建设项目档案管理机制探讨

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国家档案局、国家发展和改革委员会印发的《重大建设项目档案验收办法》和浙江省、杭州市江干区出台的《浙江省重点建设项目档案专项验收评分标准》《杭州市江干区政府投资项目档案验收办法》，对项目档案的组织管理，项目档案的完整、准确、系统情况以及项目档案的安全管理等（以下简称“三验”）作了明确规定。笔者所在的杭州江干区城市建设综合开发有限公司作为江干区政府直属的国有建设单位，主要承担区域性的专项综合开发项目。公司自2003年成立以来，已完成22个工程项目、17个拆迁项目的项目档案管理任务，所有项目档案均按国家和省市区建设项目验收标准顺利通过验收。在实践中，公司实施了以“三验”为指引的建设项目档案管理机制，取得了很多有益的工作经验。

1组织强档，健全建设项目档案管理领导机制

领导重视是根本，公司领导强调“项目档案工作要与工程项目建设同步进行”，公司要求各部（室）高度重视建设项目档案工作，明确具体的分管领导，并成立由分管领导任组长，各部（室）负责人为成员的档案管理领导小组，直接负责档案工作的决策、计划、监督和检查考核工作。为确保档案工作顺利开展，公司配足配齐了档案管理所必备的设施设备，建立健全了各项档案管理规章制度。同时把建设工程档案管理纳入工程质量责任终身制，各参建单位在签订“工程质量责任承诺书”时都列有工程档案编制、移交和保管的承诺内容。公司还将档案工作与各部（室）经济责任制考核挂钩，把各参建单位对工程项目档案管理重视程度列为建设市场责任主体信用管理，切实加强对项目档案的管理，形成了行之有效的管理机制。

2合同控档，完善建设项目档案全程管理机制

项目建设涉及发改、建设、设计、施工、监理等单位，项目档案工作更是千头万绪。在各部（室）配合下，公司规定在签订设计、施工、监理等合同、协议时，设立专门条款，明确各有关责任。尤其注重对归档范围、项目档案套数（电子文件载体）、移交时间、质量等提出具体要求，以及按照有关规范完成各自职责范围或合同、协议规定的竣工文件的编制和项目文件的预整理工作。公司强调事中控制，切实抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等，检查工程原始材料是否真实、齐全、完整、准确、系统，以及质量是否规范。关于事后控制，本公司实行履约保证金制度，为确保竣工档案完整、准确和系统，一般按工程总投资3%—5%的比例从参建单位工程款中扣缴预留，待竣工文件收集齐全、编制完毕并经业主单位档案部门验收合格方予返还。此外，公司将档案移交纳入工程结算中，工程完工后，没有档案部门的档案移交签证手续不予结算、不得评优。通过合同管控，确保档案归档率、完整率和准确率达到验收要求。

3部门重档，建立项目档案管理联动机制

要使项目档案工作顺利推进，需要相关部门形成联动机制，齐抓共管，共同推动项目档案健康发展。一是公司档案部门积极主动加强与各部（室）的联系与沟通，主动作为、形成合力，全面推进工作开展。二是项目参与人员了解档案资料管理要求，公司所有成员关心文件材料形成、积累、归档的全部过程。三是对项目参与单位加强教育，提高相关工作人员的档案意识，保证建设项目前期准备、规划设计、项目实施、竣工验收和工程移交管护等各个环节的档案收集工作按照要求进行，并对所收集的文件材料进行分类、汇总、归档。

4方便用档，形成收管用良性循环机制

公司采取多种方式，方便各部（室）用档，公司上下形成了文档收、管、用的良性循环机制。一是开展阅览服务。公司档案部门设置档案资料阅览室，向公司内部各单位、部门提供档案资料查阅服务。二是开展网络服务。建立文档信息系统，实现网上办文和文档流转、借阅等功能。三是开展编研服务。为更好地为各项管理工作服务，档案部门利用信息资源按专业、时间、专题开发二次文献，形成年鉴、大事记、建设项目介绍等多种参考资料，积极满足多方利用需求。四是开展咨询服务。档案人员根据利用者的要求，以现行文件和项目档案为依据，提供档案咨询服务。便捷高效的档案服务，使公司内外各部门、各单位乐于移交项目档案，自觉支持和关心档案安全，真正形成了收得起来、管得规范、用得方便的良性工作机制。

作者:田黎华 单位:杭州江干区城市建设综合开发有限公司