档案管理中信息技术的应用

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1前言

办公无纸化已经成为当前办公的主要形式，在相关技术的影响下，单位在文件签收、催发等过程中的工作方式被进一步优化，有效满足了办公管理的要求。档案管理是办公管理的重点，也是信息技术主要的应用方向，不仅简化了档案管理的应用方向，还显著提高了档案管理效率。由此可以判断，将信息技术应用到档案管理中具有重要意义。

2信息技术在档案管理中的应用现状

2．1应用优势

(1)检索速度快。与传统的纸质档案管理相比，将信息技术应用到档案管理中，会显著提高档案管理的整体水平，在具体操作中，只需要将与档案有关的关键字、关键词放在检索栏中，就能在很短时间内检索到信息，这会为相关人员工作节约大量时间。(2)存储量大。在信息技术的支撑下，档案管理工作内容已经得到了优化，不需要大量的纸张来记录信息，自然也不需要消耗大量的空间储存，保证了单位内部空间利用效率。而随着现代管理工作不断发展，档案管理已经由传统的文字档案发展为图片、文字、视频、语音多种形式于一体的档案，而这些档案内容也是纸质档案无法解决的，信息技术型档案出现有效的解决了这个问题。

2．2在档案管理中应用信息技术中存在的问题

(1)对档案管理工作而言，实现信息技术与档案管理的融合虽然显著提高了档案管理水平，但在这种情况下，管理人员无法及时掌握有关档案管理的技术，不利于保证工作效率。同时，近几年信息技术的发展速度较快，信息化档案技术也迎来了几次更新，虽然进一步提高了档案管理系统质量，但工作人员必须要面对系统操作不熟练的问题。(2)前期工作量大。在应用信息化档案管理系统中，需要将原本纸质的系统文件转化成电子档案资料，而人工录入是实现这种转化的唯一方式。在这种情况下，工作人员每天需要将大量的转化档案信息，影响工作情绪。(3)资金安全问题。在应用信息技术过程中，必须要面对互联网所带来的安全问题，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述问题发生，就可能导致系统数据库崩溃，一旦一些不可恢复的文件受到破坏，将会造成巨大的损失。

3信息技术在档案管理中的具体应用方法

3．1在档案管理中应用信息技术的基本环节

(1)档案整理采集环节。该环节是整个档案信息化的基础，在整个档案信息化转换过程中，都需要采集大量的数据资料，并将有用的资料整理起来。(2)在选择有用的资料后，对相关资料进行采集整理，按照档案信息的不同内容，分别将其设置在不同的储存空间内，做好分门别类。(3)查询应用。在信息储存结束后，需要在最短的时间内开始查询业务，这也是档案管理信息的主要目的。而对工作人员而言，在查询应用过程中，还需要检测相关系统的运行质量，避免出现质量问题。在明确基本环节之后，工作人员能对档案信息化工作有一个具体的认识，为后期工作的开展奠定基础。

3．2多媒体技术应用

在信息化档案管理中，应用多媒体技术能有效处理档案信息中的图、文、声等资料，能为档案信息查询提供更加人性化的服务，其主要服务内容包括:(1)支持全文检索。在传统的档案检索中，主要采用关键词检索的方式;而依靠信息技术，所有的纸质文档都得到了数字化转换，工作人员只需要按照资料库中具体的分类要求，针对性的查找档案。(2)对音像档案信息的检索。在传统检索中，针对音像档案类资料主要通过借助辅助设备才能获取信息，如果没有辅助设备支持，则无法获得信息。而在信息技术的支撑下，工作人员只需要通过多媒体技术，开展精准的多媒体资料检索，就能解决长期音像档案管理中的问题。(3)在档案信息编研中，工作人员通过计算机就能编辑档案信息(在权限允许的情况下);除此之外，还能通过光盘、U盘等拷贝资料，实现对资料的内容的编辑，这是传统技术无法所代替的。总体而言，随着人们对档案的利用率不断增加，将多媒体技术应用在档案管理中会进一步提高管理质量，打破了空间、技术条件对档案工作的影响，有助于改变旧的工作方式，提高工作效率。

3．3信息储存手段

从当前信息技术发展现状来看，信息储存技术的发展进一步提高了档案管理工作质量。当前常见的信息储存技术主要包括缩微技术、光盘技术、磁储存技术等，将这些技术应用在信息处理中，能让信息检索与信息储存快速的结合在一起，提高了档案信息化整体水平。与传统技术相比，本文所提出的缩微技术、光盘技术、磁储存技术在价格、技术条件、安全性等方面占据优势，能解决传统档案信息管理中的信息安全问题，进一步保证了档案信息安全性。同时，上述三种技术具有广阔的应用范围，能支持多媒体交互式信息储存的要求，能快速储存图像与声音，保证了信息储存质量。

3．4条码技术

将条码技术应用在档案管理中，会进一步提高档案管理工作质量。该技术是电子数据交换与计算机管理技术相结合的产物，在数据读取中，只需要用采集器扫描档案条码，计算机就会显示与这个档案有关的资料，包括档案简介信息、年代信息、保管期限等。该技术的应用有效解决了档案管理中存在的缺档、摆放错误等问题，保证了档案管理质量，降低工作强度。

4结语

本文主要分析了信息技术在档案管理中应用的相关问题，并从多个角度对信息技术的具体应用方法进行研究。从本文研究结果来看，将信息技术应用到档案管理工作中，会对档案管理工作产生重要影响，会推动档案管理实现变革。因此，在未来工作中，工作人员必须要认识到信息技术对档案管理工作的影响，能正确利用条码技术、多媒体技术，对档案管理工作进行优化，保证档案管理工作能实现变革，最终更好的满足发展的需求。

作者:康慧敏 单位:国家电投集团伊犁能源化工有限责任公司霍城煤制气分公司

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