆更注重整个基建工程项目的全部资料。因此，在编制基建档案时，可以分为大型工程的分期分项模式和单体工程模式[6]。1.大型工程的分期分项模式图1基建档案管理系统大型的工程档案编制由设计院、施工方、监理方等单位进行，在编制过程中，以工程的总体规划为主线，以分期工程为索引、以分项工程为基点，对整个工程资料进行编制。以整个工程主体进行统筹规划，对每期每项工程进行档案编制，化繁为简。而具体的档案名称则根据每期、每项的名称进行编制。2.单体工程模式因为单体工程比较独立，资料比较清晰明确，只需要根据常规的流程收集和整理档案，在完成档案后移交相应的单位部门即可。而校档案馆常规的编制要求是使用学校规定的文件盒对档案进行分类分册按项目名称编号并保存。城建档案馆常规的编制要求是工程竣工结束四方验收后，由设计院、施工方、监理方等单位共同完成编制工作，按照图纸和文档进行分类分册保存。（五）对基建档案实施移交归档模式。在高校基建档案的移交过程中，档案必须移交到校档案馆和当地城建档案馆。高校基建档案包含工程竣工档案和工程建设全套档案，其中工程竣工档案移交当地城建档案馆，工程建设全套档案移交校档案馆。通常情况下，基建工程都会存在项目资金问题、项目难易问题、项目工程大小问题等，从项目立项审批到项目竣工使用的时间并不固定。因此，基建档案管理人员必须及时完整地收集、整理档案资料，最后将档案移交给相应的单位部门。而档案移交包括分期移交归档和集中移交归档两组模式[7]。1.分期移交归档模式因为大型的基建工程建设的时间长，需要分时间段进行建设，导致资料的收集和整理也需要分时间段进行。在工程建设过程中，档案管理人员必须实时地收集和整理资料，当完成与工程对应时间段的档案后，需将此档案进行及时的移交归档。对每个时间的档案进行统一的编号，分期分项排序，有条理的归档，可以减少基建档案管理工作量，为后期档案的存放提供足够的空间。2.集中移交归档模式集中移交归档模式的前提是基建档案管理室必须具有足够的存储空间，可以有效地保存所有的基建档案。在基建工程竣工后，基建档案管理人员检查核对所有资料是否准确完整，确认无误后，将全部档案资料进行集中移交归档。将所有档案进行统一编号，使档案规则系统。

综上，目前高校基建档案管理工作主要存在单一的基建档案使用方式、整理档案不规范、书写档案不规范、档案资料收集难度大、单位部门间缺乏合作和沟通等问题，针对这些问题，笔者提出要建立具体的基建档案系统、建立相应的基建档案管理制度、设立专门的管理部门、对档案实施分类模式、对基建档案实施移交归档模式等策略，以期提高高校基建档案管理工作的质量和效率。

作者:黄海铿  单位:潮州广播电视大学

参考文献：

[1]李静霞.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].科技风，2016（2）.

[2]王翀.我国高校基建档案管理存在的问题及改进措施研究[J].科教导刊(中旬刊)，2015（10）.

[3]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）：569-560.

[4]程靖.高校基建档案管理的问题与对策[J].广西经济管理干部学院学报，2013（8）：94-97.

[5]贠卫祺.高校基建档案管理工作的问题及对策研究[J].江西建材，2015（5）：253.

[6]魏红.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].档案管理，2015（4）：96.

[7]蔡钰.高校基建档案管理存在问题及对策[J].新校园(上旬)，2015（5）：130.