企业档案管理工作优化策略

导语：企业档案管理工作优化策略一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

[摘要]随着市场经济和科学技术的迅速发展以及企业全球化竞争的不断加剧，作为企业经营管理重要组成部分的档案管理也需要与时俱进，不断创新，从而使其对提高企业工作效率和企业效益发挥作用。本文简要分析了当前企业档案管理工作中存在的主要问题，并重点探讨如何对目前的企业档案管理进行优化。作者:单位信息化的高速发展推动了电子档案的形成和应用，加之计算机技术和信息管理系统的建设，给企业档案的科技化建设和创新化管理提出了更高的要求。因此，如何创新档案管理工作思维，实现档案管理工作的科学化、规范化，提升档案的价值，是企业管理者及档案管理工作者面临的重要课题。

一、当前企业档案管理存在的问题

1.档案信息收集不全面，保存不完整

在档案管理中，信息收集不全面、不及时是企业档案管理中最根本的问题。从档案信息收集到信息入库、保存，应当由档案管理人员全方位负责。然而，目前大多数企业管理人员尚未做好档案信息的收集工作，收集过程中仍存在很多问题：部分企业选择纸质和电子版相融合的档案信息记录方式，导致档案信息记录混乱；企业人员和外来人员随意调取档案信息，甚至在已有的纸质档案信息中乱涂乱改、随意开窗；或只采用文字和数字的集合，没有采用多媒体的收集方式等，均不能保证档案信息的真实性和完整性。

2.档案管理体系不完善

一个完善、专业的档案管理体系是企业面对外界竞争的有力保障，而目前多数企业的档案管理体系仍存在一些纰漏。如大多数企业仍在利用纸质档案；档案室设置比较简陋，更有部分企业根本就没有设立相应的档案库房；缺少专业的档案管理人员，个别企业的档案管理人员变动频繁，更有甚者管理人员身兼数职，没有严格按照企业相关制度确保档案信息的安全性和准确性，档案和文件材料的利用没有头绪或有些重要的档案文件材料根本没有归档等等，使企业于无形中受到严重损失，同时也阻碍了企业的发展。

3.缺乏完善、专业的管理制度

企业对档案管理不够重视，是制约企业档案管理工作科学化、创新化发展的根本原因。一些企业的管理者更多地注重企业经济效益的提高，而忽视了档案管理在提高企业经济效益中的作用，使得档案管理工作多流于形式。同时，一些企业的档案管理人员自身也对档案管理不够重视，在具体工作中缺乏责任感和职业道德，使得档案管理工作的失位现象日益严重，档案“无用论”不断蔓延至整个企业，导致企业发展边缘化危机加重。

4.企业档案管理信息化程度不足

虽然当前企业内部信息处理网络较过去已经有了较大程度的进步，但是文件和信息传输信息化程度还不够，这在很大程度上限制了企业档案管理工作效率和质量的提高。企业档案管理信息化不足的一个重要原因是企业还没有建立起完善的档案管理信息系统，缺乏系统和技术支撑，即便一些企业建立了信息系统，但没能根据档案管理工作的实际情况及时完善，这也同样会降低企业档案管理效率，制约企业档案管理科学化、创新化发展。

二、优化企业档案管理工作的科技建设和创新发展的策略

1.提高档案管理人员的素质及领导的重视程度

无论是企业管理者还是档案管理人员，都要转变传统的企业经营管理理念，将提高档案管理工作的科技建设和创新发展纳入企业的工作重点之中，充分认识到档案管理工作对企业发展的重要意义。作为企业的管理者，各级领导要发挥引导作用，与时俱进，利用现代化的管理手段和科学技术来调整和完善企业内部档案管理体系，同时也要加大对档案管理重要性的宣传和教育，增加对档案管理工作的资金投入，加强对档案管理的基础设施建设，完善管理设备，建立科学化、创新化、信息化、现代化的企业档案管理体系。同时，档案管理人员要不断提高自身的专业素质，加强与其他行业和领域的交流和沟通，学习先进的管理经验，增强自身的工作责任感和创新观念。

2.强化管理体系，完善管理制度

健全的企业档案管理制度是提高企业档案管理工作质量，促进企业档案管理科学化和创新化发展的制度保障。在新的时代背景下，企业应与时俱进，积极构建新的档案管理体系，明确档案信息收集流程和注意事项，要遵循《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保企业所制定的档案管理规章制度符合国家的制度要求，达到国家标准，做到有法可依。同时，应强化档案管理人员的法律意识，在人员更替时做好交接工作，并且保证不泄漏公司内部的档案信息，做好档案信息安全工作，保证档案信息的严密性。

3.提升档案的信息化水平，全面收集档案信息

网络化和数字化的普及发展，促进了企业档案管理工作的发展和创新，档案管理模式也从传统实物保管方式向电子化模式转变，即由传统的可视记录识别向以机器识别代码型发展，机器识别代码型即所谓的电子档案。利用计算机技术和辅助工具设计的电子图纸，不仅易于存储和查询，还更加形象具体。此外，传统的文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、声像档案等分类被取代，逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和发展。利用电子文件管理，能将分散在各个管理系统中的档案信息通过计算机规定的指令来随机调整和设置分类方案。因此，新形势下的档案管理科技建设和创新工作，必须加强电子档案和电子文件管理，实现企业档案数字化、科技化、信息化、创新化发展。

三、结语

信息时代的快速发展，要求企业档案管理必须与时俱进，实现档案管理科学化、规范化和创新化；必须转变传统观念，提高企业对档案管理的重视程度；必须强化制度保障，建立健全档案管理制度；必须重视电子文件管理，实现档案管理的电子化。只有这样，才能发挥企业档案管理的最大效能，实现价值最大化，才能促进企业的可持续发展，才能为社会进步和经济发展做出最大贡献。

参考文献：

[1]胡玉怡，万东红.科研档案管理工作探讨[J].治淮，2012(26)：14-15

[2]王雅琴.电力企业档案管理：问题、成因与对策[J].现代企业教育，2011(18)：59-60

[3]葛雪峰.简论网络环境下提高档案管理工作的方法及策略[J].才智，20119(30)：23-24

作者:杜克 单位:中国第一汽车集团公司