企业档案管理工作探讨6篇

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第一篇：外资企业档案管理方向及对策

外资企业在机构设置、管理方式和经营模式上都与国内的企业有着众多的不同，其在档案管理上也有着自身的组织特点。外资企业在档案管理上有其自身优越性，同时由于是外商在中国投资，所以与中国的管理模式存在着一定的差异。外商独资企业，简称外资企业，是指外国的公司、企业、其他经济组织或者个人，依照中国法律在中国境内设立的全部资本由外国投资者投资的企业。外资企业不同于外国企业和其他经济组织在中国的分支机构，它是一个独立经营、独立核算、独立承担法律责任的经济实体。

一、外资企业档案管理工作特征分析

目前所有发达国家企业社会经济的显著特征是企业档案管理的发展，我国外资企业档案管理也朝着这个方向发展。在发展过程中，无论是档案管理机构还是外资企业本身，都需要形成完整的体系结构，需要进行有力的监管，档案管理工作才能够有序稳步发展。因此，分析当前在档案管理工作的现状，对于现阶段的优势继续进行扩大，同时对存在的问题进行有效管理，使整个档案管理工作更加完善，从而为外资企业的发展提供服务。

（一）外资企业档案管理具有灵活性

外资企业在企业管理体制上形式多样，不应套用国有企业档案管理模式。外资企业对利润的追求使其组织结构的设置和人员配置都体现了高效、精简的特点，十分重视投入和产出的比率。体现在档案管理组织上是只设置少数档案工作人员，在个别情况下采用外聘兼职档案管理人员进行档案管理。日本的外资企业一般实行档案、图书、资料一体化管理。“日本三井集团的档案部门三井文库，除保存该集团的重要档案外，同时也接收一部分寄存的史料和图书，如接收三井矿山的史料、参考图书达35000册。三井文库接收的史料，均力求保持原来的面貌。为档案、图书、情报资料不同形态的文献建立目录型数据库，利用计算机检索，在日本大中型企业已经普及。”三井文库的档案，经济广报中心的图书、杂志、档案，大阪商会公会议所图书、杂志、档案，无不如此。美国的外资企业亦将档案、图书、资料形成一个信息网络，互相沟通信息，快速、准确地为企业发展提供服务。

（二）外资企业档案管理的开放性

由于外资企业规模大，且内部各成员企业自身情况不同，因而档案管理处于不同的环境，多数企业的综合档案管理室采用班组形式，在行政管理上是有权限的，因而企业的档案管理处于互不相干、自我封闭的状况，档案内部管理往往出现各自为政、无所适从的局面。外资企业的边缘还具有开放性的特征，尤其是外围成员企业，可以相对自由地出入集团企业。“紧密层、半紧密层企业也与集团外部企业重新整合，从而导致企业档案管理组织的边界不稳定，机构和人员常常会出现大的变动和调整。”[3]同时，档案部门的上级主管并不是专业的档案管理者，往往会兼任，这就很难估计到档案的管理工作，这种情况也会给档案的综合管理带来一定的阻力。

（三）外资企业中档案管理人员流动性较大

档案管理人员兼职过多，且大多数不具备档案方面的专业知识，外资企业为提高档案管理工作效率往往不设立专门的档案管理人员，而采取兼职的方法。首先企业在招聘的时候就没有完全采用档案学专业人员，多数是在人才市场招聘行政管理等可以兼职做档案的即可，这在意识上就没有做到重视档案。其次，现在档案专业学生相对较少，企业在选择上就没有太大的空间。而且企业在开展档案管理工作的时候，在没有专业人才的情况下也没有将现有的人员进行专业知识培训，这些原因都导致档案管理人才的匮乏，企业不知道从何处着手去开展档案管理工作。档案管理部门在企业中往往成为机构改革、机构精简的对象，成为职称评定、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”，外资企业档案管理人员兼职过多，人员流动性较大，档案管理人员更换相对频繁，由于没有专职档案管理人员，极易造成档案分散保管。

（四）外资企业的档案利用率较低

对于外资企业来说，保存的档案复杂繁多，主要集中在传统的文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、基建档案和部分人事档案方面。对于这些档案，利用率较高的有科技档案，由于外资企业更加注重技术的研发，所以在科技档案上会对其进行立卷整理，但对于年限过早的科技档案的利用也较少，更多的是近几年来企业的主要科技成果。人事档案多存放于当地的人才服务中心，企业内职工的人事档案并没有由企业亲自保管，交由人才服务中心会节省企业很多的人力物力，所以在对人事档案的利用上，更多的是依赖人才服务中心，企业内部利用率不高。在企业内部保存更多的是企业的基建档案，可是由于企业建设完成之后，便将基建档案放置于企业档案室中，在之后的工作中，更是很少对其进行利用。

