二级学院档案管理论文2篇

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第一篇

一、高校二级学院档案工作的重要作用

做好二级学院档案管理工作，具有较强的历史价值和重要的现实意义。学校的每个档案资料都来源于各个二级学院，因此二级学院档案是学校档案的基础，对学校和二级学院的发展有着重要的作用。

（一）在教学评估和项目申报方面的作用

二级学院的各项工作在学校的统一部署下有自己的运行方式，形成的文件资料体现了教学质量和教学管理水平。二级学院档案记载着学院的发展历史，包括教学、科研、行政管理等多方面的档案，反映了二级学院的发展过程和取得的成就。评估工作是学校工作的一项重要内容，二级学院的档案是评估工作和项目申报中最有说服力的原始材料，丰富系统的档案材料，是高校开展教育评估和项目申报工作的基础和依据。

（二）在二级学院教学改革中的作用

高校二级学院的教学改革是普遍的、越来越深化的。不管如何改革，都与学院的档案管理水平有着密切联系。如增加或修改专业、课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案的过程。这些改革都需要在档案信息和档案数据的基础上，进行论证、修改，才能最终成功。

（三）在二级学院师资队伍建设中的作用

二级学院的人事档案记载着学院师资队伍建设的整个过程，它呈现出师资队伍的基本情况，它可以分析师资队伍的数量结构、职称结构、年龄结构和学历结构、教龄结构等，使人员得到合理配置，每一位教师都能发挥自己的专业特长。

（四）为领导的决策提供了真实的资料

二级学院档案记录了学院的发展历程和学院教师情况、教学管理和教学实施的情况、实训基地以及学生学习和就业的情况，有原始性、准确性、真实性、和完整性。因此它可以为学院领导在进行专业建设、教学改革和学院发展的决策中提供依据。

二、高校二级学院档案管理中存在的问题

（一）档案收集不齐全、档案整理不规范

档案的收集是档案工作的基础。二级学院档案材料种类众多，有些档案工作人员不清楚归档范围，对哪些档案是需要在学院永久保存或长期保存、哪些是需要移交到学校档案馆的档案不了解，导致文件没有及时归档。有的档案资料不完整，如只有请示，没有批复，失去了档案工作的真正意义，不能记录某一件事情的前因后果。档案整理不规范，有的时间编排混乱，有的装订不规范，致使档案杂乱、不完整、没有体系，档案管理工作没有规范化，严重影响了档案的开发以及利用。

（二）学院档案管理意识淡薄，机构设置不健全

有些高校领导只注重教育教学和科研工作，档案管理意识不强，没有认识到档案的真正价值，认为档案工作就是文档的简单收集、装订，对档案管理工作没有投入必要的财力、物力、人力，没有配置学院的档案管理机构，没有设置二级学院档案室，没有固定的二级学院档案工作人员。即使有学院档案工作人员，他们的档案管理意识淡薄，缺乏责任心，严重影响了档案收集、整理、归档、保护和利用工作。

（三）档案利用率偏低

档案的价值是通过利用才能实现的，一些高校二级学院档案利用率并不高。许多老师认为档案没有用，他们在工作中很少查询、利用档案。目前仍然有高校档案馆使用旧的传统手工管理方式，档案信息服务不能真正落到实处。高校档案如果不能为学校的教学、科研和管理工作提供服务，不能为师生员工和社会需要提供服务，档案工作也不可能得到发展。应进一步加强档案工作的服务性，提高档案的利用率十分重要。

（四）档案管理人员业务素质不高，管理流程不规范

二级学院档案管理人员业务素质不高，流动性还比较大，一些学院都是学院秘书兼当档案管理人员。档案的收集、整理、立卷与归档工作不仅费时、费力而且专业性很强。由于档案管理人员的业务水平欠缺，培训的机会还很少，又不是专职的档案管理人员，没有足够的时间和精力对各类档案进行专业管理，直接影响到二级学院档案管理工作的质量，为规范学院的档案管理工作带来了难度。

（五）管理方式落后，很少运用信息化管理手段

当今现代化的信息技术不断迅猛发展，但目前仍然有高校的档案管理工作完全采用传统的手工模式，这已经越来越不适合档案发展的需要。如果校园网络、高校数据库等手段没有应用到学院档案管理工作中，那么档案管理工作很难为学院的发展提供高质量、高水平的服务。有的尽管建立了档案信息数据库，但没有实现较高水平的数字化管理，多仅限于简单的数据统计，难以开展整体信息资料的开发与利用。

