高校倒金字塔档案管理论文

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一、高校档案管理“倒金字塔”现象成因分析

对于高校档案管理而言，主要有档案信息需求者和档案信息管理者两个主体，其中档案信息管理者拥有充足的档案信息资源，档案信息需求者主要是校内师生和校外用人单位等，两者之间存在着相互博弈过程，形成我国高校当前档案管理中的“倒金字塔”现象。

1.国家对于档案信息开放和利用缺少相关规定

对于档案信息需求者和档案信息管理者而言，如果档案信息管理者能够在最短的时间里，为档案信息需求者提供所需的档案信息，档案信息需求者对于档案信息管理者给予正向评价，则两者就处于一种双赢状态。可是在这个过程中，档案信息管理者和档案信息需求者之间的双赢受到多种因素制约，从结果来看，高校档案馆可能都不是“零和博弈”的最终赢家。当前，学术界对于高校档案信息的公开和保密之间的认识和观点不完全统一，即使是在档案管理较为先进的美国和西欧发达国家，出于对个人隐私的保护，也十分注重对个人档案信息的保护，一旦泄露秘密信息将要承担相应法律责任，最高法院也对于行政机关赋予其文件机密保护的权利。我国档案法律法规规定，如果泄露档案信息，将会受到法律严厉惩罚。所以，对于我国高校档案馆而言，在对档案信息开放过程中，很难把握开放的界限，权衡利弊后，选择档案信息不开放政策，因为档案信息的不开放不会造成不可预期的后果，就不会受到法律的惩罚。而且，虽然不开放档案信息可能会在舆论上引起学校师生和部分用人单位的不满，但是至少不会引起任何法律和制度上的后果。这就可以解释为什么大部分高校档案馆选择对学生不开放。因此，造成这种结果的主要原因是我国当前相关档案和保密法律法规，对于学生档案信息开放没有明确规定，也缺少对档案馆信息开放的实质性约束和要求。

2.高校档案利用范围不明确

从档案馆角度来看，提供档案利用服务经常使档案需求者产生不满情绪，档案信息资料查找工作量较大、查找效率不高、满意度较低等，使档案馆认识到提供档案信息服务是一件吃力不讨好的事情，而且高校档案信息资料开放和利用受到各种关系的约束和学校各种规定的限制。因为档案馆只是高校系统的一个部分，还有教务部门、学工部门和教学院系，不仅要受到档案保密相关法律约束，而且还要受到学校规定的限制。为了确保档案馆提供档案信息服务不会产生不满意结果，各个档案馆基本上都采取制度性措施来限制档案信息的利用，无形中增加了档案信息利用的烦琐程度和难度。例如，以提供毕业生成绩单为例，为了档案信息资料的安全，学校一般都将档案馆放在较为隐蔽的地方，在校师生和社会档案需求者都要花费大量时间和精力来寻找档案馆。而且，出于对个人隐私的保护，要求档案信息需求者必须要携带个人有效证件到馆办理查询手续，不支持电子邮件查询和电话查询服务，这对于档案资料利用者而言，手续十分复杂，这个过程就是一个效率十分低下的过程，本身呈现出“倒金字塔”特征。档案信息需求者和档案信息管理者都要花费大量时间和精力，而且结果也不一定十分理想。但是，从经济角度来看，档案馆提供档案服务，经济效益较低，甚至完全为零。从性质来看，档案信息服务是一个纯公益性过程，将档案信息服务社会化，收取相应费用也不符合我国当前高校档案管理的目标和相关法律法规要求。

二、高校档案管理中的“倒金字塔”解决措施

要有效减少高校档案管理中的“倒金字塔”现象的发生，不断降低不良后果，就要从档案馆自身角度，进一步明确档案信息开放界限，减少档案利用程序，减少档案资料利用的制度性障碍。

1.明确高校档案馆档案信息服务职能

我国2008年颁布的《普通高等学校档案管理办法》中明确规定，高校中个人或有关单位，如果不按照规定及时归档，将档案据为己有，或者拒绝规定的，都属于违法行为，而且校方要及时对直接负责人员和主管人员依法给予处分，已经构成犯罪行为的，由司法机关依法给予追究刑事责任。但是，我国高校档案相关法律法规对于档案利用方面没有给予明确要求，从而降低了高校档案管理部门的“风险责任预期”，形成高校档案管理“倒金字塔”现象的制度性原因。因此，要进一步制定和完善高校档案信息开放范围，明确高校档案信息服务职能，在确保档案信息在法律规定的保密范围内，也要向在校师生和社会加大档案信息开放范围。

2.明确高校档案信息服务范围

如前文所述，出于保密需要，一些高校将档案馆设在学校较为偏僻的地方，而且不公开其电话和不建立网站，这些都无形之中扩大了档案信息的保密范围。为进一步减少“倒金字塔”现象，提高档案馆信息服务效率，高校档案馆不仅要为在校师生提供详细的档案馆地理位置信息，而且还要在网站上公布其档案信息咨询服务电话，建立档案馆网站，并依托网站，主动公开在法律法规允许范围内的一些档案信息。

3.提高高校档案信息服务方式信息化

为提高高校档案信息服务效率，要不断建立完善服务方式信息化。第一，要按照档案管理法律法规要求，主动对照案卷目录，对其内容数字化，公开信息开放内容，减少档案信息需求者的盲目性需求，为其减少档案查询等待时间，减轻高校档案馆信息服务工作量。第二，对高校档案信息内容数字化以后，要建立检索内容关键词，实现档案信息搜索功能的便捷化，可以有效减少档案馆无意义的重复劳动，减轻高校档案馆在档案信息服务方面重复的人力劳动。

4.提高高校档案管理人员素质能力

高校档案信息利用存在一定的模糊性，也就是说档案信息需求者往往对于高校档案管理相关规定、档案信息查询范围、自身享有的权限等都比较模糊。因此，高校档案馆要对自身的职能范围、工作权限有清晰认识，这些都需要高校档案管理人员加强自身职业培训。同时，要在高校档案馆实施信息化以后，进一步加强职业技能培训，熟练使用各种检索工具进行档案信息内容检索，缩减无意义内容检索耗费时间，不断减少档案信息管理“倒金字塔”现象消极影响。

5.延长高校档案信息服务办公时间

不仅要加强档案管理职能，更要强化档案信息服务意识。第一，要在不增加现有人员数量和工作量前提下，实施弹性工作制，灵活调整工作人员工作时间，避免高度密集的档案工作时段，也有效降低档案信息需求者对于工作日的排队等候时间。第二，要充分利用高校档案信息需求密集情况的产生，导致高校档案管理“倒金字塔”现象，从而将档案信息需求者大量信息需求分散开来，形成一种重要解决途径。

作者：关永娟闫岩单位：燕京理工学院北方工业大学