二、外资企业档案管理工作发展对策

外资企业对档案进行科学化、规范化、创新化的管理，不仅对增强企业效益、提高企业工作效率起着至关重要的作用，而且也是企业科学技术发展的基本保障。完善企业档案管理的法律规范，加强企业档案管理的制度保证，促进企业档案管理的建设创新，是外资企业档案管理工作的主要发展思路。

（一）建立相关法律规范

“市场经济是法制经济，外资企业档案工作同样也要纳入法制的轨道。新的管理体制要求档案行政管理部门实行宏观的依法监督，把企业档案工作纳入企业法人的自律行为范围之内。”档案行政管理部门进行宏观管理，主要通过制定法规和执法监督来体现。要通过落实国家有关企业档案工作的法律、法规、规章，并检查其在企业的实施情况，来规范企业档案工作的内部管理体制及管理行为，为企业提供适应现代企业制度，维护企业自身合法权益的法律保障。外资企业的档案管理工作，应是切实落实依法治档，首先要遵循《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规划》；其次要统一档案管理的标准。根据《外商投资企业档案管理暂行规定》第八条规定：外商投资企业所形成的档案参照国家标准、规范和国际先进方法，进行科学分类和整理。所以在我国境内的外资企业应该按照国家档案局颁布的档案管理标准，如：《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《归档文件整理规则》等来进行档案的分类整理，以避免因标准不同而带来的混乱。

（二）多方位合作式管理

建立外资企业档案协会。作为企业间自愿联合、自愿协作、进行档案业务交往的松散的民间组织，企业档案协会可以承担起由政府部门承担的业务指导、经验交流、业务研讨等职能。外资企业档案协会是加强企业间档案管理经验和思想交流，档案管理人员和档案部门沟通协作的有效途径，在互通信息和提高整体专业技术及管理水平方面发挥了重要作用。新时期如何使外资档案工作形成全国性网络，在一些围观的问题上达成协调一致是一个亟待解决的问题。针对这一情况可以尝试建立地区性或行业间联系的桥梁，它不仅协助国家有关外资企业档案管理法规、政策、标准的制定和推行实施，而且还在档案行政管理部门指导下开展外资企业档案工作的调查研究、技术咨询、专业培训等活动，进而成为相互联系的纽带和共同探讨有关工作的地方。因而，它在档案部门或行业部门与企业之间的沟通、联系和交流作用十分重要。

（三）建立自我完善管理体系

完善企业内部的档案管理机制。按照《外商投资企业档案管理暂行规定》第五条的规定，外资企业自身要尽快建立和健全档案管理制度，进一步提高企业的自律性强化企业约束机制，把档案管理作为考核企业管理整体效能的措施之一。以现代化程度带动档案管理工作的发展，经济、技术的发展使外资企业的现代化发展程度不断提升，高新技术在外资企业中的运用使档案工作的管理方式、及其思想理论中有重大改革，以适应外资企业各项工作的要求。在外资企业办公自动化的实施过程中，档案信息管理系统（MIS）的建立将档案信息纳入其中，要求档案部门应用相应的设备和技术指标并采取一系列标准化管理措施，对档案资料进行综合处理，以达到现代化管理程度。档案部门工作应改变新观念，运用计算机高科技管理模式来推动外资企业档案管理和信息化工作的开展。网络化和数字化的普及和发展，促进了企业档案管理工作的发展和创新，档案管理模式也从传统的方式向电子化模式转变。在企业的各项管理活动中，电子文件凭借其快捷、精确的特点正在逐步取代纸质文件，电子图纸也以巨大的优势被广泛应用，并逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和发展。

作者:王媛 单位:沈阳广播电视大学

第二篇：企业档案管理工作的有效途径

一、企业档案管理的重要性

（1）企业档案是企业科技发展的催化剂；（2）企业档案是知识形态的生产力；（3）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式；（4）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。

