部门预算档案管理思考

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摘要：随着改革的不断深入，财务总监管理中心的各项工作不断完善，其中预算管理工作进一步细化。在针对预算项目进行编制的过程中，就会产生大量的文件资料，而且这些资料都是以电子化的形式存在。但是，在预算档案管理上，很多的部门并没有建立专业的档案管理人员，导致档案管理不够规范，甚至出现了档案资料丢失的现象。本文针对加强部门预算档案管理工作进行研究。

关键词：预算；档案管理；思考

财务总监管理中心的部门预算是重要的工作内容。作为相对独立管理部门，主要承担各项预算工作，也因此而产生各种档案资料。虽然部门预算所产生的资料会有资料管理人员统一管理，但是，由于这些管理人员并不是专业的档案管理人员，所以对于预算档案资料的管理缺乏科学性，使得这些资料的服务功能难以充分地发挥出来。为了强化部门预算大难管理工作，就要针对部门预算档案管理的重要性充分认识，针对预算档案管理中所存在的问题进行研究，并具有针对性地提出有效对策。

一、加强部门预算档案管理的重要性

（一）做好部门预算档案管理工作有助于预算工作的顺利展开

预算管理工作内容复杂，多于财务管理有关。由于预算部门内部的每一名员工都有本职工作，包括销售预算、采购预算、生产预算等等，所以，几乎每年的预算管理目标都是由管理层决定，然后将目标下派到相应的部门进行预算编制工作。在预算的一系列工作中，会产生各种资料作为预算管理流程的凭证。如果这些资料丢失，就会对预算工作的顺利展开造成不良影响。因此，预算部门要做好档案管理工作。当预算工作进入到执行阶段的时候，很有可能存在预算与实际差距。这就需要对预算作出调整，并对实际运行成本采取有效的控制措施，由此而达到成本控制管理的目的。

（二）做好部门预算档案管理工作有助于预算目标的实现

预算不是简单地将预算作为财务金额的反映，而是对资源进行有效分配，做到有计划地投入，最大限度地产出，因此，预算关乎资源分配的计划性和有效性。通过编制预算，以使得各项收支得到有效控制。做好预算档案管理工作，各项资料都规范整理。当进行预算管理的时候，就可以查阅相关档案资料对预算管理工作做出调整，以促使预算目标实现。

（三）做好部门预算档案管理工作可以提高预算工作的成效

在编制预算的过程中，要将预算目标具体化，就需要分解预算指标，并将预算指标落实到个人，做到责任到位。当进入到实际行动中，预算编制就成为了成本控制标准，通过有效地控制成本达到预算目标，其中，做好预算档案管理工作是关键的内容。当预算编制工作进入到执行环节，需要控制的内容有很多，包括材料的采购、销售等等，都属于预算范畴，可以对各项工作运行中所产生的出来变化呈现出来。因此，要做好部门预算档案管理工作，使得预算工作效率有所提高。

二、部门预算档案管理工作中所存在的问题及做法

（一）对预算档案管理工作没有给予高度重视

如果在预算档案管理工作中没得到单位领导的支持，就会在人财物上难以调配导致预算档案管理工作中存在很多问题。即便是预算档案管理人员有心提高工作质量，但是，财力不足，设备运行不良或者面对量大而繁琐的预算档案管理工作而人员不足，就会影响预算档案管理质量和管理效率。

（二）没有按照制度要求执行预算档案管理工作

预算档案管理工作中，由于没有完善的管理制度，所以，档案管理人员在履行职责的过程中，就不会严格要求自己。虽然一些单位已经将预算档案管理制度构建起来，但是，在具体的执行中，就不会严格按照制度完成档案管理工作，而是将制度虚设。比如，在预算档案管理工作中，对预算档案资料没有及时地收集、分类整理，没有及时而规范地对预算档案资料进行立卷和装订。在档案资料的保管中、资料的移交中，都没有认真履行程序，在借阅档案预算档案资料和销毁档案资料的时候，没有在专门的管理人员的监督下执行，导致预算档案资料丢失。特别是预算档案管理工作中进行人员调动的时候，就会出现档案随着人员的调走而流失的现象，或者部分预算档案资料出现随意打开封装袋或者损坏的问题。

