高校实物档案管理体系制度化建设

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随着高等教育的发展，高校在办学过程中积累了大量内容丰富、形式多样的实物档案。实物档案是指以物质实体为载体，能够反映高校职能活动和历史真实面貌，且具有保存价值的特定有形物品。实物档案是高校档案的重要组成部分，是学校历史的精华，是办学历史的见证和结晶，更是学校文化精神的延续和传承，具有唯一性和不可再生性。因此，实物档案越来越受到各高校的重视，而实物档案管理体系制度化建设，是做好实物档案管理工作的重要保证。

一、高校实物档案管理存在的问题

高校实物档案是以物质实体为载体的一种特殊门类的档案，可由纸质、木质、陶制、石膏、水晶、玻璃、金属、布料、塑料等多种材质构成，具有载体特殊、形式复杂多样，形状、体积、规格、大小各有差异，占用存放空间，备份难度大，易受损坏，以及超大超重、非一人能搬运等特点。因此，目前高校实物档案管理存在以下诸多问题：

1.收集困难，散失较多。人们在思想意识上不重视实物类档案，认为只有纸质档案才重要，实物档案可有可无，想归就归，不想归就不归，工作中即使产生了一些有价值的、珍贵的实物档案也不及时归档，随便找一仓库堆放，无人管理，时间久了，散失较多。

2.管理方法落后。很多高校的实物档案收集归档后，只是简单地贴上标签，找一空闲房间一堆，再无人问津。

3.利用率极低。大部分实物档案收集后，存入库房，很少利用，从而失去了其价值。

二、高校实物档案管理体系制度化建设的必要性及其目标

高校实物档案管理之所以存在上述问题，其根源在于高校实物档案管理体系缺乏制度化。随着高等教育事业的不断发展，高校实物档案的内容越来越多，但却缺乏配套的相关管理制度，需要改变落后的、传统的管理方法。因此，高校实物档案管理体系制度化建设是极其必要的，制度建设是做好高校实物档案管理的重要保障。高校实物档案管理制度要依据国家和地方各项法律法规和规章制度，并结合本单位的实际情况制定才具有可执行性。开展制度建设的目标主要有以下几个方面：1.实物档案管理制度的建立。要按照国家法律法规及国家高等教育档案归档的要求，结合本单位实际情况制定实物档案管理办法或规章制度，不仅要明确高校实物档案管理体制和任务，更要对实物档案从形成到利用等各环节做出详细的说明。实物档案管理制度是高校实物档案管理工作的依据，能够完善实物档案工作体制机制，明确相关部门及相关人员的工作职责。对于实物档案管理者来说，实物档案管理制度能够保障实物档案工作按照规定顺利完成；对于高校实物档案工作的发展来说，实物档案管理制度能够进一步规范高校实物档案工作，提高实物档案管理水平，有效地保护和利用实物档案。

2.实物档案工作中各环节制度的建立。实行统一的实物档案管理制度，可以使实物档案管理工作更加具有规范性，可以完善实物档案管理手段，使各项工作程序更加规范化、科学化，使得实物档案工作按照标准化要求进行。对于高校实物档案工作来说，有了合理而规范的规章制度，从归档、立卷到利用不仅能节省时间，而且能提高效率。3.实物档案利用制度的建立。可根据利用者的各种需求，建立符合现状的服务机制，简化、明确各项利用制度,更加体现便捷性、灵活性。例如，学校团委在参加校级以上的活动中获得的一些奖状、奖杯等，如需要摆放在本部门，只需部门到档案馆递交归档清单，档案馆给实物档案编号标签，登记入账，实物就可以存放在该部门。有的部门办展览，需大批、长期借出相关实物档案，只要进行登记即可。这样，既提高了实物档案的利用率，也提高了利用者的满意度。

三、高校实物档案管理体系制度化建设的具体措施

高校实物档案由于载体特殊，形式多样，内容丰富，所以，在实际管理工作中存在许多难点，具体体现在高校实物档案的收集、立卷和利用环节上，因此，高校实物档案管理体系制度化建设应从以下环节入手：