二、目前企业档案管理存在的主要问题

企业档案管理对企业发展和运营的重要性毋庸置疑,但如何做好企业档案管理,仍需继续深究和探讨。想要改变当前企业档案管理现状,就必须了解当前企业档案管理的弊端和不足所在,所以笔者在下文列出了常见的企业档案管理问题,具体如下：第一，不够重视企业档案管理工作，不愿意为档案管理工作投入较多的人力、物力以及财力，档案管理设备过于陈旧，性能不好。企业档案管理工作不能够给企业单位创造直接的经济收益，加之高层领导缺乏长远的具有战略性的目光，所以不为档案管理工作提供必要的设备、人员与金钱，直接阻碍了企业档案管理工作效率和质量的提高。当前企业管理方式较为传统，不能对当今的先进的科学技术与设备最大程度的利用。此外，当前的档案存储环境与条件是不尽人意的甚至可以说破陋不堪，存储条件的恶劣使得档案被损坏。这种棘手的状况应该引起我们的高度重视。第二，档案管理人员专业素质不足。我国当前的大部分档案管理人员都没有接受过专业的档案管理工作方面的培训和教育，业务能力急剧低下，不能按照规定和标准开展档案管理工作，而是在工作的时候自作主张。此外，由于档案管理不能为单位带来直接的经济效益，所以高层领导不重视档案管理工作，这就导致存在这样一种现象，即把档案管理工作当做是兼职。管理人员的本职工作并不是档案管理工作，而是在业余之际兼职档案管理工作。所以，投入到档案管理工作中的时间和精力是极其有限的，进而导致在开展档案管理工作的时候力不从心，经常发生档案管理不到位、档案被毁坏、档案分类不正确等明显而严重的错误。此外，许多的档案管理人员不能与时俱进，使用的档案管理方法急剧落后，不能满足不断进步的时代的要求。第三，管理制度落后。从上述的企业档案管理问题叙述可知,企业不重视档案管理工作,相应的管理意识较为淡薄,管理制度不够健全和完善,即便有的企业设置了健全的管理制度,在具体执行时也只是浮于表面,根本没有贯彻档案管理制度。管理制度是企业档案管理工作的硬性规定,也保障档案管理工作质量的关键性因素,没有完善健全的制度约束和督促,档案管理人员工作将缺乏监督,档案管理工作质量自然无法保证。此外,由于企业本身不够重视档案管理工作,所以档案管理人员多是缺乏责任心、工作积极性不高,即便有完善健全的档案管理制度,管理人员在具体执行管理工作时也会偷工减料、流于形式。管理制度的不健全和具体执行上的流于形式是档案管理工作无法实现其真正价值的关键原因,其工作价值越是无法显现,企业高层就越不重视档案管理工作,这是一个恶性循环。第四，检索效率低下。根据上述可知,企业不重视档案管理工作,对其投入的资金和人力较少,档案管理所使用的设备和技术仍相对落后。档案检索式档案管理工作的重要环节,通过高效的档案检索,管理人员能够迅速的调出所需档案资料,方便企业的档案资料查询。但是,由于技术和设备的落后,当前部分企业的档案检索工作仍使用传统的手工检索,这种检索方式效率低、速度慢,而且增加了管理人员的工作量。为了提高传统手工检索的效率,企业做出了大量努力,设计了多种检索方法来提高检索效率,但由于这些方法都是建立在手工检索基础之上,所以这些方法多而不精。

三、有效提高企业档案管理工作的相关对策

为了解决问题。笔者就解决当前园林档案管理问题提出了以下几点具体建议措施:1.重视档案管理工作,提高管理意识。从哲学的角度来讲，思想意识是具体实践行动的必要基础和重要前提，如果不能在思想意识上重视档案管理工作，那么我们就更不会将园林档案管理工作付诸实践。单位的层领导应该以身作则，起到良好的示范和带头作用，意识到上行下效的真理，领导要在心底里对企业档案管理工作予以高度重视；其次就是基层员工，员工的数量在单位中占据着绝对的权重和比例，因此，单位要定期召开培训会和交流会，对员工的档案管理工作方面的知识进行强化和丰富，以上是科学文化素质即专业知识方面的努力，与此同时，我们不能忽略对员工思想道德素质方面的教育，即要着力强化员工的社会责任感，使其在自己的工作岗位上尽职尽责、兢兢业业。2.做好档案的收集和整理工作。档案管理工作的主要目的就是保证企业档案资料的全面、完整,对于档案管理工作来说，其是否全面、完整与真实是我们首先要高度重视的问题，同时这也是保证档案管理水平和质量的基础性因素。所以，企业档案管理人员要对档案资料和信息的收集与整理予以高度的重视。从企业基层的工作信息，到企业大型战略目标的进程资料，档案管理人员都要对相关信息进行全面收集，按照流程严格的进行档案管理。对不同类型档案资料和信息进行恰当的归纳与分类。3.提高档案管理人员素质，实现数字化管理。档案管理人员无疑是与档案管理工作关系最为密切的要素，甚至可以说是最具决定性的因素，因此，丰富档案管理人员的专业技能是极其重要的一件事情。最关键的一点就在于培养工作人员的科学意识和时代精神，因为科学技术处在不断的更新中，社会也是不断进步发展的，所以一味的依赖于传统过时的档案管理方法和手段将难以起到预期的效果和作用。所以档案管理人员应该意识到自己肩负的重要职责，走在时代的最前沿，接触随着社会经济的不断发展，科学技术的不断进步，传统的管理观念和管理模式已经很难能够满足当今城市园林的建设和发展的要求。这一方面要求档案管理人员要不断的学习掌握现代的电子档案管理技术，对档案档案管理方面的重要技术手段和先进设备，使自己在档案管理工作中能够得心应手。此外。领导层必须为园林档案管理提供必要的支持，投入更多的资料采取信息化的采集、梳理和检索，并且要形成一种比较熟练和快捷的现代管理模式，来促进城市的园林建设财力和人力去做好园林档案管理工作。使得档案管理工作更好的服务于城市的发展与进步。

