人事档案管理信息化建设探索

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摘要:人事档案管理是一个复杂的信息处理过程。传统的管理方法需要花费大量的人力和物力来进行手工资料整理，不仅效率低，而且不能满足企业发展的要求。这篇文章分析了人事档案信息化建设中的现状，对当代的一些人事档案信息化建设提供了了一些意见。

关键词:人事;档案管理;信息化建设

经济全球化的实现，科技的不断发展，对于不同信息的需求已日益迫切，当今档案信息化的建设已被档案界最为重视，成为近几年重点探讨课题，尤其是在人事的档案信息化建设方面，为企业的发展以及走向国际化都提供了全面的信息保障。这些年来，各界都在重视对档案进行信息化的管理，而信息化最主要的途径是将信息资源进行关联，这样一来可以为企业的人力资源提供准确的信息支持。电子文件凭借着其使用方便、保存完整等优点逐渐取代了传统的“实体档案”的管理方式。人事档案的管理可以说是整个人力资源对相关的人事信息进行整理和收藏的重点内容，因此对于现在而言如何使人事档案的管理快速成为信息化的管理，如何使其能更好、更快的为企业的发展提供服务成为现在最急于解决的问题。

1人事档案管理信息化建设原则

我们一般认为以人力资源档案为主要依据，且保证信息的内容不发生改变下，只改变档案的保存形式，并将其内容进行信息化的处理的过程称为人事档案信息化。这样一来，不仅可以使档案本身的原则不发生改变，还可以实现资源共享、档案信息社会化的目的。信息化建设必须依靠一些正确的基本原则，而主要信息化建设的主要原则有以下几项:(1)实用性原则。只有信息化的建设以实用性作为基本原则，才就能够保证业务能够更加规范化，工作更加有效率;(2)安全性原则。在信息化的建设中，安全性也是极其重要的一个环节。因此我们必须要提高计算机软件信息的加密机制，此外还要建立信息防火墙来对重要信息资源权限进行管理，保证操作的合理性;(3)可靠性原则。在使用信息资源中要对所有信息用户的权限进行分级，除此之外还要及时地进行信息数据的备份;(4)易用性原则。信息系统的设计要以实用、易用、简单作为宗旨。系统使用人员不需经过培训，便可灵活、方便地使用，使办公方式真正的自动化;(5)先进规范原则。使用先进、成熟的计算机硬软件技术，在使用OA与Internet/Intranet技术之前，就必须充分对其的可继承性、可扩展性与可伸缩性进行考虑，延长其生命周期及提高其技术含量。

2人事档案信息化建设的重要性

人事档案作为当前最首要的任务，是如何档案资源的有效管理及利用率，如何更好的为企业服务。个人信息的中至关重要的载体是人事档案，它记录着一个人的学习经历、思想言行和社会关系等等方面的文字，较为合理、科学的利用人事档案对相关工作的开发起着举足轻重的作用。人力资源是企业是重要资源，在企业事业中的发展占极其重要的地位，其档案信息化的建设是势不可挡的，判断一个人事档案管理水平的好坏，主要是根据其档案信息化的程度。这要求企业不断进行科技的创新，不要放弃任何的发展机会，尽快处理好企业的人事档案管理工作，从而使企业的发展可以符合现在企业发展的要求，保证人事经济的快速发展。与此同时，管理人员还要认识到档案的信息化管理对于企业发展的影响，不断完善自己的工作，此外，还要加大管理的力度，培养员工的责任意识和专业能力，利用科学的技术和方法来管理企业的人事信息化档案，逐渐形成一个符合企业发展需求的人事档案信息化档案管理平台。

3人事信息化建设的现状

在大多数的企业之中，许多领导人员没有彻底认清人事档案管理的重要性，仍传统的认为它只是文字工作，并没有真正的意识到人事档案管理工作的重要意义，更加不会把这项工作归结到企业的信息化发展的规划内容当中，这样一来，使得企业对于这项管理工作的重视程度不够，财力投资不足，造成了企业人力资源管理信息化的落后。一些负责人事管理的相关人员对于自己工作的认识还不健全，没有明白建设人事档案信息化给企业所带来的巨大利益，没能够真正认识到建设档案信息化对迈向现代化企业的重要意义，因此，相关人员不健全的档案信息化，逐渐成为了影响人事档案信息化建设的重要因素。

