企业档案管理体制与模式研究3篇

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第一篇

1数字档案管理系统现状

数字档案管理是随着信息化技术的变革而逐步发展起来的，国内外均是在20世纪80年代进入了系统化研发快速发展阶段。到了90年代，数字档案应用日趋增多，需求也呈现多样化。随着网络技术、中间件技术、数据库技术、海量存储技术的发展，形成了数字档案管理平台的概念，极大提高系统的可靠性。

1.1国外发展现状

美、英等发达国家在20世纪90年代中期已经开展了数字档案管理系统的研究和实践。通过NARA（美国档案文件署）网站，可以检索到包括10个总统图书馆在内的200多个档案馆的数字化档案。国外，有包括IBM、HP在内的众多厂家和研究机构在研究和开发基于OAIS标准的数字档案管理系统。

1.1.1基于服务信息化的数字档案管理系统

20世纪90年代,英国国家档案馆为了履行安全保管和提供利用电子文件的义务，实施了两项计划，一项是针对政府机构产生的电子文件的EROS(E1ectronicRecordsOelceSystem)；另一项就是NDAD。NDAD是为了保存和利用结构数据集(DATASET)而提供的整套系统和服务，由伦敦大学计算机中心和伦敦大学图书馆建设和维护。NDAD的主要功能包括：接受、存储、保管政府部门产生的需要永久保存的数据集(比如每年的农业人口普查、犯罪统计、污染土地面积的报告等)，并且提供利用。1998年3月，NDAD作为一项服务向社会推荐。公众可以通过网站访问某些政府部门的一手数据和背景材料。为了提高服务质量，NDAD还提供了随时报道数据变化和发展的在线新闻服务。NDAD项目主要侧重于数字部藏的信息服务，虽然它也在网站和系统建设的基础上兼顾了数字档案的保管问题。但该项目对电子文件真实性、完整性、长期可读等问题的研究并不深入，而且该项目中的数据种类相对单一(主要是结构化的数据)。这两个因素都在一定程度上降低了该项目的示范作用。

1.1.2基于整体职能信息化的数字档案管理系统

其中最具代表性的就是美国国家文件和档案管理局(NARA)组建的电子文件档案管理系统(ERA，E1ectronicRecordArchives)。与NDAD相比，ERA更侧重于电子文件和数字文献的各项管理技术研究。20世纪90年代末以来，美国国家档案和文件管理局发现其收集的电子文件种类日益丰富，除了数据文件、数据库之外，还有电子邮件、地理空间数据、数字影像等等结构复杂的数据，电子档案管理的难度和复杂程度今非昔比。此外公众迫切希望能够通过在线的方式获取国家档案馆中保存的电子文件。这些压力和挑战促使美国国家档案和文件管理局决定自2000年起建立一个自动化程度很高的集成系统，在实现数字资源提供利用的同时，管理、维护各种类型电子文件，保证其真实、完整和长期可读。该项目就是电子文件档案馆。美国国家档案与文件管理局希望能够设计一个接收、保管和提供利用的系统，它不只是软件系统，还包括政策、工作流程、标准和必需的技术等。与NDAD不同，电子文件档案管理系统立足于解决任何类型的电子文件（而不仅限于结构数据）对特定硬件和软件的依赖问题，其职责就是不管多长时间，只要社会需要，就能够提供可读和有效的电子文件。

1.1.3基于物理实体场所的数字档案管理系统ERA的设计过程中，专家们已经考虑到场所的问题。但就目前来看，ERA项目目前看来还是属于一个集成系统的建设，对于新场所建筑可能会在项目成熟之后开始筹划。英国的NDAD也是一个系统，是一个没有考虑实体建筑的数字档案场所项目。但国际档案界对电子文件、数字信息保管的研究中开始出现一种新的呼声—基于新型的现代化建筑的档案保管策略。这样的建筑可能会更多地考虑合理的网络布线，严格的保管环境和技术环境等要素。这类数字档案场所将立足于解决各类电子文件的管理问题，包括电子邮件、网站文件和政府的数据库文件等。