四、结语

从上文我们已经了解到档案管理对企业发展的重要性,但由于档案管理工作不能为企业带来直接的经济效益,所以企业普遍不重视档案管理工作。笔者想说的是,企业的发展不能只关注眼前利益,要将眼光放长远,档案管理工作价值的显现需要一个过程。所以,要给予档案管理工作应有的重视和关注,从制度、管理人员素质、设备和技术等方面来提升档案管理工作质量,为企业未来发展打好基础。

作者:李晓颖 单位:烟台市套子湾污水处理有限公司

第三篇：企业重大建设项目档案管理

重大建设项目档案，是企业重大固定资产投资项目建设形成的真实记录，涵盖了项目建设立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等全过程中形成的各类文字、图表、声像等文件。近年来，随着企业的快速发展，随着市场需求的不断变化，企业为提升竞争力，积极创新驱动，拓展产品结构，开展生产扩能等活动。为满足发展需要，不断加大固定资产投资，兴建新厂房，购置新设备，建设项目数量大大增加，随之产生的项目档案数量和内容亦愈来愈多。由于重大建设项目投资数额大，周期长，涉及面广，给项目档案管理工作带来了很大难度。笔者作为验收成员，多次参加了本系统重大项目档案的验收工作，通过对项目档案的基础管理情况,项目档案的完整、准确、系统情况，项目档案的安全状况等进行检查，本文就项目档案验收中发现的问题，针对解决方法和措施进行分析探讨。

一、项目档案工作现状

在检查验收中发现，大多数单位对项目档案工作给予高度重视，设置了专门机构、配备了专门档案人员对项目档案进行管理，建立了项目档案管理制度，建立了项目档案工作业务流程。完成了项目文件收集、整理、归档，完成了项目档案的分类、立卷、编目等工作。采取了有效安全措施，对项目档案进行妥善保管。但由于各单位对项目档案认识的程度以及对标准的理解把握等不同，导致项目档案管理上存在差异和不足，对项目档案的完整、系统和质量带来一定影响。

二、项目档案管理过程中存在的问题

（一）档案意识淡薄，对项目档案管理工作重视不够

项目档案真实地记录了项目立项筹建、招标、设计、施工、竣工验收以及项目试运行、项目评估等全过程活动，它既为在建项目提供重要依据，又为项目投产后的使用、维修、管理、改扩建提供依据，为企业的管理运营发挥着重要的依据和凭证作用。有的单位对项目档案重要作用和重要意义认识不深，只重视项目建设的质量，而忽视项目档案工作，表现在：1.业务部门未指定专人，只是临时指派人员管理项目文件，对形成的项目文件未能及时收集、登记，造成项目文件收集不完整；2.将项目文件积压存放，未能及时整理，造成项目文件无法借阅，影响使用；3.项目文件借阅制度不健全，文件借阅后未能做好登记，导致项目文件借出后催还难。

（二）管理缺乏制度化，导致了项目档案归档难

有的未将项目档案收集、整理、归档等纳入项目档案的管理制度，造成项目档案管理工作职责不清，导致了项目文件归档难。比如项目建设施工、监理单位，不及时对形成的项目文件进行收集整理，待项目完工后突击进行，造成项目文件不齐全及整理质量不符要求，无法移交归档。未能及时参加设备开箱、竣工验收等活动，未能准确把控应归档文件内容，影响项目文件归档质量，给归档工作带来一定影响。

（三）对归档要求不了解，导致项目文件归档不完整和质量问题

有的业务单位、项目施工单位、监理单位，对项目文件归档内容及质量要求不清楚，导致了项目文件归档不完整及质量不符合要求，存在着项目报批文件附件未归档，项目文件的复印件归档，档案内容上有铅笔书写字迹，竣工图章上主要信息填写不完整，档案内容上签字不齐全等现象。（四）对管理标准理解不透，导致了项目档案整理存在不规范现象由于对项目档案整理规范掌握不准确，影响了档案案卷质量，存在着卷内文件编页方法不统一、编写位置不确定，将部分文件单纯罗列、直接装订，卷内目录、备考表填写不准确，卷盒、表格规格式样及制成材料使用不规范等现象。

