浅谈事业单位档案管理信息化建设

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摘要：随着近几年来我国经济的迅猛发展和进步，大量的公司以及企业渐渐地涌起，并且这些公司和企业已经成为我国经济的主要来源之一。而对于事业单位而言，档案管理在它们的发展进程中具有极其重要的作用，许多单位在档案管理方面投入了大量的人力和物力，但是，由于事业单位的档案不仅仅数量多，而且种类繁多，因此，到目前为止，许多单位在档案管理方面仍然存在着许多问题，从而严重的阻碍了事业单位的进一步发展和进步。信息时代的到来轻而易举的解决了这一系列问题，大大的简化了档案管理工作。本文就目前我国事业单位在档案管理信息化建设方面存在的问题以及相对应的解决对策做了简要的分析和探讨。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；方法和策略

随着近几年来我国经济的快速发展，我国在信息技术方面也取得了令人举世瞩目的成就，许多新型信息技术已经被广泛的应用到实际生产和生活中。众所周知的是，随着世界各国信息技术的迅猛发展，当代已经成为一个信息时代，信息技术已经被应用到了各个方面，它已经成为各个企业以及公司管理以及发展过程中主要的工具之一。尤其是对事业单位而言，信息技术的应用给档案管理工作带来了极大的便利，利用信息技术不仅仅可以减少不必要的人力以及物力的损耗，而且它可以更好地确保档案管理信息的准确性以及规范性。因此，到目前为止，许多事业单位已经信息技术广泛的应用到了档案管理工作中，从而大大的减少了单位不必要的人力和物力的损耗。

一、事业单位档案管理信息化建设方面存在的问题

1.单位管理人员对档案信息化建设不够重视

随着我国信息技术的飞速发展和进步，信息技术已经被应用到了各行各业中，许多事业单位也已经将信息技术应用到了单位的管理中。但是，在现阶段，我国仍然有一部分事业单位的领导人员不能够认识到信息化建设在档案管理过程中的重要性，这些领导人员目光短浅，他们认为进行信息化建设需要花费太多的资金，这对单位未来的发展有很多不利之处，因此，他们始终对于信息化建设持有轻视的态度，这种现状严重的阻碍了单位的进一步发展和进步。即使有一部分单位的领导人员已经将信息化建设纳入了本单位的未来发展规划中，但是他们在进行建设时仅仅是走马观花，并没有投入实际的精力。

2.事业单位信息化建设的设备比较落后

众所周知的是，一套先进并且完整的信息设备在信息化建设过程中具有极其重要的作用，它是进行信息化建设的首要基础，如果一个单位连最基本的信息设备也没有，那么又何谈进行信息化建设呢？然而，到目前为止，我国许多事业单位在信息化建设过程中面临的主要问题之一就是信息设备不完善，并且比较落后。我们知道，事业单位一般而言都是一些小型的企业，他们的经济来源有一定的局限性，因此，许多事业单位并没有足够的资金去不断的更换新的信息设备，进而，给单位的档案管理工作带来了许多的不便利之处。

3.事业单位档案管理信息化建设的法律法规不完善

一个合理并且规范的法律法规对于一个企业的发展具有极其重要的作用，然而，在实际发展过程中，许多事业单位存在的一个主要问题就是法律法规不够完善，单位的管理人员以及工作人员都不能严格按照法律法规以及单位的管理制度进行工作，从而大大的降低了他们的工作效率。许多事业单位的管理人员始终不能认识到法律法规对于一个单位发展的重要性，因此，他们并没有及时制定一个比较合理的法律法规，及时有一部分单位制定了法律法规，但是这些法律法规并不适合自身单位的发展。

二、提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略

1.加大对事业单位档案管理的资金投入

提升事业单位档案管理信息化建设的首要条件就是加大对于档案管理信息化建设的资金投入，从而不断的完善各种信息设备，进而更好地促进档案管理工作的开展。例如，事业单位应该首先引进并且完善各种硬件设备，即计算机、扫描仪以及打印机等，这些是进行档案管理首要的硬件条件。然后，档案管理人员及时利用这些硬件设备对原有的档案进行进一步的收集和整理。同时，事业单位还应该建立一个专门的网络安全防护系统，从而确保档案信息的完整性。

2.加强对于馆藏纸质档案的数字化建设

对事业单位的馆藏纸质档案进行数字化处理是档案信息化建设的主要核心之一，它是档案信息化建设步伐的主要决定因素之一，因此，各个单位的管理人员必须要尽快加强对于纸质档案数字化的建设。例如，档案管理人员应该首先对现有的档案进行分析和整理，然后对于一些需要永久性保存的信息进行数字化处理，即将这些档案信息利用现代信息技术加工成计算机可以识别的数字化信息，从而更好地确保这些档案信息的完整性。3.加强对于事业单位档案管理工作人员的培训力度档案信息化管理是一项技术性以及专业性都极其强的工作，因此，为了使得档案信息化建设可以更好地开展，各个事业单位的领导人员必须要不断的加强对于档案信息化管理工作人员的培训力度。例如，事业单位可以定期的开展一些计算机应用以及各种电子档案制作和应用的培训课题，然后要求所有的档案信息化管理工作人员积极参加培训活动，并且在培训结束之后，对他们的培训结果进行考核。另外，事业单位还应该定期开展一些档案专业知识、计算机应用技术以及网络信息技术的专题活动，鼓励他们相互交流、相互探讨，从而不断的提高自己计算机的应用能力。同时，事业单位也可以定期派遣一部分档案管理工作人员到其他优秀的范围进行参观和学习。甚至也可以聘请一些专业的网络技术人员，然后让档案管理工作人员积极与他们进行交流和学习。

三、小结

总而言之，在当代这样一个信息化的时代，各个企业以及单位的领导人员必须要有长远的目光，能够紧跟时展的步伐，不断的引进各种新的信息技术，并且尽快将这些信息技术应用到实际生产中。尤其对于事业单位而言，他们的主要工作就是进行档案管理，档案管理工作不仅仅涉及的范围比较广泛，而且档案管理工作人员还必须要确保档案信息的准确性，并且对所有的档案进行分类处理，这就给档案管理工作人员的工作带来了许多的困难。然而，信息技术的出现可以轻而易举的解决这一难题。因此，各个事业单位的领导人员必须要提高对于档案管理信息化建设的重视程度，增加对于信息化建设的资金投资力度。

参考文献：

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[3]侯然然.强化事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].黑龙江科学，2014，（7）：196.

作者:程文富 单位:河北省平泉县发展改革局