1.2国内发展现状

我国的档案信息化建设从20世纪80年代末，国内使用小型计算机管理档案机读目录开始起步，之后发展到使用微机利用关系型数据库开展信息检索，再到利用多媒体、网络技术开展现代意义的信息服务利用，档案信息化建设经历了摸索实践、建立理论、逐步深入的复杂过程，国家档案局从1996年对电子档案管理进行了一系列的研究。1999年，国家档案局和深圳市档案馆提出了建立数字档案管理系统的构想。2000年又把“数字档案管理系统工程研究与开发”作为全国重点档案科技攻关计划下达给深圳市档案局与国家档案局科研所共同承担，并将其列入国家档案局的“十五”规划。国内的研究机构主要挂靠大中院所，仅仅停留在理论层面的分析，部分也在做一些测试和研究，软件厂商的理论整体实力偏弱但技术实力相对比较强。国内的大多数软件厂商由于投入较少，而且缺乏理论研究的实力，在高端产品方面推出的产品很难适应客户的需求，而在低端产品方面却过度竞争。数字档案管理系统将立档单位档案室与其他部门结合起来，以统一的数据库标准、软硬件平台和安全控制手段为基础，为各级各类工作人员提供综合信息服务的虚拟的档案馆（室）集群。所以数字档案系统主要面对的客户群体是国家机关、大型企事业单位，从这种意义上的数字档案系统建设是国家数字档案的信息基础，具有时效性和现实性。中国经济的高速发展，给信息化建设带来了巨大的发展，档案业务管理的需求非常旺盛，当前的矛盾不是需求不足，而是开发出来的产品是否达到了技术先进、功能满足客户的实际需求，是否能更好为客户服务。

2集团化企业数字档案管理的相关概念

2.1集团化企业概念与特点

集团化企业是指由一定数量企业以互相之间在经营方面形成稳定协作关系为基础，在一个统一机构的协调下，依据一定原则组成的企业群体。它以一个或若干企业为核心，通过控股、企业合同或其他方式，使核心企业控制一系列从属企业，从而形成众多企业的结合体。在企业集团内部，核心企业也被称为控制企业，从属企业被称为被控制企业。集团化企业是指企业以产权为纽带，优势产品为龙头，骨干企业为核心，将产品关联度强的众多企业，通过资产的合并、兼并、划转等途径，组成新的更大的企业群体，对现有存量资产进行重新配置，实现专业化生产，规模化经营，形成新的规模优势。

2.2数字档案管理的定义及其内容

数字档案管理，即利用信息技术和网络技术通过计算机软件实现档案管理的过程，通过数字档案管理方式能够实现传统的管理方式无法完成的更多的功能，有时甚至改变传统的管理方式，如文档一体化的管理、归档文件整理方法改革、模糊检索、馆室衔接、网络管理等，以前大量的手工操作和重复劳动有计算机一次完成，并使看似无关的工作通过计算机有机地联系在一起，因此需要档案管理人员冲破传统的条条框框，培养逻辑思维的能力，才能从根本上提供工作效率，减轻一线档案专兼职管理人员的工作量。

3集团化企业加强数字档案管理的必要性

3.1贯彻落实国家相关文件和通知要求的必然举措

随着信息化的不断推进，国家越来越重视档案管理部门的信息化建设，有关部门多次发文要求加强档案信息化建设。国家档案局于2002年颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》就提出：在“十五”期间，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息、服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。《中共中央办公厅国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》中办发（2004)34号）明确要求“要加快以传统载体保存的公文、档案、资料等信息资源的数字化进程”。2005年，《国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》要求“有序推进传统载体档案数字化进程。优先完成文件级机读目录数据采集任务。逐步推进全文信息采集。加强档案部门内部局域网建设，开发和应用统一规范的档案信息管理系统，建立馆藏档案的规范化管理和利用平台”，并“充分利用网络提供利用服务”以及“构建政府内部档案信息共享平台”。2007年《国家档案局、中央档案馆关于开展档案事业发展综合评估工作的通知》中对档案信息化建设提出了很高的要求，将档案信息化作为档案工作的一项基础性工作。

3.2依法管理档案事业的需要

依据《中华人民共和国档案法》规定，各级档案馆应当依法保管包括电子文件在内的所有载体的信息，成立数字档案馆，并以档案馆为依托，能够使信息真正成为各类应长期和永久保存的电子政务信息的最终集结地。