三、解决方法与措施

项目档案是项目工程质量的内在表现和项目建设的法律依据，在今后企业发展中，发挥着不可替代的作用。企业应使每一位项目档案工作参与人员牢固树立责任意识，以高度的责任感做好项目档案工作。

（一）提高认识，强化参与人员责任意识

企业应组织项目参与人员认真学习做好项目档案的重要意义，项目设计、勘察、施工、监理等单位应各尽其职，做好职责内合同规定的项目文件的编制和移交。组织、协调和指导项目参与单位做好项目文件收集、整理和归档等工作，划定分工，明确责任，确保项目档案的完整和质量。

（二）健全项目档案管理机制，为做好项目档案工作提供保障

1.建立完善的项目档案组织体系。明确项目档案工作主管领导，设置项目档案管理部门并配备专门档案管理人员，负责做好项目档案管理工作。建立由项目档案主管领导负责，以档案部门为核心，以各职能或项目责任单位为基础的项目档案管理体系。2.制定完善的项目档案管理制度。按照国家、行业相关要求，对项目文件的形成、收集、积累、整理、归档，以及项目档案收集、整理、保管、利用等各项工作进行规范，构建适应本单位以及项目自身特点的项目档案标准化管理体系，实现项目档案的制度化和规范化管理，确保项目档案工作有章可循。3.建立优化项目档案工作业务流程。建立项目文件和项目档案形成、收集，整理、归档、保管、利用等各业务工作流程，并不断优化，保证项目档案各环节的通畅，保证项目档案管理工作的有序开展。

（三）提前介入，做好项目档案工作前端管控

1.加强管理标准学习，了解掌握项目档案管理各项要求。档案部门要首先组织档案人员，学习国家、上级以及本单位档案管理相关制度和管理标准，对做好项目档案工作要求、业务规范进行深刻领会和掌握，为开展项目档案监督、检查及业务指导工作打好基础。2.制定《项目档案工作实施方案》，并组织落实。档案部门应积极参与项目建设，全面了解掌握项目建设内容和进程，超前谋划，会同相关部门制定《项目档案工作方案》，列明详细计划，制定配套措施，按照各节点逐项推进，保证项目档案工作良好开端。3.提前介入，做好项目文件收集管控。项目文件的收集，是项目档案工作的开始，把握这一关键环节尤其重要。在项目一立项，档案部门即应组织开展项目职能人员业务培训，详细讲解项目前期文件归档范围，提出归档要求，使职能人员在收集项目文件时，知道“要什么，怎么管”，保证前期项目立项、审批、招投标、相关协议、来往函件等文件的完整和质量；在项目开工前，即应组织施工单位、监理单位，系统学习国家、上级及本单位档案管理标准，使这些参建单位能够了解相关项目档案工作要求，在施工、监理过程中，能够按照企业提出的要求，开展项目文件收集整理工作，保证施工、监理文件收集完整和归档质量。

（四）全程跟踪，做好项目档案工作的过程管控

1.企业要将项目档案工作纳入项目管理工作，同步管控。项目文件的形成、积累和归档应纳入领导议事日程，纳入相关部门和有关人员的经济责任制及岗位职责，并建立考核机制；档案人员应按时参加基建项目验收、设备开箱等活动，认真检查应归档科技文件的完整、系统和质量。2.档案部门应深入职能单位、施工单位、监理等项目建设相关部门，主动了解掌握项目档案工作需求，对项目文件管理工作进行督导和检查，检查项目文件形成、管理等各环节工作，指导项目文件分类、整理，建立健全项目文件借阅台账等，发现问题，就地整改，确保项目文件完整、规范和安全。

（五）认真查验，把好项目档案质量关

建立项目文件归档会审制度，组织本单位项目相关职能人员、项目监理单位、施工单位、参建单位共同对项目文件进行会审、验收。严格按照项目档案管理标准要求，对项目文件质量、项目文件整理规范性等检查验收，由会审单位共同签字，并形成审查记录，一并归档，确保项目档案的完整和质量。在项目文件验收时，要特别注意以下几点：1．在签订项目设计、勘察、施工及监理合同、协议时，是否应设立专门条款，明确有关方面应提交项目文件，以及整理和归档要求。2.保证档案的原始凭证作用，关键的重要文件是否原件归档。3.项目档案内容应完整，签字应齐全。4.档案字迹应具有耐久性；录音、录像文件应保持载体的耐久性和文件的有效性；永久、长期储存的电子文件，应使用一次写、只读等光盘刻录。5.竣工图应加盖竣工图章，内容填写要规范，主要项不能漏项。6.图样不能任意改动，应按相关规定进行杠改或划改，并做好相应标记。7.项目文件应按照文件形成规律，保持文件间的有机联系，进行整理立卷。8.卷内每份项目文件均应加盖归档章，归档章上内容要规范填写。企业重大建设项目档案，真实地记录了企业重大投资项目建设的全过程，是企业信息资源的重要组成部分，是企业宝贵的财富，为企业运营和发展发挥着不可替代的作用，做好重大建设项目档案工作，具有重要的现实和长远意义。

