科技档案管理工作探微

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近年来，伴随着经济的迅猛发展，全社会在生产、科研领域的投入也日趋增多，科技成果也日趋丰硕，与此同时，在这一过程中所形成的科技档案的作用与价值也越来越大。科技档案因其能够为经济社会的发展提供知识来源，对日后的工作提供借鉴和参考作用而愈发引起社会的关注。现阶段，档案资源体系建设工作的需求和档案资源信息化、网络化的趋势都对科技档案管理工作提出了更高的要求，而目前我国对于科技档案管理工作仍然存在一些漏洞和不足，这些问题值得我们深入分析和思考。

一、当前我国科技档案管理工作存在的不足

1.科技档案的收集与整合较为困难

科技档案作为科学研究和生产活动的凭证，具有重要的价值和作用，然而当前科技档案的收集和整合工作很难开展。在现实的生产和实践中，形成科技档案的文件材料经常是分散的，而且这些文件材料常常掌握在科研工作者个人手中，不能完全保证统一、按时移交，有时由于科研工作者个人工作性质的原因，所移交的文件材料中复制件占有相当大的比例，这既使得科技档案作为凭证的作用大大降低，也间接影响了科技档案的建档工作。例如，在工程勘察和工程测量中，随着工程的一步步推进，常常会接连产生大量的图纸、图表、照片等勘察和测量材料，这些材料真实记载了工程勘察和工程测量的实际状况，具有重要的查考和利用价值。但在实际工作中，由于绝大多数科研工作者本身并不具备专业的档案学知识，加之实际工作环境和工作条件的限制，不能将这些工作中产生的文件材料加以有效保管，导致这些具有重要保管价值的文件材料很难完整、系统地收集整合起来。而科技档案收集的不完整又会降低科技档案的利用价值，在一定程度上影响今后科研工作的查考和利用，对科研工作产生一些负面的作用。[1]

2.科技档案收集的种类和范围较为狭窄

科技档案是在科学研究和生产建设中直接形成的、保存备查的信息记录，其所具有的类型多种多样，所覆盖的领域也较为宽泛。在实际工作中，由于生产活动所处的行业或部门不同，会形成不同种类的科技档案，包括水文、气象、天文、地质等一系列测量和勘探活动形成的文件材料以及有关工程和产品的设计、建筑施工活动、产品的生产和制造等多种类型的档案。理论上，这些科技档案都应被完整、系统地收集并保管，而目前在具体的实践中，我们对于科技档案的收集更多地偏重于工业生产技术档案、建设项目档案以及部分设备档案，而对于其他方面的本应按照科技档案进行收集归档的文件材料并没有加以足够的重视，档案收集的覆盖面较为狭窄，收集工作不尽如人意。

3.科技档案的管理缺乏统一的规范

当前，绝大多数企业或单位并没有形成相应的科技档案管理规范，并没有一套标准的管理规范作为参考。而一些规模较大的企业和在科技档案管理工作领域较为成熟的科研单位虽然制定了一些针对本单位所形成的科技档案的管理规范，但是这些规范大都是各个单位根据本单位的实际工作情况制定的，不同单位的管理规范差异较大，随意性较强，一般只能适应本单位自身的状况，并没有统领本行业乃至整个科技档案界的能力。现阶段，我国有关科技档案管理方面的条例只是单纯地对科技档案进行了界定，并没有具体地提出科技档案的管理规范，更没有针对其收集、保管、鉴定、利用提出具体的措施，这就造成了在科技档案管理范畴内并没有一套完整、系统的能够统领科技档案管理工作的管理规范，这不利于科技档案管理工作的进一步发展。