3.3有效保存企业发展进程，为企业持续发展提供支撑

随着信息化建设的大力推进，集团化企业将逐步实现办公和生产的网络化、自动化，这将产生大量的电子文件，如果不能及时收集、归档这些电子文件，容易产生数据遗失、毁损，影响利用，造成事实上的“失忆企业”。保存历史、维护历史的真实面貌是企业的责任，企业有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续企业发展的记忆，保管企业发展发展过程中的具有保存价值的档案。建设数字档案管理，规范电子文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。

3.4降低企业管理成本，提供档案管理工作效率

电子档案相对于纸质档案，其保管条件、运作成本要求较低，成立数字档案馆及时对各单位形成的电子档案进行集中统一管理，将比各单位的分散保管要节约大量成本，减少重复劳动，且易于专业化管理。

4集团化企业走出数字档案管理困境的对策

建设一个统一的覆盖集团公司总部、区域公司及基层电厂的企业级数字档案馆，实现纳入归档范围的各种电子文件的收集、整理、归档、保管、利用等全档案业务流程的管理全新的企业数字档案馆，是集团化企业走出数字档案管理困境的良方。

4.1全面的企业数字档案馆建设内容

企业数字档案馆=基础设施+基础资源+应用系统+规章制度和相关人才。其中：规章制度=标准化＋科学管理模式+配套制度规范。基础设施=企业网络+服务器系统+存储系统＋微机＋数字化设备；基础资源=现行归档文件＋馆藏档案+文件+资料等等，数字信息表现形式可以有图形图像文件、字处理文件+视频数据文件等等；应用系统=系统平台软件＋档案信息管理应用软件＋其它应用系统接口＋其它产品和技术的集成；相关人才=档案专业人才+信息技术人才。

4.1.1制度规范建设

通过规范化标准和流程实现档案管理的规范化，这是数字档案馆建设的基础和依据，同时通过应用系统的建设使标准和规范得以落实，而各项制度则是系统成功应用的保障，它们是相辅相成的关系。将电子文件命名规则、各角色职责的分工、数据的存储、备份和安全管理规范、网上利用的规范、电子档案的移交和接收规范等一系列规范嵌入档案管理系统中，逐步提高档案管理的规范化水平。例如：2010年前中电国际一系列档案规章制度仅档案人员熟知，其它管理人员基本不清楚。通过建设档案管理系统，全体人员都要熟知这些，否则文件移交归档工作、档案查阅工作，你就完成不了。只有完善档案规范化管理体系，数字档案馆的建设才有了基础和目标。

4.1.2基础设施建设

基础设施的建设是整个企业数字档案馆的物质基础，包含了网络建设、档案数据中心的建设、数字化加工中心的建设和档案业务管理工作站的建设。档案数据中心是档案数据存储和管理的核心，不管是建立在档案馆还是由公司信息部门统一管理，都需要购买和配置服务器组、数据存储和备份设备、UPS电源、管理工作站等设备；数字化加工中心则是专门为馆藏资源数字化提供服务的场所，需要有独立的工作间配备各种输入设备（文档高速扫描仪、工程扫描仪、数码照相、摄像设备等）、微机和多媒体转换设备；档案业务管理工作站的建设则提供了档案管理人员通过网络和工作站，实现档案业务的自动化管理和实体的辅助管理（例如档案的收集整理、目录打印、借阅管理、库房管理、鉴定销毁、统计、开发利用等工作），需要购买微机、打印和输出设备。

4.1.3基础资源建设

基础资源是企业数字档案馆的主要管理内容，是企业最宝贵的数据，基础资源建设主要包括：馆藏资源的数字化工作和现行文件的归档整理工作。其中，对现存大量历史档案，馆藏资源的数字化工作可以通过数字化加工中心逐步实现这些历史档案的数字化加工，形成电子档案数据，同时也可以实现多媒体档案的数字化转换工作，只是这项工作的工作量巨大，需要按照“由近到远”的原则分期分批实现。在明确归档的流程和要求，实现归档文件的前端控制，同时制定好相关系统的接口和数据规范，实现与档案系统的接口，这样就可以实现业务系统中的文件自动归档的一体化管理。随着信息系统的深入使用，将来会逐步积累形成档案信息化平台的基础资源数据，而不再需要进行数字化加工。上述基础资源的建设也可以根据情况分步实施，根据实际情况逐步实现文书档案、科技档案、声像档案、多媒体档案、实物档案等类型的目录建立和原文的数字化工作，同时形成全文检索索引。