作者:王瑞芳 单位:中车石家庄车辆有限公司

第四篇：企业退休人员人事档案管理探索

企业退休人员人事档案指反映企业退休人员个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的资料，主要包括退休人员履历材料、体现学历、学位、培训、岗位技能等方面的材料、退休手续办理材料等，一般分为10大类28项，它们全面地、真实地反映了企业退休人员的相关情况，具有重要的凭证价值和参考意义。然而，当前企业退休人员人事档案管理存在诸多问题。概括来说，一方面，各地制定的相关管理规范大相径庭，各企业制定的管理规定也不尽相同，大多数企业不重视档案利用工作，档案实行集中统一管理未落到实处，企业退休人员的档案利用需求得不到有效满足。另一方面，由于企业档案管理不善、档案管理硬件设施设备缺乏、档案保管条件不达标、企业破产改制等各种原因的影响，档案遗失受损现象较为严重，安全状况堪忧。面对企业退休人员人事档案管理和利用的历史问题这一“短板”，以及我省《关于解决为参保集体企业退休人员及其他相关人员基本养老保障等遗留问题的实施意见》等文件出台后，企业退休人员人事档案利用率不断攀升的现实需求，绍兴市档案馆于2011年6月创新性地开展了档案馆保管企业退休人员人事档案管理的新实践。

1工作实践分析

1.1做好前期准备工作。首先，赴杭州市灵隐街道、古荡街道等长期开展企业退休人员档案管理的单位，学习其先进经验，并多次深入绍兴市工贸国资公司、二轻集团等企业进行抽样调研，掌握企业退休人员人事档案的基本情况。其次，对档案接收、整理、利用等工作进行论证，制定完善的工作方案，确保工作顺利启动。方案明确了档案整理的内容与流程，要求使用统一的档案袋、档案箱，同时部署了档案数字化工作，要求对档案进行全文数字化扫描，建立企业退休人员人事档案数据库；第三，在绍兴市档案信息网上设立“退休职工”专栏并及时更新内容，方便企业退休人员了解相关信息。

1.2强化档案规范化管理。首先，充分发挥市档案馆专业人才与软硬件设施设备的优势，特别是利用自主研发的“档案馆综合业务管理系统”，规范企业退休人员人事档案管理工作。设置存放企业退休人员人事档案的专门库房，在库房内安装摄像监控系统、红外报警系统、门禁控制系统、火灾自动报警和消防联动系统、库房温湿度控制系统，确保档案集中统一保管和安全。

1.3与市社保局合作共享。一是会同市社保局对相关企业开展退休人员人事档案接收进馆工作动员会，让企业和退休人员了解工作情况与具体流程，明确工作意义与重要性。二是要求企业退休职工在市社保部门办理好退休手续之后，凭市社保局退管处开具的介绍信向市档案馆移交人事档案，联合市社保局对移交工作进行监管，避免档案漏交情况发生。三是及时对档案进行数字化处理，把数字化成果发送给市社保局，由市社保局负责对数字档案的完整性与真实性把关。截止到2015年底，市档案馆已经接收企业退休人员人事档案49078卷，完成了全部档案的整理工作，实现了档案条目与全文的数字化。同时，市档案馆提供档案利用3188人次，受到社会好评。

2下步工作方向

2.1进一步完善档案查阅利用制度。开展企业退休人员人事档案管理工作没有先例可循，必须加强顶层设计，进一步完善开展工作的规章制度。其中，最重要的是进一步完善档案查阅利用制度，这就需要市档案馆继续与开展人事档案管理工作较好的单位和部门保持密切联系，深入学习其工作经验，结合自身情况对现有制度加以完善；还要多方了解企业退休人员对于档案查阅利用的需求，确保更好地满足他们的需要。

2.2根据职业不同建立专门的档案数据库。在加大档案收集力度、丰富档案资源的基础上，市档案馆要根据企业退休人员的具体职业，建立专门的档案数据库，比如，建立退休医生人事档案数据库、退休教师人事档案数据库等等，既可为企业退休人员查阅利用档案提供便利，也便于档案馆开展相关专题的档案编研工作。

作者:沈海燕 单位:绍兴市档案局

第五篇：企业人事档案管理体会

企业人事档案是企业员工个人信息的载体，是企业选拔管理干部的重要依据。管好、用好企业人事档案，对企业干部队伍建设有着极其重要作用。随着电力体制改革深度的不断加大，各单位人事档案管理存在的问题也逐渐显现。