4.科技档案的数字化工作滞后

在信息化、网络化时代，科技档案的管理也应跟随时代的潮流，在建档以及后续的管理过程中，充分利用信息网络技术，提高科技档案的管理水平。但目前，科技档案的信息化过程较为缓慢，数字化工作滞后，生产工作以及科学研究中产生的大量的纸质档案没有能够有效地数字化，科技档案的数字化工作也没有形成长期有效的管理体系。此外，在实际工作中，对于科技档案数字化之前的鉴定工作以及科技档案信息资源数据库的建设工作也尚不完善，仍然处于不成熟的阶段。以吉林省为例，据相关调查显示该省仅有不足4%的立档单位其科技档案能够完全实现数字化，只有25%的立档单位科技档案数字化程度超过了50%，也就是说，仅有不足30%的立档单位其科技档案的数字化程度超过了50%，还有约15%的立档单位根本没有对科技档案进行数字化，这充分说明了吉林省的科技档案数字化比例偏低，科技档案的数字化工作进展缓慢。

二、当前我国科技档案管理工作存在不足的原因分析

1.科技档案管理工作的相关法律法规尚不完善

系统健全的法律法规是科技档案管理工作顺利进行的有效保证。而现阶段，有关科技档案管理工作的法律法规建设仍不完善，这使得当前的科技档案管理工作没有一个相对规范的标准，也造成了当前科技档案的各项管理漏洞较多。具体来说，首先，目前有关科技档案管理的规范大都为政策性、纲领性的规范，并且这些规范执行效果差，没有形成强制性的管理程序。其次，当前有关科技档案的归档制度和科技档案收集工作的机制不健全，档案管理部门对于收集科技文件材料的时间没有统一的规定，对于科技档案的收集情况缺少监督，造成科技档案难以按照档案系统一体化的要求及时、准确、齐全地收集，且没有对科技档案的收集工作引进绩效考核制度。此外，在实际工作中，很少有单位能够将科技档案工作纳入到本单位实际的管理体系之中，这也是造成当前科技档案管理工作混乱，科技档案资料保管各自为政现象严重，未能真正按照《档案法》的规定进行集中统一管理的原因所在。

2.企事业单位及员工的社会档案意识仍然不足

企业或单位是科技档案的拥有者和形成地，单位的相关工作人员是科技档案形成过程中的实际操作者，因此企业及其员工的档案意识和对科技档案的重视程度都会对科技档案的后续工作产生直接且至关重要的影响。在当前的市场经济环境下，企业在决定进行某项活动之前都会考虑收益，也就是企业将该项活动是否有利润、是否值得进行当作了决策的首要因素。而科技档案的收集与管理恰恰是最难以直接看到经济收益的，科技档案只有在为相关的科研及生产活动提供参考和帮助时才会产生效益。也正是因为如此，造成了很多单位和企业对科技档案管理的重视程度严重不足。此外，由于观念上的偏差，一些单位对于科技档案的管理流于形式、管理粗放、浮于表面，没有深入地思考和挖掘科技档案的潜在价值，这也严重阻碍了科技档案管理工作的进步。[2]3.对于科技档案管理工作的投入仍然偏少人力、物力、财力的支持是科技档案管理工作得以有序开展的重要保障，因此，在科技档案收集、保管及后续开发利用过程中，就需要一定的经济支持来保证这个过程能够有质量、有条理地进行。这在现代互联网社会的环境下更是如此，科技档案的信息化和网络化管理需要持续的、稳定的投入才能进行下去。而当前，对于科技档案管理投入的匮乏成为了制约科技档案管理工作以及后续开发利用的瓶颈。仍以吉林省为例，根据每年对科技档案管理投入经费的统计显示，每年对于科技档案管理投入经费超过100万元以上的单位所占的比例仅为8%，而投入少于10万元的单位比例则高达76%，这足以客观地反映出当前对于科技档案管理的投入仍然十分不足。并且，对于科技档案管理的投入过少会导致一系列的“不良反应”，经济投入少，在科技档案信息化管理的过程中所需要的硬件设施就难以满足，同时在软件方面也难以开发出高质量的、适合科技档案的管理系统，极易使得科技档案管理在硬件配置和软件开发这两方面都陷入难以为继的地步。此外，过少的经济投入使得在科技档案管理中难以招聘到技术水平较高的综合性人才，也难以对档案管理人员进行专业化培训，不利于推动科技档案管理水平的提高。

