电子信息档案管理保密工作思考

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一、电子信息档案管理的特点

电子信息档案的管理具有显著的优势，其保存管理方式方便，信息内容通过技术压缩之后所占的空间极小。另一方面，电子信息档案的传输速度快，方便使用和查阅。虽然电子信息档案管理的优点显著，但是其也具有极大的缺点。档案类信息传播速度快，一旦泄露就会迅速的传播，造成巨大的损失。另外，电子信息的加密程度有限，其泄露的风险更大。

二、电子信息档案管理的保密措施

（一）提高电子信息档案管理人员的职业素养和能力

档案管理人员是接触电子信息档案最多、最早、最直接的人员，是档案管理制度最主要的实施者和监督者，对档案的安全起到关键的作用。这种特殊的身份及作用存在就要求电子信息档案管理者不仅要具有良好的职业能力，还要具有较高的职业素养。要求管理人员树立为社会服务的良好服务意识和政治保密意识，有着高度的责任心，在任何环境下都要保持档案信息保密的警惕性和责任心，防止保密信息在不经意间的泄露。另一方面，档案管理工作是非常枯燥乏味的，并且这一岗位并不受人重视。但是档案信息一旦泄露，就会给个人、组织和社会带来不可估量的损失和危害。因此，电子信息档案管理人员要对档案管理工作抱有极大的工作热情，能够全身心的、毫不懈怠的投入到工作当中，及时发现、补救出现的问题，时刻保持高度的警惕性，保证资料的安全。电子信息技术的发展速度非常迅猛，各种病毒、黑客技术层出不穷，更新速度非常的惊人。因此，档案保密工作人员不仅要具有良好的职业素养，也要具有丰富的专业知识，不断更新知识结构，了解、学习和掌握先进的电子信息技术。例如加强应用码技术、数据保护技术等，还要能够及时的了解新兴的鉴别技术、访问控制技术、软件保护技术、病毒检测技术和信息泄露检测及防护技术，对新出现的威胁做好防治措施。相关部门应当定期举行技术研讨会和技术培训课，及时更新档案管理人员的技术进行更新和提高。

（二）建立、健全电子信息档案保密制度

电子信息档案保密制度是做好保密工作的根本，是保密工作人员进行工作的依据和保障，是提高工作人员警惕性和责任心的重要保证。领导对于电子信息档案保密管理制度的重视，是建立、健全保密管理制度的重要基础，是制度得以有效实施的重要保证。因此，上级领导部门应当督促有关人员依据本单位的实际情况，在国家有段政策和法律法规的指导下，建立电子信息档案保密制度，对电子信息档案资料的登记、查阅、复制、保存和销毁等工作程序进行明确的规定，对保密信息管理人员的工作要求和工作规范做出详细的规定。同时，根据单位的实际情况和利用人员的不同目的和要求，制定不同层次的审批程序，保证档案利用的及时性和安全性。并且，在电子信息档案保密管理制度制定以后，相关部门应当根据实际实施中遇到的问题和新挑战，不断的丰富、完善电子信息档案保密制度，保证制度的适用性和有效性。另一方面，上级领导应当督促下级单位建立保密工作监管部门，对保密制度的落实情况进行监督和指导，保证保密制度能够得到有效的实施。

（三）保证电子档案的存储安全

电子信息档案一般保存于硬盘、软盘和磁盘当中，对于其中的磁盘和光盘应当进行一定的处理，防止光盘因此再次被写入无关信息而遭到破坏；资料应当装盒存放，并且涂上防划、防擦涂层，避免存储介质因刮擦而被损坏，致使信息丢失；重要信息应当做好备份工作，防止信息由于设备故障而丢失；应当存放于适宜的环境中，其湿度保持在35~45度，温度保持在17~20度之间，做好防火、防水工作。采用镜像技术对信息进行管理，即两个相同的动态体系同时进行工作，若其中一个特殊出现故障而停止运作，另外一个体系仍然可以继续进行工作，防止信息文件的接受失败和丢失。单位信息的管理应当按照国家有段信息安全法规的规定，进行科学的分档管理。在信息管理系统中安装杀毒软件和补丁程序，防止外来病毒侵入系统盗取信息，及时弥补程序中出现的漏洞。在管理系统中加入网络设备认证工具，管理信息访问设备。

（四）建立电子信息档案查询和使用管理办法

电子档案信息流失的一个重要途径就是直接的复制、盗取、丢失，相关部门应当建立完善的电子信息档案查询和使用管理办法，防止电子信息在查询使用过程中泄露和丢失。其中应当主要对一下几点做出明确的规定：一是电子信息档案的节约要经过严格的审批程序，节约人只有持完整的文件才能借阅信息；二是电子信息档案管理者应当对借阅者的身份、目的进行审阅，针对借阅者的实际情况有选择的向其呈现资料，不能简单的将涵盖所需信息的全部资料无条件的给出；三是对借阅者的查阅方式和时间进行限制和规定，将电子信息档案的内容进行保密等级划分，保密等级高的文件只允许在档案室内进行查阅，不允许通过拷贝和拍照等形式带出资料室，管理人员应当对查阅过程进行监督；四是对保密级别高的电子信息档案的内容进行加密处理，即使在档案室内查阅也要由管理员输入查阅密码。查阅密码应当定时更新。

作者:崔萌萌 单位:东台市人力资源服务中心劳动人事科