4档案信息化管理对策研究

4．1建立档案管理制度

为了使档案的管理符合企业发展的需求，企业管理人员必须提高对档案管理工作的重视，并制定相关的档案管理制度。对于一个企业而言，若能够妥善的利用企业的人事档案信息化的内部资料，对于企业的发展而言是至关重要的。因此，企业的领导者必须重视信息化档案管理的相关工作，不仅要加大这方面管理的资金投入，还要完善相关的管理设施，通过奖励的制度来吸引管理人员努力工作，同时还要定时对管理人员进行相关的专业培训，从而保证管理人员可以科学的进行管理工作。此外，相关的部门还要进行制定相关的制度，在这个过程中一定要依据我国的相关法律规定来进行制定，同时还要考虑到企业本身的情况，从而制定最为适合企业发展的管理制度。

4．2树立档案信息意识

相关的档案管理人员是对档案进行科学管理的主要力量，他们的主观能动性在信息化的建设中起着关键性的作用。因此，对于档案的管理人员而言，不需具备很强的责任意识，必须意识到企业人力资源档案信管理息化的重要意义，这样一来，他们才能够尽心尽力的完成自己的工作任务。在工作的同时，还需要主动思考，而不是死板的进行管理，不断学习，补充自己的专业知识，这样一来，才可以用更加专业的技术来管理档案信息，是企业人事档案信息化管理更加科学，从而促进企业的快速发展。

4．3健全优化档案管理制度

信息化程度的深度不断增加，从本质上改变了收集信息的方式、保存信息的方式以及档案管理的模式。这就要求人事档案管理制度需要随着时代的变化而进行革新和完善。所谓无规矩不成方圆，加强人事档案管理的制度建设，才能使管理目标更加明确，使管理的流程更加高效、科学，从而使档案管理的信息化水平更上一层楼。人事档案管理人员要根据国家的法律法规，更新档案管理制度，创新档案管理体系，推进档案管理的目标与提高信息化水平的连接程度。其次，对人事档案管理人员的思想教育也是非常重要的，要加强档案管理人员的培训工作，使提高人事档案管理工作的信息化水平的思想深深的印在每个人的脑海里，与此同时，对管理人员进行有效的监督，也是促进档案管理工作高效运行的必备措施。

4．4加大档案信息化建设投入

企业有时候为了发展，需要和国际进行接轨，因此，对于企业的人力资源而言也是一样的。为了使企业更好的发展，需要尽快完善人事档案信息化的相关工作，加大对其的资金投入，使企业的相关管理配置能够满足管理的需要，建设本企业的档案管理查询、存储和检索模式。此外，还要尽量的保证档案信息平台与企业数据平台是保持联网的，减少甚至是完全取代纸质档案，使得档案的管理不再出现纸质档案的所带来的问题，真正的实现电子化管理模式，使企业的人事档案管理逐渐发展为企业的内部财富。对于企业的人事档案信息化的建设需要成立专门的管理部门对其进行管理，同时，还要严格要求管理人员，不仅要定期的进行技术培训，还要使他们具有责任意识，使档案的管理工作可以真正得到落实，真正做到专业化、信息化的管理，实现信息资源之间的共享。

5结束语

综上所知，人事档案管理信息化是企业适应社会发展的必然选择，同时也是企业需要长期坚持的一项公作，是提高为社会服务能力的所必不可少的手段。人事档案管理工作者要根据实际情况，实事求是的开展工作，明确工作目标并不断改进和完善档案管理制度，慢慢将传统的档案管理模式转变为符合时代特征的新的模式。

作者:吕艳妍 单位:南安市人力资源和社会保障局