固定资产投资项目档案管理问题及应对措施

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[摘要]本文从固定资产投资项目档案的特点、管理中存在的问题及应对措施等方面展开论述，从制度保障、意识提高、技术落实三个方面阐述了应对措施的具体内容，以期对提高固定资产投资项目档案管理水平有一定的参考价值。固定资产投资项目是指利用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行贷款等多种筹资方式，以扩大生产能力为目的而进行的新建、扩建、改建等技术改造基本建设工程和设备仪器的更新或升级换代等建设项目。固定资产投资项目档案(以下简称项目档案)是指伴随整个项目建设流程(项目立项、可行性研究、勘察、设计、施工、监理、竣工、验收等活动)而产生的一系列具有归档保存价值的文字材料、图表、照片、实物、声像资料等，是对固定资产投资项目的完整、准确、系统的记录，对于项目建设和后续维修、维护、扩建、改建等活动具有留存备考等重要作用。

一、固定资产投资项目档案的特点

与其他类别的档案相比，固定资产投资项目档案以建设项目为单位立档，具有以下特点：1.涉及部门、单位多，人员广涉及部门主要可分为内部、外部两种。内部涉及档案部门、技改部门、基建部门、设备管理部门、仪器管理部门、物资管理部门、财务部门等。每一个内部部门在具体进行项目建设的时候势必会有对口相应的外部单位，如基建部门对口的勘察、设计单位以及施工方、监理方等，其中又会有总承包单位和多个分包单位；设备、仪器管理部门，物资管理部门等多个对口供货方；技改部门对口上级拨款单位等。人员分为专兼职档案人员、项目具体参与人员等。2.收集周期长一个项目建设周期往往以年为单位，个别项目持续时间长达数年甚至更久，项目档案的产生、收集周期也被拉长，为项目档案的收集、整理、保管带来很多实际操作的困难。3.内容多样，数量庞大从基本概念和实践经验来说，固定资产投资项目档案的类型主要有基建档案、设备档案、仪器档案、综合管理类档案、家具及工器具档案等，每个类型的档案又分纸质、光盘等多种载体。只有全面、多样地收集档案，才能保证固定资产投资项目建设的方方面面都能保留下最可靠的档案文件材料和历史记忆。

二、固定资产投资项目档案管理中存在的主要问题

从以上固定资产投资项目档案的特点可以看出其与其他档案的区别，这也是固定资产投资项目档案管理工作的难点所在，其涉及领域广、内容纷繁复杂。主要包括：基建档案涉及勘察、设计、建设总包、分包、监理等多个单位，各单位负责的档案专业性相对较强，但人员流动性大、管理制度缺失等问题严重，影响了基建档案的质量，加大了后期整改的压力和难度；设备仪器购买时工作重点放在设备仪器实体到位，投入使用、具体操作等事项上，往往容易忽视相关文件材料的收集，导致各种资质证书、装箱单、检验记录、报关单等材料的缺失；技改部门为方便日常查找利用，将大量综合管理类文件留存滞归，导致综合管理类文件材料在项目档案验收前一段时间内集中突击归档，挤压了全面自检和整改的时间，使得档案人员工作较为紧张和被动。综合分析，固定资产投资项目档案管理中存在的主要问题包括：1.建设单位、部门、个人之间权责不清，导致固定资产投资项目档案管理工作进度滞后或执行情况混乱；2.与档案直接发生接触的工作人员素质参差不齐，岗位变动大，导致工作中前后无法有序衔接、科学推进；3.较长的时间跨度、较大的档案数量带来较大的工作量，效率的提高显得尤为重要。