（三）预算档案管理工作中存在设备落后的现象

一些单位虽然执行了预算档案管理，但是没有建立专业的资料库，档案管理设备更是落后，导致档案管理工作无法按照规定展开。部门预算档案资料甚至存储在预算部门，而没有存储在档案橱柜中。

三、部门预算档案管理工作的思路及对策

针对部门预算档案管理工作所存在的问题，就需要采取集中管理办法，包括相关的管理制度、档案管理设备以及档案管理人员都需要强化管理。

（一）完善档案管理设施以部门做好预算档案安全管理工作

部门预算管理部门有必要将专门的档案管理部门设立起来，建立预算档案管理库房，根据预算工作以及档案管理工作实际将专门的档案管理机构构建起来，并完善管理制度。首先，要将预算档案票据管理部门建立起来，设置两个编制人员对预算档案资料实施专业化管理，除了对会计资料进行管理之外，还要对相关的档案资料和各种空白票据进行管理。其次，需要将专门的预算档案资料库房构建起来。库房的各种安全设施要齐全以保证档案资料的安全。所需要配置的安全设施包括防火设施、防潮设施、防尘设施、防盗设施，还要做好防虫、防鼠管理工作。为了避免预算档案资料在库房中遭到损坏，还要安装现代化的档案管理设备，诸如空调设备、密集架设备、除湿机以及计算机等等。

（二）完善档案管理制度以对部门预算档案管理工作形成约束

完善档案管理制度，就是要将预算档案管理各个环节的工作都制度化，形成约束机制，包括预算档案的移交、立卷、归档；档案资料的保管、调阅；档案资料的销毁等等，都要按照具体的制度执行，同时还要做好档案保密工作。针对档案管理制度是否落实到位的问题，不要有关管理人员定期考核，作为工作岗位责任是否履行到位的依据，并将考核的结果指标化。对预算档案管理工作要采用现代化管理措施，实施信息化管理，应用计算机网络技术实施预算档案管理，包括预算档案资料的目录以及资料检索工具等等，都可以在网络上运行，实现预算档案自理哦的共享。有关部门和个人登录到指定的档案管理平台，就可以对所需要的预算档案资料进行检索，并履行监督职能。

（三）严格执行档案管理流程强化档案管理控制工作

档案管理工作中，档案资料的移交是严格重要的环节。预算档案需要移交到档案管理部门，预算部门就要按照相关规定在“档案移交清册”中做好记录，按照规定填写并有管理部门审查并盖章后才可以向档案管理部门移交。预算档案的调阅手续要严格管理。预算档案要做好财政归口管理工作。当进行调阅预算档案的时候，要求预算管理人员必须陪同，提供单位提供的借阅证明才能够准许调阅。预算档案中，除了规定长期保存的档案资料之后，其他的预算档案资料都是有期限的。预算档案资料的保留期限到期后，就要进行销毁工作。由于档案资料关乎预算工作的历史，对后续的工作具有重要的参考价值。在进行“档案销毁清册”的时候，要严格按照规定执行，填制档案销毁清册并报归口管理部门，经过审查盖章后才可以进行销毁处理。在预算档案资料销毁的时候，要按照规定在有关人员的监督下销毁。

四、总结

综上所述，预算档案管理中，由于预算档案管理设施不足，加之有关管理人员对预算档案管理没有基于高度的重视，特别是没有专业的预算档案管理人员执行相关的工作，导致预算档案管理工作中存在一些问题。具有针对性地提出有效策略，以强化部门预算档案管理工作，却倒预算工作顺利展开并获得成效。

作者:李良春 单位:吉林省白城市财务总监管理中心

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