事业单位会计档案管理论文

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一、会计档案管理的概述

1.会计档案的收集

它主要有：会计凭证、会计账簿、会计报表及其它与会计工作相关的资料的收集。每个月当负责各个会计工作的人员把自己负责部分的会计资料收集装订好统一放入指定的柜子中保管，收集装订满年后，统一交给负责会计档案管理的专管员，并填写移交清册，双方确认册数及时间期限，分别签字。

2.会计档案的整理

会计档案专管员把上述移交的各类会计档案进行分类整理，按照时间、类别整理后进行下一环节的工作。

3.会计档案的形成

对各类会计档案整理后，进行分类编写目录号、案卷号、册数起止时间和保管期限，之后把各类会计档案装入专用的会计档案盒，最后填写会计档案保管清册。

4.会计档案的销毁

根据《会计档案管理办法》规定：会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后第一天算起。保管期满的会计档案由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

二、会计档案管理中存在的问题

1.会计档案管理环节中的问题

会计人员在收集和装订原始凭证和记账凭证时，为了图方便快捷，往往让一些见习人员和助管的研究生为其整理排序并进行装订，但这些人员大多是非专业人员和实践经验较少的人员，在整理和装订过程中，可能会把记账号弄错或把原始单据中的重要信息在装订中显示不出，把票据号等装订了看不见。这样的问题对管理人员、检查人员及相关人员查阅和审计都造成很大的影响。会计档案专管员在整理过程中，同样也会让非专业人员进行整理，在这过程中，可能会造成档案缺册、案卷号不连续等情况出现。由于不熟悉业务的人员在编写案卷号时，没有查询各月份各个记账凭证中有多少号和册数，就会造成缺号和漏把某一会计档案编制入册。而这样的结果也是由于单位管理制度不完善，各个会计人员查阅会计资料时没有相应的登记、借阅制度，还容易使会计资料丢失。在会计档案的保管期间，由于单位没有完善健全的档案管理制度，考虑到办公地方的有限，大多管理人员不愿意把有限的空间用来保管会计档案，导致会计档案专管员只能将这些档案随意堆放，这样会使会计档案毁损的较快，重要的资料由于潮湿和不良的保管环境而缺损。说到会计档案销毁环节，很多事业单位就没有这一环节。销毁到期档案是件非常严肃的事情，需要单位主要负责人在销毁清册上签署意见，这是《会计档案管理办法》的规定。然而在实际中，很多领导不愿出头，冒风险去销毁，有的单位办公条件不错，领导宁愿增加房间和几列柜子用于堆放早已到销毁年限的会计档案。那一些办公环境差的单位就只能到处用一些纸箱堆放，造成保管环境的不合规。为什么应销毁的到期档案不能销毁呢？究其原因：主要是领导人不愿承担销毁的风险，因此决定销毁工作能拖就拖，能推就推，反正不会在自己手上进行销毁。同时事业单位会计档案保存年代久，会计档案专管人员换了数任，现任专管人则认为：销毁会计档案需要编制会计档案销毁清册，同时还要进行鉴定有无未完结的账务凭证，那样需要单独抽出做好记录，而会计档案形成时间久远，工作量大，任务繁重，根本没法开展此工作，所以，能拖一时就一时。

2.会计人员在管理中的问题

在会计档案工作中，人是最活跃最积极的因素，也是发展这项事业的关键。包括主管档案工作的领导人、管理人员以及其他相关从业人员所有人员的观念和素质决定着档案工作的质量。在管理中，领导只重视会计技术人员素质的提高和继续教育，没有将提高档案管理工作人员的专业水平纳入计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄学历偏低，甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

3.事业单位的档案管理信息化建设不完善

虽然事业单位会计档案管理工作基本上都配备了现代化办公软件及设施，但仍存在由于电脑设备及软件更新升级不到位等现象，导致会计档案管理系统不够完善，甚至有些单位根本就没有专门的会计档案管理系统，而只是一些Word文档和Excel文件，并且其功能只停留在处理文字、收集资料和编制清册等基本数据处理上。即使有专门的管理软件也会由于信息管理的漏洞和软件的更新不及时，从而导致整个单位的网络安全存在隐患。而没有专门管理系统的单位，其管理介质只有纸质文件，档案管理数据库的建立和现代化信息技术相距甚远，严重影响了会计档案管理质量。