一、企业人事档案管理存在的问题

1.宣传工作不到位，领导认识不足。企业人事档案管理是一项默默无闻的工作，长期以来形成了人事档案“讲起来重要，排起来次要，忙起来放下，用起来需要”的局面，档案管理工作始终处于一种应付的被动状态，致使该项工作难以以优质的质量为企业的干部队伍建设服好务。

2.人事档案归档不及时，且不齐全完整，准确规范。企业人事档案收存的是企业员工履历、入党、入团材料、工资资料、学历、职称、干部任免等方面的有关信息材料，具有重要的凭证价值和参考价值，人事档案只有齐全、完整、准确、规范，才能真实地反映企业员工自身的成长历史和人生轨迹。在去年公司人事档案整理及系统各单位人事档案大检查中发现一些单位的人事档案缺少干部年度考核表，个人工资资料不连续、干部任免审批表或履历表中未加盖公章等不规范材料。

3.专业管理人员配置不足。人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案需要专人管理，单独存放。由于体制改革，大多数企业从事人事档案管理的人员往往身兼数职，对档案工作精力投入不足，且大部分靠手工操作，未使用档案电子信息化管理系统，费时、费力，因此严重影响了档案管理水平。

4.人事档案的利用、开发不够。从目前企业人事档案管理看，人事档案的利用率较低，作用尚未充分发挥出来。企业人事档案查阅一般也都是自然情况、简历、职称、工资、任职时间等，工作处于一种被动的服务状态。这种现象使企业人事档案的功能越来越弱化。5.管理手段落后影响企业人事档案完整性与安全性。由于管理手段较陈旧，一些单位未设人事档案库房，人事档案保管未能做到办公、查阅、保管“三分开”，档案保管的“八防”措施也不到位。

二、加强企业人事档案管理的几点建议

1.加强领导，提高认识。各单位领导应高度重视企业人事档案管理工作，要将人事档案管理工作纳入到单位的议事日程中，要建立企业人事档案管理领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导，督促人事档案工作的健康发展，发现问题及时解决，进一步推进企业人事档案工作发展。

2.完善人事档案管理制度。进一步完善企业人事档案的各项管理制度，档案工作要做到有章可循，有章可依。企业人事档案管理是一项头绪多、琐碎繁杂的工作,如果没有制度的制约，将无所适从，企业人事档案管理部门要对该企业人事档案材料的收集归档及转进转出管理进行严格规定，确保企业人事档案管理更加全面、准确、规范，为企业人才队伍建设提供真实、有效的信息。

3.注重人事档案的材料收集。提高企业人事档案管理水平。档案管理人员必须按照人事档案管理制度及时收集与人事档案有关的各种资料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求和手续不全的材料要及时予以退回补办，确保人事档案的齐全、完整、准确、真实。同时，建议各企业人事档案部门，将企业代为员工缴纳的各项保险材料纳入到个人档案中去，为员工个人福利和企业的稳定提供真实的凭证依据。

4.采用现代化管理手段,加强企业人事档案管理建设。企业人事档案现代化管理是企业人事档案服务于人事工作、人事制度改革和发展的根本需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术处理，将文字、图片、声像等资料转变数据服务，既方便利用者又提高人事档案工作的效率和质量，同时，档案的安全保管也能通过现代化手段得以实现。

作者:刘彬 单位:大唐陕西发电有限公司

第六篇：企业科技档案管理工作改进策略

21世纪，我国科技档案管理工作已经初步形成了较为完善的体系，但是仍然滞后于企业发展进程，其中存在的诸多问题也越来越突出，阻碍了档案自身积极作用的发挥。尤其是企业管理者缺乏对该项工作的重视，加之缺少科学、合理的管理方法等，科技档案丢失现象屡见不鲜，给企业造成了一定经济损失，不利于企业持续发展。因此加强对该项工作的改进和完善具有十分重要的意义，能够显著提高档案管理的有效性。

一、科技档案管理工作现状

科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。改进科技档案管理工作不足的前提是了解当下存在的问题。目前，我国企业多数企业开展了档案管理工作，但从某些方面来看，仍然与企业发展水平存在一定距离。具体表现在以下几个方面：

（一）重视度不够。档案管理模式过于单一、落后，并未引起足够的重视，直接导致档案损毁。受到环境、时间的影响，很多档案字迹褪色、纸张老化等因素降低了科技档案的价值。另外，查阅人员主观上不重视保护，成为档案损毁的根本原因。

（二）资料不完善。通常来说，档案管理人员极少参与企业生产经营过程，科技档案收集、归档主要集中在项目竣工后，且处于被动状态，并未从主动层面收集、整理资源，且很多重要的资料手续不到位，导致登记材料并未得到有效落实。还有一些技术部门基于自身利益的考虑，不愿意将资料归档，导致档案资料不够完善，进而导致科技档案管理中缺少重要的材料。