三、应对措施

为应对固定资产投资项目档案管理过程中存在的主要问题，建议从以下几个方面着手改进：

1.制度建设：清晰明确的制度保证项目档案管理工作有理有据地推进

国家住房和城乡建设部、国家档案局、国家发改委等部委先后就固定资产投资项目档案管理颁布了相关规定，如《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》等，以此指导项目档案工作。另一个层面上，各集团公司及其下属单位也根据实际情况积极制定企业集团和各企业的管理办法，如中国电子科技集团公司制定的《军工电子固定资产投资项目档案管理规范》(试行)、《中国电子科技集团公司固定资产投资项目档案验收评分细则》(试行)等。除此之外，具体参与固定资产投资项目档案工作的各个内部部门之间要理清流程制度，明确责任归属，制定相关制度办法将档案工作纳入综合考评，从制度上保证档案建设与项目建设同步，减少因为两者脱节而产生的额外工作量，同时最大程度地避免工作交叉、权责不清带来的进度滞后。各单位各部门与外部单位之间要以合同、协议等形式中的具体条款来规范和保证项目建设过程中档案工作的实施，对固定资产投资项目档案进行全过程、动态、系统的监督，把握项目档案工作在面对复杂环境时的主动权，利用强大的法律和制度约束能力为档案工作保驾护航。总之，要依靠制度来理清建设单位内部各部门、建设单位与其他参与单位以及项目档案相关人员之间的权责关系，使得各部门、各单位各负其责，确保不把时间和精力消耗在与项目档案无关的事项上。

2.加强固定资产投资项目档案相关人员的宣传和培训

首先，要加强对固定资产投资项目档案涉及部门相关领导的档案工作宣传，使其明确档案的作用，强化档案意识，保证项目档案工作能得到强有力的支持。其次，项目参建人员(如施工人员、监理人员等)作为项目建设与档案工作的直接责任人，在项目建设业务知识方面具有较大优势，但对项目档案的重视程度和管理水平上往往跟不上项目档案的需要。为了提高项目档案质量，强化过程控制，应对与档案工作相关的项目参建人员进行培训和宣传，使其提高档案工作责任意识和档案管理水平，普及基本规范和要求，为项目档案后续工作的科学、有序开展打下良好的基础。档案管理人员在档案业务知识和管理上有优势，但是对固定资产投资项目具体建设内容了解较少，相关知识(如土建、监理、工艺等知识)的储备也趋于片面化，对判断档案文件材料的准确性、完整性、专业性、档案文件材料系统收集整理等相关工作有一定程度的局限性。基于此，对专兼职档案人员进行固定资产投资项目档案知识培训是很有必要的。

3.搭乘信息化快车

企业档案信息化作为企业信息化的一部分，主要是指企业在档案管理活动中全面应用现代化技术，以网络为基本平台，对档案信息资源通过技术手段进行处置、管理和开发，以实现档案工作为企业生产、经营和管理等提供优质高效服务的过程。作为企业档案工作的重要组成部分，固定资产投资项目档案工作耗时长、工作量大、涉及部门广，对信息化的需求十分明显，应用效果较为突出。主要表现在以下几方面：(1)有效提高项目档案管理效率。项目档案管理自动化程度不断加深，范围不断拓宽，档案实体管理逐步简化，项目档案相关人员能够以在线、离线操作等多种方式代替手动翻查排列等工作，对档案原件也有一定保护作用。(2)促进项目档案相关人员素质的提高。从传统手工或者单机系统的小规模封闭方式向信息化方式转变时，基础设施、软硬件投入、档案软件功能不断变化，对项目档案从业人员的素质要求也在不断变化。信息化环境下，固定资产投资项目档案管理从业人员必须改变传统做法，主动学习，提高业务水平和专业素质。(3)促进项目档案服务水平的提高。固定资产投资项目档案对固定资产投资项目具有保存备考的重要作用，在后续竣工验收、扩建、改建、设备仪器维护检修等工作中具有不可代替的作用。固定资产投资项目档案信息化既可以提高查询效率，又可以丰富服务手段和内容，同时满足更加多元的利用需求。四、结语固定资产投资项目档案管理工作千头万绪，只有各参建单位和相关人员权责清晰、意识到位，信息化等技术手段切实落到实处，才能推动固定资产投资项目档案管理工作有条不紊地进行，从而实现固定资产投资项目档案在项目建设全过程中的作用与价值。

参考文献：

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[2]李凤勤.浅谈基建档案的管理[J].时代经贸，2007(3)：156

[3]胡同琛.固定资产投资项目档案工作的思考[J].档案管理，2013(5):120

作者:王海静 单位:中国电子科技集团公司第十研究所