(一)高校实物档案收集制度的制定

1.实物档案归档范围的规定。归档范围包括以下内容：题词、题字、画册、签名簿、信函、明信片、录取通知书；奖状、证书(校级以上)；奖牌、牌匾、奖杯、锦旗(校级以上)；本校作废印章；校庆纪念品；学校互访礼品、纪念品；建筑物设计模型、展板；教具、科研样品；学校及各单位成立以来使用过的牌、匾，各时期的工作证、学生证、校徽等样品；个人捐赠的个人物品。

2.实物档案收集方式的规定。收集可以采取多种形式：(1)严格按照实物档案归档范围的规定,定期向产生实物档案比较多的部门如校办、宣传部、外事处、各实验室等收集实物档案。(2)对于存放在学校各有关场所的其他实物档案,档案部门要做好随时收集的准备。(3)学校发生的一些重大活动所形成的实物档案，如上级领导、社会名人、校友等来学校视察所产生的字画、礼品等，档案部门应安排专人及时跟踪，尽快组织人力收集，以保证实物档案齐全、完整。在收集过程中，要注重特色，要把收集的重点放在对本校发展有重大历史意义、有利于提高学校社会地位、具有查考利用价值的实物档案上，如学校知名教授或学者的手稿、工作日记、信函、毕业证书以及教学、科研方面的获奖材料，进而形成实物档案的收藏特色。

(二)高校实物档案管理制度的制定

1.实物档案分类的规定。收集的目的是为了今后的利用，如何使实物档案更便于利用，制定科学的分类模式及分类细则非常重要。我们的做法是把实物档案分为十大类，取“实物”的汉语拼音的首字母“SW”为实物档案类别代号。根据实物档案制成材料及用途大体可分为：SW11类，题词、题字、画册等；SW12类，奖状、证书；SW13类，奖牌、牌匾、奖杯等；SW14类，本校作废印章；SW15类，校庆纪念品；SW16类，学校互访礼品、纪念品；SW17类，建筑物设计模型、展板；SW18类，教具、科研样品；SW19类，学校及各单位成立以来使用过的牌、匾，各时期的工作证、学生证、校徽等样品；SW21类，个人捐赠的物品。实物档案的档号统一采用“年度号+分类号+件号”来表示，一个具体实物作为一个保管单位。如：收集一幅2015年的书法题词，编号为2015.SW11.1，第二幅就是2015.SW11.2，等等，按顺序号排下去。

2.实物档案登记的规定。实物档案在登记的同时要编制文字说明。虽然实物档案感染力强，但其价值和内容实质都需要一定的文字来表达和进行补充说明。因此，编制文字说明是开展实物档案利用工作必不可少的重要环节。通常情况下，文字说明包括产生的时间、经手人、事由、实物名称、特征、来源及表明实质内容的文字材料，要与实物档案的检索目录内容相印证，才能方便利用。3.实物档案保管期限的规定。保管期限分为永久和30年。SW15类、SW16类、SW19类保管期限为30年，其他类保管期限为永久。

(三)高校实物档案利用及服务制度的制定

要建立实物档案借阅制度，设立实物档案借阅登记薄，内容包括：查档部门、查档人、查档目的、序号、档案号、查阅时间、归还时间、接待人和查档主要内容及利用效果。同时，要积极开展实物档案多种形式服务，实物档案具有很强的研究价值和利用价值，多角度、多渠道地为利用者提供服务，不仅可以实现实物档案的价值，还能增强利用者对实物档案的了解。如：为学校撰写党史校史、年鉴、大事记等提供重要的参考和凭证；建立学生教育基地，弘扬学校优秀的文化传统和杰出的教学成就；在校园网、党史校史数字博物馆、档案馆网站中，加强实物档案的宣传和展示，促进和激励实物档案归档的积极性，丰富实物档案馆藏。

作者:刘宇洁 单位:哈尔滨工程大学档案馆

参考文献：

[1]刘耿生.档案开发与利用教程[M].北京：中国人民大学出版社，2010

[2]李娟.论高校实物档案管理体系规范化建设[J].兰台世界，2012(9)