（三）信息水平低。随着计算机技术地快速发展及推广，为企业信息化、现代化建设提供了极大支持，我国企业基本引进了计算机技术，但是多数企业管理者由于重视度不够，在对科技档案管理方面很少使用软件，在实际管理工作中，由于纸质文档多于电子文档，不仅增加了档案贮存及管理难度，加之纸质档案查阅不够方便，使得档案的价值大打折扣。

（四）人员素质待提升。对于不同的企业、不同的部门，科技档案的管理方式存在较大差别。一些企业的档案管理人员都是由技术部门兼任，即使在技术管理领域取得了不错成绩，但是并没有接受过专业的档案管理知识学习，还不能够完全胜任该项工作，在工作中，往往会关注科技成果的投入和产出，忽视了档案的科技属性，直接降低了管理有效性。

二、改进建议

（一）重视档案管理。作为新时期的企业管理者，要明确认识到当今社会，科技是第一生产力这一事实，重新审视科技档案对于企业生存和发展产生的重要作用，提高对档案管理的认识，并立足于当前本企业科技档案管理现实情况，从人员、社会等多个角度入手，完善相关配套设施。同时加大对科技档案管理重要性的宣传力度，管理者树立良好的榜样，引导员工树立档案重要的意识，为该项工作有序开展提供有力支持。另外，档案管理部门要自觉承担起档案管理责任，推进档案管理工作朝着程序化、科学化方向发展。

（二）建立收集制度。制度是工作顺利开展的依据和保障。企业科技档案管理工作不到位的主要原因在于缺少完善的制度支持。因此企业管理者要对档案整理等工作细节制定规章制度，定期督促部门对归档的科技文件进行整理，并上交到档案管理部门，而档案部门也要给予相应的配合，并安排人员直接参与到各门类科技文件、材料整理过程当中，各部门之间良好沟通和交流能够确保文件资料更加完整、案卷更加规范，减少并逐渐消除资料不完善等不良问题。企业要给予科研人员更多鼓励，使其能够落实好归档工作，兼顾科技研发和档案梳理两方面工作，提高档案管理水平。科技档案是所有科研人员智慧的结晶，只有不断完善档案，才能够真正挖掘档案的科学价值，进而为企业持续发展提供科技支持。

（三）引进先进技术。不同于传统时代，企业现代化发展形势下，很多科技资料不能够更加完整地体现在纸质文件上。因此企业要认识到信息化建设不仅仅局限在生产、经营方面，还有管理，尤其是科技档案的管理。企业要将科技档案管理纳入到管理体系当中，对档案进行科学、合理归档和保存。值得注意的是要十分重视对资料的保护，避免被恶意修改、盗窃等。目前对于资料的保护技术有很多，如防火墙技术、存取权限控制及加密法等。其中防火墙技术由状态监测、服务等多种技术组合而成，企业可以根据自身实际情况，引入适合的防护技术，实现对电子档案保护的同时，还能够减少纸质文件的使用，延长档案使用寿命。

（四）规范管理流程。知识经济时代，企业档案都具备原始记录，其中包括未公开、未申请专利等多项内容，以图形、文字等多样化形式存在着。获知这些信息，等同于知晓了企业的机密，如果被他人掌握，后果可想而知。因此如果企业档案材料不收集、不整理，极有可能对企业造成一定经济损失。企业管理者应支持档案人员依法行事，及时准确地收录档案，并将其统一归纳到档案部门，实现统一管理。不仅如此，还应制定配套制度，如借阅制度，根据档案的机密等级，履行相应的审批手续；或者销毁制度，对于失去保存价值的资料要经过专门的鉴定，并由销毁小组负责，确保销毁工作严谨、规范，逐渐形成立体化、长效档案管理机制。

（五）加强人员培训。档案管理人员素质直接影响管理水平。知识更新日新月异，档案管理知识也随之发生变化。因此只要不断培养人员，提升其综合素质，才能够更好地落实该项工作。具体来说，第一，增强人员使命感，促使人员能够真正认识科技档案对于企业及社会发展的真正意义，在工作中能够更好地履行自己的职责和义务。第二，企业结合自身发展现状，制定系统、合理的培训体系，促使管理人员能够掌握最新、最先进的档案管理技术，在突出管理基础性的同时，提高管理有效性。第三，定期组织兼职档案人员培训班。由于兼职人员具有流动性大的特点，会影响档案管理的连续性，而采取这种方式，能够消除兼职人员的空白带，同样将知识和技术渗透给兼职人员，从根本上建立一支高素质、高技能的管理队伍，进而认真落实科技档案管理工作。

作者:张晓春 单位:陡河发电厂档案室