三、提升我国科技档案管理水平的对策与建议

1.完善科技档案管理工作的相关法律法规

完善科技档案管理工作的相关法律法规既是规范、科学地管理科技档案的基础，也是进一步完善我国档案法制体系的必然要求。当前，我们应从以下几个方面着手：第一，要保证科技档案管理工作相关法律法规制定的协调性，法律法规的制定要以当前各单位科技档案管理工作的实际状况为基础，与当前的工作形势相适应，还要与诸如《科学技术进步法》等其他有关科学技术方面的法律相协调；第二，要保证科技档案管理工作相关法律法规制定的针对性和具体性，在制定法律法规时，要在坚持《宪法》和《档案法》的基础上，根据科技档案管理工作的实际情况，有针对性、分层次地制定具体的科技档案管理的法律法规，使科技档案的管理工作有具体的规范可依；第三，要保持科技档案管理工作相关法律法规的开拓性，在制定相关法律法规的过程中，我们还应具有一定的预见性和开拓性，要以当前科技档案管理工作为基础，充分考虑科技档案管理工作的发展规律。

2.提高社会档案意识，加大对科技档案管理工作的投入

提高社会档案意识，首先要增强科研工作者及相关人员的档案意识，科研工作者作为直接参与形成并整理相关科研资料的人员，应当对科技档案知识有一个比较详细的了解，从而能够从科技资料的形式和内容上确保其符合科技档案接收和整理的规范。同时，还要引导科研工作者在工作实践中体会科技档案的价值，这样有助于科研工作者加深对科技档案的重视程度，从而有助于提升科技档案的内在质量。加大对科技档案管理工作的投入，要求各个单位要从管理上重视科技档案工作，要结合本单位实际情况，增加对科技档案管理工作的人、财、物的配置，推动科技档案向现代化管理方式转变。[3]

3.改进科技档案的管理方式，实行前端控制

改进科技档案的管理方式主要是指根据科技档案专业性的特点进行收集和建档工作。科技档案的专业性体现在其产生于特定的领域，是这一领域内科研生产活动的产物，这就要求我们在进行科技档案的收集时要根据科技档案的专业性来收集，以此更好地将科技档案的信息完整、系统地体现出来。对科技档案实行前端控制，是指通过制定科研工作计划，了解科研工作的各个阶段，整体把握科研项目的工作进程，掌握科技档案的形成规律，从而在科技档案形成的过程中，做好科技档案收集工作的规划，以期提高科技档案收集工作的质量。

4.建设高水平的科技档案管理队伍

高水平的科技档案管理队伍是科技档案管理工作得以有序运行的重要保障，在人才队伍的建设中，应当注意以人为本，尊重人才，发挥人才的比较优势，打造一支高水平的档案管理队伍。具体来说，应做到以下几点：第一，要为科技档案工作队伍注入新鲜血液，大力引进具备科技档案管理专业知识的人才；第二，要加强对相关人员的业务培训，培养专业能力，提高其科技档案管理的技术水平；第三，要对相关人员进行职业素养教育，要使其从内心接受档案管理这份工作，将自身的热情投入到科技档案管理工作中来，为档案事业添砖加瓦，作出贡献。此外，还要进一步完善人才激励机制，将绩效考核等先进的管理制度运用于对科技档案管理人员的考核中，激发其工作的主动性和积极性，以此推动科技档案管理工作的进一步发展。

四、结束语

科技档案作为一种重要的信息资源，其价值和意义非同一般。随着科学技术的迅猛发展以及信息网络技术的深层次推广，对于科技档案管理工作的关注和研究也会更加深入。当前，我国在科技档案管理工作这一领域已经取得了一定的进步，但我们仍需清楚地看到，我国对于科技档案的管理工作还不是十分成熟，依然存在一些不足和问题。科技档案管理工作的提高并不是一蹴而就的，只有进一步加强研究和实践，才能在理论和技术上取得突破，才能推动科技档案管理工作不断走向完善。

作者:毛业博 单位:黑龙江大学信息管理学院

参考文献：

[1]张卫东,张帅，刘梦莹.科技档案资源集成化服务研究[J].档案学通讯，2012(6)

[2]党景丽.科技档案的标准化管理[J].甘肃科技，2010(24)

[3]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2006(3)