档案管理中电子信息技术的运用

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在信息时代，科学技术的高速发展给人们的生产、生活方式以及思维习惯等都产生了一定的影响，科学技术在人类发展的过程中占据着越来越重要的地位，尤其是基于计算机的电子信息技术在社会各行各业都得到了广泛的应用。在这样的社会发展形势下，档案管理工作要想取得突破和发展，就必须引进现代化的电子信息技术，提高档案管理的工作效率，使档案管理工作更具科学性和规范性，从而为人们提高更为优质的信息服务。下面就对电子信息技术在档案管理中的应用进行了探讨。

1在档案管理工作中应用电子信息技术的重要性和必然性

1.1应用电子信息技术是现代社会发展的必然要求

现代社会的发展以及信息化的逐渐普及给档案管理工作提出了更高的要求，在档案管理工作中应用电子信息技术成为了档案管理工作适应现代社会发展要趋势的必然要求。知识经济时代的到来对档案管理工作提出了精细化和规范化的要求，信息化和科技化已经成为现代社会的一个主要标志，传统的档案管理模式已经不能满足现代社会发展的需要了。因此，在进行档案管理工作改革和优化的过程中，必须加大力度引进和应用电子信息技术，提高档案管理工作的有效性和规范性，这样才能更好的实现档案信息资源的共享和利用。

1.2应用电子信息技术是创新档案管理工作的必要条件

人们日益丰富和多样化的信息需求给新时期档案管理工作提出了新的要求，档案管理工作必须加大创新力度才能适应新的社会发展形势，满足人们的信息需求。在档案管理工作中应用现代化的电子信息技术，能够打破传统的档案管理工作中时空的限制，人们可以利用现代化的信息和网络技术进行档案信息资源的查阅和使用。同时档案管理人员也可以利用先进的电子信息技术和档案管理理念完善档案管理工作模式，提高档案管理工作的效率，从而为人们提供更优质的档案信息资源服务，开创新的档案管理服务模式。

1.3有助于实现档案的精细化管理

在档案管理工作中应用电子信息技术，有助于实现档案的精细化管理。这主要是因为在档案管理工作中应用电子信息技术必须要有科学的规范和标准作为工作指导，才能实现档案管理工作人员的优化配置，才能实现利用电子信息技术对大量的档案信息资料数据进行存储、维护、更新、共享等，使档案管理工作的每一个环节、每一个流程都有章可循、有据可依，真正实现档案的精细化管理，提高档案管理工作的整体水平。

2档案管理中电子信息技术的应用实践路径

2.1利用电子信息技术进行档案资料的搜集整理

现代电子信息技术能够实现数据信息的快速录入和更新，能够有效节约工作时间，提高工作效率，同时还能节约档案资料占用的物理空间。在档案资料的搜集整理过程中应用电子信息技术，能够有效提高工作效率。这主要是因为在利用电子信息技术进行档案资料的搜集整理过程中，可以更加方便的对档案资料进行科学的分类，比如按照建档的时间、档案的形式等，都可以通过简单的计算机操作就可以完成，极大的提高了档案搜集和整理的效率。

2.2利用电子信息技术优化档案查阅工作

进行档案管理工作模式优化工作的主要目的就是提高档案资源的利用效率，使档案资源可以更好的为人们提供优质的信息服务。因此，在开展档案管理工作的过程中，我们可以借助电子信息技术优化档案查阅工作，对档案进行科学的分类管理，使查阅档案的步骤变得简单、高效。档案管理部门可以利用电子信息技术开发档案查阅软件，通过软件为用户提供档案的编目查看服务，用户只需输入关键字就可以快速查找到自己需要的档案信息，从而实现档案信息资源的最大共享，同时也进一步提高了档案管理服务工作的质量和效率。

2.3利用电子信息技术做好档案资料的备份、保存和恢复工作

电子信息技术在档案管理工作中的应用除了可以优化档案资料的搜集整理工作之外，还有助于强化档案资料的备份、保存和恢复工作。科学技术的快速发展使得电子档案在档案资料中占据的地位越来越高，很多档案资料都是通过光盘、硬盘等介质进行保存的，而且还有很大一部分是利用软管理系统保存在数据库当中的，其安全性和完整性受诸多因素的影响，这就需要档案管理工作人员要熟练掌握和应用现代化的电子信息技术做好档案资料的备份、保存和恢复工作，保障档案资料的安全性和完整性以及档案数据资料的可靠性，使档案资料能够更好地为用户服务。

2.4利用电子信息技术做好档案资源的开发利用

电子信息技术在档案管理工作中的另一个重要应用方面就是进行档案资源的开发利用。网络资源的日益丰富和多样化扩大了档案信息资源的搜集和服务范围，档案管理工作者可以利用电子信息技术对现有档案资源进行整理优化，进行集成化管理，方便用户查找和使用档案资源。

3结语

综上所述，电子信息技术在档案管理工作中的应用是社会发展的必然要求，可以有效提高档案管理工作的科学性和实效性。电子信息技术在档案管理工作中的应用比较广泛，从档案资料的搜集整理、查阅使用，再到档案资料的查阅使用和开发利用等，电子信息技术都发挥着重要的作用，能够有效提高档案管理效率以及档案资料的使用效率。

作者:毕大鹏 单位:南阳医学高等专科学校校长办公室

参考文献

[1]谷雪.浅谈电子技术在档案管理工作中的作用[J].赤子,2015,21:213.