三、加强高校二级学院档案工作的有效对策

（一）开设二级学院档案室

按照学校档案管理的规定，二级学院的重要档案要移交学校档案馆保存归档，没有移交的部分由二级学院保管。二级学院需设置学院档案室，提供专门的房间，配备资料柜存放保管这些档案，并由专人负责全学院档案资料的接收、整理、统计、保管、利用等工作，使二级学院档案室和学院档案馆共同构成了学校档案的完整体系。

（二）重视档案工作，加强档案管理的意识

领导要重视二级学院档案管理工作，建立学院档案工作的各项规章制度，解决档案工作中存在的各种问题。全院教师增强档案管理意识，充分认识二级学院档案管理工作的重要性。档案材料的收集归档必须依靠全体教师的大力支持，只有当档案材料的形成、积累和归档成为每位教师的自觉行动，才能保证归档材料的齐全、完整和规范。强化二级学院档案工作者的管理意识，档案工作人员要认真地完成档案的接收、整理、保管、利用工作，并积极主动地向二级学院领导汇报档案工作情况。

（三）加强档案管理人员的培训

在高校档案资源数字化、信息服务网络化发展趋势下，二级学院的档案管理人员不仅要懂得档案管理，而且要掌握数字信息技术的复合型人才。实际工作中，有些学院办公室秘书兼职档案管理员，她们忙于日常秘书工作，缺少培训的机会，学习档案管理专业知识。因此应对档案管理人员进行档案管理和信息技术的培训，通过培训使档案管理人员掌握档案管理的专业知识，并且能够熟练操作现代化办公设备。

（四）加强档案的利用

由于教师和学生的教学和管理主要是在二级学院进行的，因此教师和学生在教学、科研、就业等使用档案时，更多的是查阅和利用二级学院的档案。档案通过教师和学生的阅览、借阅、复制、开具证明等方式满足日常的利用工作，除此以外应在开发档案信息提高服务质量上多做工作，编写一些反映学院工作特色的专题档案信息材料。

（五）应加大资金投入，完善二级学院档案设施

学校应对二级学院档案建设实行统一规划，投入大量资金，购买档案管理工作所需的硬件和软件，完善档案设施，以推进档案的数字化进程为基础，对档案信息化进行重点建设，实现学校、二级学院档案联网和档案资源共享，从而提高档案资料的检索查询速度，提高工作效率。

（六）运用现代化的网络技术，对档案进行数字化和网络化管理

随着计算机和多媒体网络技术的快速融合发展，档案工作的开展离不开档案信息化建设，把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去，档案的数字化建设成为档案业务建设的必然发展趋势。

1、现代化管理档案工作人员借助现代计算机技术及网络通讯技术，对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储从而实现同一事物的多种形式表现，改变了传统的档案信息只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者，提高档案管理效率，大大减少了人力、物力、财力。

2、加强档案网络化管理，通过校园网络系统，建立档案数据库，来存储、检索和传递二级学院档案信息。搞好网络化服务，让死档案，变成活资源，为利用者提供丰富鲜活的档案信息，用户可以通过网络方便地获得这些信息。这种档案信息网络化建设能把包括多媒体在内的各种信息的数字化，存储管理和查询集成在一起，使这些信息得到最大限度的利用，满足广大师生和社会对二级学院档案信息的共享需求。二级学院档案管理工作是一项具体、细致和复杂的系统工程。随着高等教育事业的发展和教学改革的深化，对二级学院档案管理工作会提出更高的要求，科学的建设和管理二级学院的档案，有效的保护和利用档案，才能使学院的档案工作更好地为学校教学、科研、各项管理工作服务，更好地为社会服务。

作者:马晓娜单位:大连职业技术学院

第二篇

一、调研分析

1.档案管理意识薄弱。在填写问卷的普通师生中，虽然有94.1%的被调查者认为档案是重要的，但有75.6%的被调查者表示从未查阅过档案，更有96.6%的被调查者表示不了解学校档案馆的工作内容和流程。在进行访谈调研时，有部分被调查者不知道学校档案馆的具体位置，不了解学院是否有档案室，认为档案馆（室）有点神秘等。不仅普通师生，就连领导、行政人员的档案管理意识也相对薄弱。37.1%的被调查者认为学院对档案管理重视不够。其原因：一是档案管理过于依赖学校管理。学院作为教学部门，其主要工作是教学管理，许多材料最终交于学校行政部门，依靠学校行政部门归档。二是档案的作用常常不在当下而在未来，这使得大多数管理者没有意识到档案管理工作的重要性。档案管理的提升有助于学院综合实力的提升。

2.档案管理现状亟须改进。高达72.3%的师生表示自己曾在工作或生活中遇到重要问题却找不到历史资料的情况，亦有59.7%的师生表示拥有重要资料或有特殊意义的资料却找不到妥善保管的方式，60.5%的师生对学院档案的利用现状不满意。建立有效的档案管理机制，是既满足师生需要又满足学院发展的一件好事情。各二级学院应重视并加快档案管理建设工作。

