地方高校图书馆档案管理论文

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一、地方高校图书馆档案管理工作滞后的症结

（一）对地方高校图书馆档案管理工作重视程度不高。

很多高校图书馆未设专人负责图书档案工作，而是将此工作交由各办公室，对此项工作的专业化和制度化要求的程度不够。一般办公室的工作人员少、工作繁杂，往往意识不到图书档案的重要性，因此对日常统计以及文书处理等没有形成保管意识；业务部门的部分工作人员认为档案工作由办公室负责，因此会疏忽对图书档案的管理工作；图书馆领导一般将档案管理视为业务工作的附属品，也很少去研究，因此这项工作大都遭遇了边缘化，往往给图书馆档案存档造成缺失和混乱。

（二）缺乏业务素质好、业务水平高的档案管理人员。

众所周知，在目前知识经济和日益信息化的高校教育环境中，作为知识导航员的图书馆档案管理人员，他们的职业道德素质、专业素质、文化知识水平、吸收、整合、传达信息的能力等，已经成了地方高校图书馆发展的重要构件[1]。然而我国地方高校图书馆档案管理人员群体现状，却不容乐观，比如沿海发达的浙江省，其全省高校图书馆档案管理专业人员群体中，有硕士以上学历者占2.49%，本科学历占35.90%，本科以下者为61.61%，其中高级职称者只占10.78%，中级职称占41.86%，中级职称以下则占47.36%。

（三）档案管理信息化的发展进程十分缓慢。

目前伴随着互联网和手机等新兴媒体的普及程度的升高，我国使用手机上网的网民已有2.77亿，网络在网民中的普及率达到了98.1%，其他如QQ、MSN等手机通讯工具使用率达到了61.5%。而高校的师生几乎个个是网民。如今还有相当一部分高校仍旧以纸型文献为图书馆档案材料，尚未使用电子文献的模式，电子文献的引进速度非常缓慢，因此在信息化程度如此发达的今天，已经无法满足师生及社会的需求了。除此之外，一些高校尽管是将馆藏的文献资源实现了自动化服务，实现了档案管理信息化，但是档案文献的管理以及利用手段尚未同步于高科技化的图书文献所进行的信息资源开发，使得图书馆内的业务发展非常的不平衡。

（四）图书馆档案管理的专业化和科学化不足。

1.图书馆的馆藏档案的结构不合理。从档案的种类结构看，很多高校图书馆中馆藏文书的档案所占的比重是比较大的，特色档案是相对较少的，比如说业务档案。从档案的载体看，纸质的档案所占的比重比较大，其他载体的数量和种类相对来说比较少的。而且从档案管理今后的发展趋势看，现在高校图书馆中档案收藏的结构以及内容已无法适应图书馆业务的发展和信息化社会的需要。

2.图书馆的档案留档的随意性较大，还没有具体的存档要求和管理制度。归档不够合理，分类不够科学，各个科室分类归档时大多根据自己本科室的习惯和特点进行，有的档案资料甚至是没有编号和目录并被随意存放。档案外在形式不规范，不利于装订，不利于查阅。没有统一的档案管理方法，也缺乏档案集中存放的意识，更没有委派专人进行管理，导致档案丢失的现象十分严重。

3.档案价值尚未进行科学的鉴定。高校图书馆的档案一般都存在一定的价值，因此在进行管理时，需要进行科学的鉴定，以便区别对待。尽管这点是比较重要的，但是现在还是有一部分高校并没有重视。对档案资源的准确性、价值大小等鉴定工作也没有进行，对不同档案的不同保管期限没有规定，导致高校馆藏的档案文献杂乱堆积。

二、地方高校图书馆档案管理的优化途径

（一）优化高校图书馆档案管理的基础条件。

1.提高图书馆档案管理人员素质。正如上文所提及的，地方高校图书馆能否“做好读者服务工作和学术研究工作，不断促进图书馆事业的极大发展，其关键在于是否具有一支能适应当前文献信息化、数字化、网络化发展需要的整体素质高、人员结构合理”的管理队伍。笔者认为，如要做好这方面的工作，我们必须展开如下三个方面的工作：其一，应建设一支具有高素质的专业档案管理人员队伍。吸纳并接收具有学历高和专业素质强的图书馆档案管理人才，且尽量避免人员随意调动。同时，地方高校的相关部门应当高度重视本校人员的专业培养和专业教育，最好能在一定时期内，能使图书馆档案管理人员都能得到相应的专业培训和相关技能的训练。只有这样，地方高校方能保持一支相对稳定，专业能力较强的图书馆档案管理群体。其二，应当更新工作方法和工作理念。面临着日益信息化的高校校园和社会发展环境，我们的管理人员应不断更新观念，通过不断学习，来掌握更多的网络以及计算机技术的应用技巧。其三，高校图书馆所收藏的档案均具有很重要的意义，档案管理是一项很严肃的工作，因此要对档案管理人员的进行思想教育，提高他们的政治觉悟，促进他们的综合素质全面提高。

