企业信息化档案管理论文2篇

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第一篇

1企业档案管理现状

1.1目前有的企业的档案管理还停留在完全纸质档案，有的企业处于半纸质化档案，有的企业却在领导的长远考虑和重视下，与时俱进，全面推进信息化建设，档案管理已经全面进入信息化轨道。各个企业档案管理方面已经形成了差距。

1.2实体文件的收集与归档没有完整的信息系统支持，全部人为主观的因素在里面。就档案收集为例，档案管理人员多数情况下只是接收，而并不是去每个部门调查催要。如果部门负责人因为档案意识不强或者档案知识欠缺没有向档案室递送资料而造成后面需要档案资料却提取不成功。档案归档方面，归档的条件是否满足也是人为决定，这样的话难免造成疏漏。

1.3实体化档案特别是纸质档案的查阅也存在很多问题，例如，并发查阅（多人同时查阅同一文件）的问题，查阅过程中文件的毁坏，缺失，毁坏等等问题。同时，实体档案的查阅对文件的保密性造成严重威胁，一旦保密且重要文件内容泄露，会给企业带来严重的后果。

1.4随着企业大发展，档案的数量和类别也与日俱增，档案借阅给档案管理人员造成很大的工作量与出错概率。

2企业档案管理信息化的理论指导

在《全国档案事业发展“十五”规划》中，提出全国档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。而且，在《全国档案事业发展“十二五”规划》中，肯定了前面的成绩，继续把档案管理信息化建设作为主要任务并不断加强。2002年下发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务，提出把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，在企业信息化建设中具有重要的指导作用。

3企业档案管理信息化的意义

3.1对管理人员的意义①档案管理不再费时费力。数据只需一次录入可以多次利用，档案库中的信息需要统计时可以自动统计。②检索查询更为方便。可以提供多种查询手段，档案管理员可以选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。公司其他人员也可以根据档案管理权限自行查阅档案信息，提高了保密性。③档案的查阅工作更加可控。对国企不换的借阅者进行有效的催促。

3.2对部门的意义①有效地进行档案的收集工作。档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动，档案的分类，整理需要付出辛苦的劳动，没有一个好的信息化系统，档案的收集和整编是零星和不完整的。②有效地为决策服务。文书档案包括发文和收文，都是领导决策的具体体现，所以档案的信息化建设可更好地为档案的再利用和领导决策提供依据。③让档案室变为公司内部的信息中心，也让员工更好地查阅一般档案。

3.3对于公司的意义

①更好地收集和管理档案。企业档案是一个企业在企业活动中直接产生的依法归档的具有保存价值的文件和材料，是企业历史活动的原始记录，特别对于收文和发文文件来说，实行档案信息化管理后，必将更好地收集和管理这种信息资源。

②发提高利用率。一般单位形成的档案要经过一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，在这个过程中不可避免地会造成文件的损坏，档案管理信息化可以解决这一问题而且解决档案的并发查阅。

③解决档案损坏、丢失的问题。靠人工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免地会造成档案的损坏和丢失。

④形成完整的档案信息网络。纸质档案不能形成信息网络，对于档案管理、统计，查阅，借阅都造成很大不便，大大降低了工作效率。档案管理信息化可以使得这一切形成一个完整的信息化网络。档案管理信息化建设需要高素质的人才，需要档案管理专业和计算机技术专业的双人才，只有这样，企业在档案管理信息化建设中才能越走越远，越走越好。在当今这个信息化时代，信息化和网络的发展使得企业档案管理必须走信息化这条路，这是一种必然。

作者：张静单位：陕西钢铁集团有限公司

第二篇

1影响企业档案信息化建设的几点重要因素

1.1档案信息化建设的水平因素。在档案管理信息化建设中，由于受到传统档案管理及技术的影响，就会导致在档案管理过程中，虽然档案管理部门配备全面的计算机及相关的设计，但是，工作人员很难将其与档案管理工作有效的结合在一起，只将这些机械设备运用在日常的工作中。所以，档案管理人员如何通过利用计算机提升自己的工作能力，对企业档案数据进行数据化管理，有效的提高档案管理效率及管理水平，已成为制约档案信息化建设的一个至关重要的因素。随着我国计算机技术及互联网技术的快速发展，用户对档案信息的要求不断的提高，在这种情况下，如何对传统思维进行有效的改变，开发出有效的档案管理新技术，已经成为我国现阶段档案信息化建设的一个重要问题。

1.2档案信息化建设的认知因素。在档案信息化建设过程中，档案管理部门的领导对档案信息管理的不够重视，主要体现在档案管理部门没有一套完整的档案信息管理体系，对档案信息建设的认识及管理严重不到位，在档案管理过程中，档案工作人员受传统管理理念的影响，只对档案信息进行了收集，没有对其进行充分的分析与利用，没有发挥出档案应有的价值，严重的浪费档案的存在价值。

1.3档案信息化建设的观念因素。在传统的档案管理过程中，档案管理人员只将档案信息收集、保管就没有任何任务了。但是，随着城市人民群众对信息资料的不断提升，对存储的档案信息利用已经远远超过了信息本身的价值。所以，档案管理工作人员应该摒弃传统的管理理念，重视档案信息化建设，学会如何利用档案的价值。但是，到目前为止，大部门企业档案管理人员仍然没有意识到档案信息化建设的重要性，对档案管理难以达到要求。