3.目前档案管理工作存在的问题。调查显示，45.3%的师生认为目前档案管理工作不够完善的主要原因是资金投入不足，37.1%的师生认为是学院重视不够，22%的师生认为是人手不够。另外，53.8%的师生认为学院没有相应的档案管理队伍，不知道将相应材料交给谁；46.2%的师生认为学院缺乏档案管理规范，不了解哪些材料可以归档；33.6%的师生对学校、学院的保管能力不放心，担心材料丢失。以上数据显示：

（1）二级学院档案管理制度不健全，档案管理队伍建设严重滞后，缺乏相应的档案规范文件；

（2）二级学院重视不够，在精力和资金等方面投入不够；

（3）管理力量相对薄弱，管理水平不高，管理手段落后，以致师生质疑学校、学院的保管能力。另外，专任教师与希望能查到科研方面（包括科研项目、科研成果、科研获奖）档案呈较高的正相关性，相关系数达到0.530。这说明，专任教师更希望学院健全科研方面的档案资料。从服务角度来说，专任教师是学院档案管理的主要服务对象，我们应加强科研方面的归档管理。还有一点就是高达89.1%的师生认为二级学院应成立自己的综合档案室，并非试卷档案室。综合档案室的建立可实现档案的集中管理，无疑会大大提升档案管理工作的水平。但成立综合档案室须满足场地和资金等条件，目前学校无法实现所有二级学院具备档案管理的硬件环境，但各二级学院应积极创造条件，待条件成熟后，予以实现。

二、相关建议

1.加强学习和宣传，提高档案管理意识。通过细分培训对象，加强组织学习和相关宣传工作，提高学院领导、档案管理人员和专业教师的档案意识，这是做好档案管理的基本前提。充分调动全院师生积累档案、保护档案的积极性和自觉性，形成人人关心、支持档案工作的良好氛围。针对档案管理人员，可举办专题讲座、系统学习课程等方式，以提高档案人员的业务水平。特别应不断提高二级学院分管领导对档案工作的重视程度。很多工作的开展离不开领导的重视和部署，不断加强二级学院分管领导的重视程度对提升二级学院的档案管理工作至关重要。一方面，定期召开以各二级学院分管领导为主要对象的研讨、座谈、讲座等活动，提升二级学院分管领导的档案管理意识；另一方面，争取在二级学院年度考核中为档案管理工作设置合理的分值，以评促建，促使领导加强重视。

2.做好二级学院档案管理队伍建设。学院档案管理队伍一般是依附于行政管理队伍的，其建设工作容易被忽略。事实上，两者是有区别的，要根据实际情况进行调整，设置相应的岗位职责，组建一支符合学院档案管理需要的队伍。档案管理工作要单独核算工作量，在岗位培训、职称评审、绩效考核、评先评优等方面给予考虑，提高队伍积极性。此外，须提高二级学院档案管理人员的协调合作能力，善于协调学院各系、各部门的关系，确保归档文件的齐全性、完整性和准确性，确保归档文件渠道的畅通性和收集的及时性。

3.出台档案制度规范，设计合理收集梯度，理顺学院、学校两级档案管理关系。建立健全收集档案资料的制度，特别是对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等做出明确规定，以确保收集的准确、完整。理顺内部管理关系，建立档案管理人员的岗位责任制，明确各档案员的分工，实现文件材料收集、整理和立卷归档工作责任到人。设计监督检查、总结、验收等环节，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况。建立规章，科学管理学院档案，使学院档案的建立和管理趋于制度化、规范化。同时，理顺学院、学校两级档案管理关系。将已立卷材料分为两类，符合学校归档条件的一类材料交于学校档案馆保管，偏业务管理的另一类过程材料由学院保管。若学院条件成熟，可成立综合档案馆，进行集中管理。

4.二级学院档案收集工作应实现常规化。将档案管理工作渗透到其他日常工作中，使二级学院档案收集工作实现常规化。二级学院可根据实际情况，在布置各项工作时规定好档案的归档时限。归档时间截止，及时对归档情况进行统计，和其他工作一样作为年底绩效的依据之一。将档案收集工作渗透到日常工作中来，既能保证档案的质量和完整性，又能从源头上促进档案管理工作的规范化和标准化。

三、结束语

“把简单的事情做好，不简单；把平凡的事情做好，不平凡。”这句话深刻入微地描述了档案工作的精髓。目前，学校的档案工作正处于起步发展阶段，特别是二级学院的档案管理工作还有待完善，这需要我们每个人的一点一滴的努力，相信未来定能创建出“档案促发展，发展促档案”的新格局。

作者:徐昭颖单位:厦门理工学院