底图档案管理问题及措施

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一、企业底图档案管理模式的现状与问题

1.底图管理措施不到位

因种种条件制约，底图档案管理措施难以落实到位，从现状来看，档案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。由于对档案管理重视程度不同，一些企事业单位的部门和人员甚至对档案持漠视态度，听之任之，认为工作做了就成，档案管理可有可无。因底图档案处于动态管理状态，底图版本重复，一些管理人员对重描、修改的底图保管不善，制约了底图档案管理工作的发展。

2.对底图档案基础设施建设投入不足

由于部分企事业单位领导对档案管理工作在思想认识上存在误区，因此对底图管理工作资金、人力、物力等方面投入不足，硬件设施不齐全，底图管理必备的条件没有充分得到落实。有些企事业单位底图多，但却没有专用底图室或者底图室狭窄，“八防”设备不配套，造成底图折叠、破裂、发黄、易脆等，直接影响底图的利用效果。

3.规章制度建设滞后

在底图接收、整理与入库，底图查阅利用，底图扫描与挂接，底图修改与作废，底图抽晒复制等方面，缺乏一整套完善的管理制度和行之有效的办法，大部分企事业单位没有把档案管理列入相关部门和人员的岗位责任制，缺乏贯彻落实的考核与保障措施。例如：对于科研、生产、建设项目实施过程中和项目完成后如何确保底图档案的完整性，一直缺少有力的措施和依据，由于档案人员无法实时掌握项目开展过程的情况，因而无法确定底图是否符合要求，是否真正地齐全完整。

二、采取相应措施，加强对底图档案管理的力度

1.加强学习，努力提高档案管理人员的综合素质

作为新时代的档案管理工作者，学习是关键之关键。档案管理人员要在加强政治理论、法律法规学习的基础上，努力学习档案管理专业知识，注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。各单位在档案队伍建设上要选择政治可靠、作风正派、责任心强的同志从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥其积极性和创造性，使他们在各自的工作岗位上积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为社会的不断进步发展提供有价值的档案信息资源。

2.健全制度，规范底图档案管理程序

底图档案是技术人员在科技活动中产生的，因此，必须加强底图管理，梳理工作流程，建立健全底图管理制度，做到每个环节有规可依，有章可循。科学合理的制度有利于促进工作的有效开展，建立底图档案工作制度必须遵循以下要求：一是科学合理。制度应符合本单位特点和底图管理实际，以适应单位档案管理的需要。二是简明实用。制度必须具有可操作性，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。三是注意约束的双向性。也就是既要约束领导又要约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度能否顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。四是坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3.必须把住底图档案归档入库关

由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，必须严把底图归档入口关。在底图归档前，就要向设计人员提出明确具体的要求，按程序办事，确保底图质量；归档入库时，必须一丝不苟地逐张按目录和制图要求进行校核、清点，成套归档，不符合要求的不予签收入库。在底图归档验收时要特别注意几个方面：一是查底图质量，重点核查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，如底图质量差，就谈不上高质量的蓝图。二是查签署，签署不齐全的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三是查图号是否与项目名称一致，项目图号是每张图纸的“身份证“，具有唯一性，它在底图档案检索、利用、保管、统计中起到关键作用，若多份底图共用一个图号，会给底图日后查找利用带来很多麻烦，因此，在底图归档验收时，要严把质量关。由于委托单位的需要发生变化，或因项目改造等原因，归档发图后的底图随时可能修改，底图修改一般采用版次递进的方式管理，在底图档案中就会出现同一项目文件图号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的图号等情况，多版设计文件增加了底图的协调难度，因此在底图日常管理中，一定要看清楚每张底图的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的底图，否则，由于底图管理的混乱也会给项目带来严重的影响。

4.从底图档案的特点出发，做好纸质底图档案的保管和防护工作

底图档案具有两重性，它除了记录各设计阶段的技术史实外，又是提供复制的工具。由于底图材料是经过化学处理的透明纸，易发黄、变脆、撕裂、破损，不能装订，不能折叠存放，如果保管不好，容易过早发黄变质、霉变，它拍折、怕光、怕高温、怕潮，稍有疏忽，就无法晒出清晰的蓝图，比较“娇气”。因此，档案人员在底图档案管理工作中，要做到思想上充分重视，行动上倍加爱护，工作上特别细心。对底图要扎边平放和卷放，在底图的抽图、清点、整理过程中，要珍惜和爱护底图，取放底图时，一定要维护好底图图号的排序，同时要轻拿轻放，严防图纸磨损和撕裂。要从实际出发，底图档案库房按“八防”要求管理，严格控制好库房的温度和湿度，并做好信息登记；底图柜要勤擦，库房要勤清扫，防止灰尘入库，保持库房清洁卫生；注意防光，预防霉变和生物危害，以确保底图档案的长期保管和利用，充分发挥底图档案的积极作用。

5.加快底图档案数字化建设

随着经济和科学技术的迅猛发展，科研、生产、建设项目越来越多，要求也越来越高，传统的底图档案管理方法已难以适应发展的需要，运用现代化技术对底图档案进行管理可谓是一种行之有效的方法，可以提高档案工作的效率和水平，实现档案信息化管理，充分发挥底图档案在科研、生产、经营活动中的作用。底图的原件只有一份，而且利用比较频繁。底图档案作为纸质产品，有着纸质档案的弱点，就是容易磨损、发黄变脆、破裂、受潮，不易保管。传统的档案管理无法形成资源共享，蓝图和底图都保管，导致人力、物力、财力的浪费。要解决这些问题，有必要建立数据库，对底图档案进行数字化管理。纸版底图、PDF版电子文件同时送交档案室，对还没有实行电子签名的项目文件，做到即存即扫，在条件具备时，将早期手工绘制的底图“孤本”档案也扫描成图形文件，在抢救、修复底图档案的同时，将“死档案”变为“活资源”。扫描后的图形文件在单位档案管理系统网络中挂接，便于需求者查找、利用。电子档案作为纸质档案的备份进行保存，一是使纸质档案多一层保险；二是实现底图档案借阅、利用桌面化，通过网络技术实现异地远程利用，也可以满足多人同时使用，为需求者提供方便、快捷的优质服务，同时也减少了对纸质档案的磨损，最大限度地保护了纸质档案；三是为底图的存放提供了便利，对已制成电子档案且原底图破损严重、年份稍长、利用较少的底图可以卷放，也可以异地存放，供利用的蓝图如果不再存档，将大大缓解库房存放压力，使现有库房资源得到高效利用。

6.采用现代信息化管理工具，加快底图过程管理

现代信息化管理工具是当今社会发展的一大趋势，各企事业单位应充分运用现代信息化管理工具，加快底图过程管理，提高档案工作的效率和水平。如上图为数码晒图机和传统晒图机的对比，可以看出前者在精度质量、出图速度、出图流程、水印功能及印章盖章功能等方面都具有较大的优势。总之，要做好底图档案管理工作，必须强化服务意识，提高服务水平。服务的好坏是衡量档案工作职业道德标准的重要尺度，充分发挥底图档案信息资源的作用，为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。在新的历史条件下，底图档案工作必须紧紧联系时展的要求，更新观念，采取有效措施，积极探索底图档案现代管理模式。

作者:周燕婷 黄洪健 单位:中船九江科技研发中心