当前企业科技档案管理论文

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一、档案工作的历史和现状

1.档案工作的历史。在古代，档案是统治阶级政治斗争的工具，是为统治阶级服务的。由于封建统治阶级的严密封锁，档案成为普通老百姓不能涉足的禁区。新中国成立以后，档案机构在很长的时间内都是政府机构的组成部分，其主要职责是为政府服务。历史的原因造成人们对档案馆敬而远之，自然也想不到要开发利用档案。

2.档案工作的现状。一直以来，档案工作强调的都是保密。档案管理人员长期在封闭的环境中工作，一方面让档案管理人员养成了默默奉献、秘而不露的职业道德，另一方面也使得档案管理人员服务意识淡薄，成了名副其实的档案保管员。改革开放以后，国家减少了对企业的行政干预、鼓励企业自我发展、自我经营，企业的生产经营、运行机制均以经济效益为核心，档案部门因为不能产生经济效益而被归入后勤服务单位，地位明显下降，有些私营企业甚至不设档案部门。一旦企业遭遇经济危机必须减员增效或是国有企业改制时，档案部门成了首选挨刀对象。如此一来，档案管理人员的工作积极性备受打击，变得消极、惰性，这种工作态度自然影响了工作，从而形成恶性循环。档案管理真的变成食之无味、弃之可惜的鸡勒了吗？答案是否定的。在市场经济机制下，企业对有关生产经营的信息极为重视，有些企业甚至派人到对手那里收集技术、生产、经营信息，企业非常需要能够提高企业竞争力的科技信息，这为档案工作的发展打开了一扇门，为档案管理人员提供了展示自身才华的舞台。与文书档案、财务档案、底图档案等相比，科技档案的开发利用是最好的突破口。

二、正确处理保密与开发利用的关系

谈到开发利用科技档案信息资源，很多档案管理人员的第一反应是泄密。我们强调科技档案的开发利用，并不是说所有的科技档案都可以随心所欲地公布于众。严格遵守《保密法》、《科学技术保密条例》和国家其它有关保密规定是档案工作的基本原则，绝不能动摇。保密与开发利用是辩证的统一，信息开发与专利保护都是为了加速科技成果及时、有效、合法地推广应用，促进科技成果向生产转化。档案管理部门要正确划分科技档案的密级，确定保密期限，并及时做好科技档案的降密解密工作。另外，档案管理部门应建立严格的科技档案利用申请审查制度，凡涉及密级科技档案，利用者必须填写《科技档案利用申请表》并交主管领导审批以防泄密。

三、提高档案管理人员的综合素质

现在是21世纪，是信息化时代。档案馆不再是帝王的藏经阁，档案管理人员也不再是单纯的档案保管员。档案部门应该集档案的收藏、交流于一身，成为能够提供档案存储、加工、开发利用等服务的信息中心。档案管理信息化的实现取决于档案管理人员的综合素质。微笑服务、认真、负责，相信绝大多数档案管理人员都能做到。但这远远不够，目前的情况是很多档案部门缺少复合型人才，即既懂档案、又懂计算机和英语的复合型人才。试想如果档案管理人员只能提供收集、保管、手工检索这些最基本的服务，又怎么能对科技档案进行有效的开发利用，又如何能融入到企业的生产经营中去？

四、加强科技档案信息资源的开发利用

档案管理已经到了必须改变的时候，须知，怨天尤人是解决不了问题的，必须面对现实，迎接挑战，加强科技档案信息资源的开发利用，融入到企业的生产经营中去。1.领导要高度重视科技档案的开发利用。档案部门及从事档案工作的干部职工要与时俱进、改变观念、勇于创新。要明确科技档案的开发利用才是档案工作的重中之重，收集、整理、存储只是日常工作。分管档案工作的领导要高度重视科技档案信息资源的开发利用，在部门之间起好协调作用，配备相应的设备，拨给足够的经费，以便档案部门顺利开展工作。2.提高档案管理人员的综合素质。领导再重视，设施配备得再好，最终也得由人来具体实施。档案管理人员必须努力提高自身素质，熟练掌握Word、Excel等办公软件，掌握计算机档案管理信息系统，具有一定的英语水平，了解企业生产经营所需的信息，做到有的放矢。分管档案工作的领导应该选择性地安排档案管理人员参加一些生产、经营会议、学术讨论会、成果鉴定会，让档案管理人员和搞科研、生产、经营的人员加深了解，一方面让档案管理人员搞清楚科研、生产、经营需要什么信息，另一方面让科研、生产、经营人员明白科技档案不是死的，如果加以充分利用是能够创造出巨大价值的。3.提供网上检索服务。构建企业内部档案信息网，条件成熟的情况下，对外开放。现在有些政府部门已经开通网上办事大厅。档案部门也应该效仿这些政府部门，配备足够的计算机、扫描仪等设施，构建档案信息网，简化查阅手续，方便查阅者。用户注册时必须实名登记并提供身份证号码，如此一来即能在一定程度上控制科技档案的泄密问题。很多档案部门已经启用了档案信息网，但系统只录入了档案目录，只能查到档号、责任者、文件材料题名。仅凭这些信息查阅者无法判断该档案是否值得查阅。应该进一步完善档案信息网，逐步建立档案目录数据库、重要档案全文数据库、多媒体档案数据库等多层次的检索体系。学习中国知网或一些学术杂志网站的做法，将档案的第一页或是目录收入档案信息网。查阅者根据第一页或目录可以初步判断该档案是否对自己有用，如果有用的话再前往档案部门查阅。有些科技档案是外文资料（绝大多数是英文资料），档案管理人员将第一页或者目录翻译成中文（所以说档案管理人员必须既懂档案，又懂计算机、英语），如此一来，大大提高检索的查准率，方便查阅者。4.做好档案利用信息的反馈工作。档案部门每到年底都会编制科技档案统计年报，了解科技档案利用情况，但通常只统计查阅人数、查阅卷（册）数、复印份数。这些数据虽然也能反映档案利用情况，但这只是表面现象，无法说明科技档案直接或间接产生的经济效益、社会效益，档案部门在企业生产、建设中所起的作用也反映不出来。因此，必须认真做好科技档案开发利用活动的记录工作。在档案查询登记时，档案人员多问问，将查（借）阅档案的利用目的写清楚，不能笼统地写成“工作参考”。查（借）阅完毕，档案人员应主动询问查阅者是否实现了查阅目的、未查到的原因。档案部门应制作档案查阅联系卡，附上联系人、单位电子邮箱、联系电话。当查阅者查（借）阅完毕，发一张联系卡给查阅者，以便查阅者向档案部门提意见或建议。档案部门应将查阅者的姓名、单位、联系电话等录入计算机，统一管理。每隔一段时间，档案管理人员应主动与查阅者联系，了解科技档案在实际工作中所起的作用、所产生的经济效益和社会效益，然后编写科技档案利用效果典型实例汇编，最后发放给潜在查阅者。唯有此才能让更多的人了解科技档案的价值、产生走进档案馆的欲望，进而支持档案部门的工作，尊重档案人员，从而形成良性循环。通过上述措施挖掘出企业科技档案的潜在价值，促进科技和生产的发展，提高档案管理人员的社会地位，最终推动档案事业的蓬勃发展。

作者:倪疏影单位:川化股份有限公司