三、针对会计档案管理存在的问提出几点建议

1.单位应建立起会计档案管理的相关制度

要想管理好档案的工作，就必须有文字性的文件对其进行规范，否则只会是口头上随便说说，没有成文的文件，对会计档案管理是起不到任何作用的。

2.提高领导人员及管理人员的档案管理意识，加强管理人员的培训，提升其管理素质

首先，领导人应该重视会计档案的管理工作，不能只把重心放在会计业务的处理上，而忽视了档案的保管工作。每个单位的档案管理工作是反映这个单位的历史成长资料，而其会计档案管理工作是记录这个单位的资金及账务处理的，同样对单位的管理起着重要的作用，并且这也是法律规定的责任和义务。应把会计档案管理培训列入会计继续教育计划中。其次，对会计档案管理人员的培训应当重视，这项工作不是会计工作中可有可无的。会计档案管理人员的专业素质直接影响了会计档案管理的质量，这是对外来借阅者、审计人员和上级检查人员负责，更是对本单位的管理负责。会计人员对会计档案规范化整理的熟知熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低，因此必须将会计档案管理及操作技能的培训纳入会计人员岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。再者，认真贯彻《档案法》和《会计档案管理办法》的相关规定，让领导人员及管理人员懂得，销毁到期会计档案是法律法规的明文规定，对到期的会计档案，如果没有涉及职工利益的，诸如工资花名册、工资底册，工资台账等以及没有未完结的账款应收应付，领导人要消除顾虑，积极配合会计档案的销毁。专门负责的档案管理人员同样不怕麻烦，做到按法律法规的规定销毁到期会计档案，既合法又合规并且还能减轻工作人员负担和单位的负担。最后，把培训工作和销毁工作落实到实处。

3.加强单位信息化建设

事业单位应重视对电子信息化的建设，关注计算机系统和网络的安全，及时更新单位运行软件。计算机系统的维护应保持持续性，稍有不注意，就极易遭到攻击或破坏，如数据易被篡改，软件被修改或破坏。这些数据对每个单位都是极其重要的，如果系统遭受病毒，极大可能会泄露单位的机密。其次，计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱，而单位的信息中心又不可能进行全盘的查杀，这样会造成单位电子信息运行无法正常使用，导致整体运行瘫痪。只能是尽量保证不再引入更多的恶意软件，所以，档案管理人员在操作电算化系统时就要保证随时查杀电脑中的病毒，避免以后无法承担的后果。最后，事业单位电算化会计操作人员和档案管理人员必须采取积极的态度，利用有效手段和严密防范措施来保证事业单位电算化会计档案资源的安全。

4.加大会计档案管理的监督力度

各检查机关，如财政部门、审计部门和税务机关，应加大对各单位会计档案管理的检查力度，让各个单位对这项工作引起高度重视。因为会计档案管理也是会计工作中一项不可或缺的部分，对单位的持续管理起着重要的作用。事业单位应将会计档案管理与内控制度相联系，形成有效的管理机制。

5.会计档案管理的创新建设

事业单位的会计档案管理工作的创新是面对当下高速发展的市场经济、社会经济进行的技术、人才以及单位结构比例进行的协调。会计档案管理创新的过程就是对单位会计档案资源的重新整合。很多事业单位工作人员都是满足于现状，没有目标，这也是导致事业单位工作效率低下的原因之一。事业单位要想发展的更长远更有效率，就必须改变现有的状态，适应市场运行机制和市场运行规律，建立健全的会计档案管理机制，充分发挥管理人员的主观能动性，建立竞争上岗机制来调动工作人员的积极性。在这样的氛围下，才会有更多有效、优秀的管理方法。这种创新的方式也为事业单位指明发展方向。

作者:耿纾南单位:云南省中医医院