2在企业档案信息化建设中应注意把握的几个问题

2.1数字化、网络化不等于信息化。企业档案信息化建设的内容非常广，其中包括信息的收集，整理、信息数据库及信息网络的建设、信息资源的有效利用、信息资源开发利用的法律法规及人才队伍的建设等。所以，档案网络化、数字化建设不单单只是信息的建设，应该从多个方面入手，促进档案信息化建设的快速发展。

2.2立足现实，加强标准化建设。档案信息技术处理，既有地域上的差异性，又有业务上的共同性。目前，各地档案馆普遍单独进行计算机管理系统的开发，无论是经济性、通用性都不利于协调统一。当务之急是加强档案馆之间的横向联系，按照统一的标准、规范，把计算机应用及适合共性特点的软件开发作为信息化建设的切入点。要力求软件功能设计既具有相对的统一性，又具有一定的灵活性和较强的应用性，争取在最大范围内建立统一的网络平台，整合档案信息资源，以整体优势最大限度地实现信息资源共享。

2.3注重质量，加强特色建设。信息化不应流于表面和形式，而是要注重由信息技术支持的档案信息是否适合用户需求，是否实现了档案服务功能的全面拓展和最大优化。如果传输的档案信息及相关的数据不被利用或者接受，那么档案信息化建设就起不到原有的作用。所以，档案信息化建设工作必须与社会广泛联系，了解社会需求，掌握信息利用规律，深入挖掘馆藏潜力，注重特色建设，在档案信息服务方面充分体现吸引用户的魅力。

2.4着重用户的实际与需求。不同方面的用户是信息化建设成果的直接受用者，但由于受计算机知识等因素的制约，使档案信息化与一些用户还有一定距离。重要的是要建设一种便捷的、更加适应用户需求的新型档案信息服务关系，充分满足用户需求的信息，与社会共同发展，共同进步。

2.5以人为本，加强人才培养。在档案管理工作中应广泛使用电子设备，使传统的档案管理方式从根本上发生变化。着力培养一支复合型的人才队伍，对完成信息化建设任务至关重要。首先，要重视对现有管理人员和专业技术人员的岗位培训和继续教育，为大家创造学习现代科学知识与先进技术的机会。其次，有计划、有针对性地招聘信息化建设专业人才。招聘信息化专业人才要长期、中期、短期相结合，实行用人制度上的社会化运作。通过实行培养现有人员和引进专业人员的办法，不断提高信息化建设队伍的综合素质和创新能力，保证在完成信息化建设任务时得心应手。

3企业档案管理信息化发展策略

3.1转变思想观念，树立信息化管理意识。在我国现阶段，档案管理工作得到了各行各业的广泛关注，也取得了一定的成就。所以，在档案管理模式及管理理念上也应该进行改革与创新，档案信息化建设成为了档案管理工作的必然趋势。为了与时代同步，档案管理人员必须改变传统的管理理念及模式，加强档案信息化建设，提高自身的职业素养及岗位技能，只有不断的提高档案管理人员的综合素质，才能有效的促进档案信息化建设的快速发展。

3.2制定信息化发展目标，并严格执行。在档案管理工作中，管理人员必须从全局出发，将近期目标与长远目标进行有效的结合，坚持一定的原则，既适用性、实用性、科学性。在档案管理工作制定长远目标时应该对档案管理工作进行深入的分析与研究，使制定的目标得以实现，为全局统一发展而努力，充分的考虑档案信息化建设未来发展的需求，留下兼容、扩充剩余空间，避免有效的资源浪费。在制定档案管理工作的近期目标，档案管理工作近期目标的重点在于其可行性和实用性。在档案信息化建设的初级阶段，需要对现有的档案资料进行整理，这项工作必须仔细、认真、不能出现任何纰漏和差错，档案资料的正确性是非常重要的，所以，在整理档案资料时必须保证其准确性，并且按照标准执行。在对档案馆进行整理时，首先要对重要的档案资料进行数字化处理，对于没有价值的资料进行销毁，避免浪费资源和时间，这是对档案管理实行信息化的一个基本要求。

3.3信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理。现阶段，档案管理的各个部门缺乏有效的沟通和统一管理，各个部门所采取的信息化手段及设备都不相同，严重影响档案信息数据之间的兼容性，严重制约档案信息化建设的发展。为解决档案信息化建设存在的问题，必须与档案管理工作的实际情况相结合，使档案管理工作数字化设备得到统一，并使档案管理的工作人员具有专业性，进而实现设备的文字识别功能，以及自动的转化、编目、检索功能，并在此基础上实现档案信息化建设中自动标引、上载以及辅助立卷、全文存储等功能。在档案管理工作中，使计算机设备的规格及型号得到统一，这是档案信息化建设实现的基础。

4结束语

档案信息化建设可以有效的促使档案资源得到有效的开发和利用，还为社会提供更多的服务和资源，在档案管理工作中，加强信息化建设，促进档案信息化建设的快速发展。

作者：赵辛单位：吉林省疾病预防控制中心