4.1.4应用系统建设

应用系统的建设是数字档案馆建设的核心和关键部份，也是技术含量最高、最难实现的部份。应用系统的建设是在档案管理规范和制度的指导和保障下、在基础设施建设的基础上实现对档案数据的采集、整理、管理、开发利用、信息服务等一系列工作的软件系统。数字档案馆系统建设主要包括平台系统软件建设、档案信息管理系统的开发、与其它应用系统的接口开发和与其它产品和技术的集成等部份。其中，平台系统软件的建设需要与全公司信息化建设的技术路线保持一致，这样易于管理和维护，主要应该包括服务器的操作系统、数据库系统和应用服务器系统的选择、购买和部署，是数字档案馆系统的运行支撑平台。中电国际整个系统的应用架构，采用了集中/分布存储架构，以适应不同单位不同的软硬件应用环境集中。如上图所示，档案管理系统分别部署在各个基层电厂，通过数据同步机制实现向区域公司的集中，区域公司再向总部上传数据。这种方式适应公司管理架构的变化，即可以横向及纵向的扩展，即这样就可以最大限度的保留现有投资，同时可以很容易的通过系统升级完成旧档案管理系统向新一代数字档案管理系统的过渡，最大限度的实现了资源共享。另外还需要关注数字档案馆档案数据存储模型。从档案系统角度，存储系统主要包括系统数据和档案数据。从技术结构上数据分为结构化数据和非结构化数据，从内容上数据分为系统元数据、档案元数据、电子文件、全文索引等数据。

4.1.5人才队伍建设

数字档案馆的建立和管理过程，紧紧伴随着新知识和新技术的普及，所以各类相关人才的培养是该项目的开发、推广应用能否获得成功的关键。因此，人才的培养一般应遵循如下原则：1）做到有关人员对新技术新设备提前了解；2）针对不同对象分层次培养，做到岗位与知识技能相匹配。在建设过程中考虑培养的人员有：数字化加工与管理、标准化建设、数字档案馆运行管理等，同时要按岗位制定人员工作技术要求。数字档案管理作为一种全新的档案管理方式，体现了先进的科学技术、先进的思想文化和先进生产力，是档案管理人员向往的一种境界和目标，是企业管理自身的需要，是档案管理和企业管理的发展必然趋势。我们要以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”为指导思想，适应信息化建设和档案事业发展要求，以档案信息化基础设施建设为支撑，以档案信息化规范建设为手段，以企业综合档案信息资源库建设和文档一体化管理系统建设为基础，以档案信息化人才队伍建设和档案信息安全措施建设为保障，以整合全公司档案信息资源，一定可以实现档案信息化建设与公司信息化整体建设同步协调、持续、快速发展。

作者：柳黎华俊张梦湘工作单位：中国电力投资集团公司中国电力国际有限公司中电投江西分公司景德镇电厂

第二篇

一、现状：目前企业人事档案管理工作问题频现

目前，我国企业人事档案管理工作问题频现，这些问题直接制约了企业人事档案管理工作的发展，间接也影响了整个企业的生存与发展，尤其是为整个企业的人力资源管理工作带来极大的障碍与困扰。

1、分类不科学，内容很片面

首先，计划经济时期的企业人事档案分类很不科学，主要把档案分为工人、干部和学生。但是，随着社会主义市场经济的发展，这种分类已经不能满足现代企业发展和管理的需要。尤其是国有企业改革后，企业重组与人员分流，现代企业的人生档案呈现了专业化、多元化、多样化的趋势给企业人事档案的管理带来了新的困难与挑战。实际上，目前的科学分类可以分以下几大类目：即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十大类目。其次，计划经济时期的企业人事档案的内容既不够充实也非常片面。主要表现为很多企业人事档案中的表格化、公式化、空洞化的内容材料比较多，而体现本人工作成绩和品德才能的材料非常少，很难根据档案去全面了解一个人的真正特点与特长，起不到为企业人力资源管理服务的作用。