2.利用先进设备，发挥数字储备功能。目前高校图书馆正面临着一场全方位的技术革新———数字图书馆，图书馆的档案管理理应适应数字化的大潮，进入数字化管理的新时代。尽管地方高校由于多种因素和条件的限制和制约，不可能大规模地进行数字化的建设。但为了日后的图书馆发展能有一个广阔的空间，地方高校在图书馆档案管理的硬件建设要有一定的前瞻性，应建立“一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统”，我们应最大限度地考虑到地方高校全体师生和外界社会的访问需求。与此同时，地方高校图书馆在硬件建设上，虽主要集中在多媒体信息阅览室、电子书刊和电子文本信息的整理与收集，以及高性能的图书馆服务系统和应用系统等三个方面，但图书馆档案管理的数字化建设也是不容忽视的，只有如此，地方高校才可能在档案管理方面避免出现力不从心的尴尬困境。

（二）强化对图书馆档案管理的制度和科学管控。

1.优化馆藏档案结构。高校图书馆应该对馆藏的一些历史性的档案资料引起足够的重视，并对这些资料进行整理以及收集。这是由于这些历史性的档案资料记录了高校图书馆从一开始建馆到现在的所有的重要活动以及重大事件，是非常重要的文字材料，对于后人研究图书馆和本校的发展历程来说，具有非常重要的意义。但是由于这些历史档案资料都比较分散及零碎，在日常工作中，很难被人们重视起来。再加上整理这些材料的难度非常大，很容易被故意忽略。图书馆领导一定要重视起来，投入更多的人力以及时间对这部分资料进行整理。除此之外，非文字资料也是非常重要的，像一些音像制品、电子档案以及实物等有认知价值和佐证的意义。因此负责图书馆档案管理的办公室工作人员需要根据现代媒介多样化的特点，将音像制品、重要照片、奖状、奖杯以及刻录光盘等资料归档进图书馆的档案管理系统。这是因为这些档案均为高校图书馆档案完整性以及系统性的重要凭据。

2.制定严密的档案保管制度，并委派专人对其进行管理。建立馆藏档案严格的保密制度，各方人员均不可擅自提高档案的利用范围，管理人员不可以擅自把档案中所记录的保密内容泄露出去；建立馆藏档案鉴定制度，确立馆藏档案的鉴定规范，成立由专家组成的鉴定小组，鉴定档案的等级，判定保管的年限，并整理好档案，并将其中的经过鉴定可以销毁的档案挑出来，然后向上级相关部门进行汇报，获准即可销毁；设立馆藏档案严密的立卷归档制度，避免保存价值比较高的文件毁坏或者是遗失。其中立卷需要做到案卷的装订整齐美观、保管的期限划分准确、标量确切简明、目录页码清晰、排列顺序正确、书面材料规范。

3.科学地鉴定整理馆藏档案。对需要归档的档案进行逐一的鉴定，将性质以及价值不同的档案分别区别开来，然后通过档案的重要程度以及价值大小来进行档案的归档存放。这样不但有利于档案存放的科学合理，能够节省存放的空间，还能够节约管理的费用，而且利于档案的使用及开发。

4.建立高校档案管理数字化系统。目前，阅读日益多元化，地方高校图书馆应提供及时和多元化的服务内容，以满足不同师生群体化的个性需求，以便实现高校档案信息化的可持续性的发展。不仅如此，档案部门应当和院校内、各党群行政部门以及社会紧密的联系，将相关的信息归整，将数字化档案的内容加以丰富。同时在档案主页上面添加多元化的服务内容，要包含档案用户的培训教育、档案信息数字化的利用、开发和档案信息资源的网络导航，提高对档案的筛选识别功能、信息检索和选择能力，利于快速检索到档案的信息。开展个性化服务，利用现在的各种通讯方法提供在线咨询和检索以提高档案的利用效率，优化服务质量；通过数字化的形式分专题、分批或分期介绍开放档案的内容和范围与查档基本的知识，把封闭服务改为开放服务，使档案信息的价值最大化，使档案信息化建设能够持续发展。

作者:王会玲才娟单位:绥化学院文学与传媒学院