2、合作不积极，协同不配合

主要表现在企业的人事部门与档案管理部门工作协调相脱节，联系不紧密、配合不得力、合作不积极。因为一般企业的人事档案管理部门不是一个独立的实体部门，人事档案的工作开展离不开本单位的人事部门的配合与协调。而原来的企业管理体制没有理顺两者之间的关系与工作开展，因此，在实际工作中，经常会发生许多人事档案管理与人力资源管理相脱节、相冲突的情况。人事部门往往没有把员工的最近信息交给档案部门去保管，导致企业的人事档案管理滞后的现象，不能提供企业所需要的员工的相关信息。

3、观念不先进，效率不明显

计划经济时期的人事档案管理思想对现代企业人事档案管理部门的影响还非常大。人事档案管理部门没有及时学习和更新先进的人事档案管理思想与经验，缺乏人事档案部门的竞争意识，缺少档案管理的时效性的观念，因此，企业的人事档案管理部门的工作效率普遍较低，对企业的可能会产生不可估量的影响。

4、定位不明确，服务不到位

现代企业的人事档案管理是一项服务于社会与企业的工作，现在不少企业的人事档案管理部门，还根本具备没有相关的管理服务意识，还停留在计划经济时期的档案“保管员”的角色的意识层面。因此，企业人事档案管理工作人员的工作态度与工作方法都没有及时转变与更新，在很大程度上影响了企业人事档案管理的工作质量。“然而现今企业人事档案管理工作者仍只是扮演保管员的角色，只是被动的接、收档案，更有甚者将自身视为上帝，对前来利用档案的人态度恶劣。长此以往，档案利用者会越来越少，有的部门甚至不会将档案交与档案部门保管，档案部门存在的意义会越来越被怀疑，档案部门的地位也就岌岌可危了。”[1]

5、制度不完善，收集不齐全

在制度设计上，现代企业的人事档案管理的环节非常落后，不能按照人事档案的收集、鉴别、整理、归档、查阅、更新等环节去加强管理。人事档案管理制度设计的不完善产生的后果将会是“致使应该归档的没有归档，该整理装订的没有整理装订，流动档案没有及时清理，造成档案混淆，需查的档案查不到，不能真实、完整地反映一个人的历史全貌。”[2]另外，人事档案管理的设备和方式还十分落后，很多企业的人事档案管理还处于经验管理和手工管理阶段，很多企业的档案部门没有电脑等现代管理设备，根本就不能把档案管理工作纳入到现代网络档案管理体系。

6、结构不合理，素质跟不上

在档案管理人才的培养和引进方面，企业的人事档案管理也十分滞后。现有的企业档案管理人才的素质越来越不能适应当前的档案管理工作的需要，而且管理人才的结构也不合理。现代企业档案管理需要的知识全面、观念超前、技术成熟的档案人才还十分缺乏。现有的企业人事档案人才的素质已经深深制约着企业人事档案管理工作的进行和发展。

二、分析：建立现代企业档案管理体制与模式势在必行

针对以上现代企业档案管理体制所暴露出的问题，因此加强改革当前的企业人事档案管理体制的形势迫在眉睫，建立现代新型的企业档案管理体制与模式的工作势在必行，是企业人事档案工作保持持续、健康发展的必然阶段，是推动企业向前发展的重要环节。

1、市场经济发展的客观要求

社会主义市场经济体制的建立与深入发展对企业人事档案管理工作提出更多、更新、更高的要求，同时也为企业人事档案工作事业的发展提供了难得的机遇。市场经济体制的改革，使得我国从传统的计划经济时代过渡到市场经济时代，企业已经成为市场的主体与独立法人。转变企业的经营方式与经营体制，建立现代企业管理体制已经成为企业改革的关键环节和重要因素，这便预示着企业人力资源管理包括企业人事档案管理工作必然在人事档案的管理体制和工作模式等方面进行一场深刻的变革。

2、与企业同步发展的迫切需要

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已经成为一种非常重要的五行资产与战略资源，对于企业来说尤为重要。企业的人力资源已经成为企业兴衰成败的重要因素。企业的人事档案工作作为企业人力资源管理工作的组成部分，应当说也是企业的一种人力信息资源。“在企业改革过程中，无论是转变经营机制，还是建立现代企业制度，档案为企业调整组织和产业结构、对外经济合作、清产核资、进入市场成为具有独立法人权力竞争者提供重要的信息和依据。”[3]因此，标准化、科学化、制度化的企业人事档案管理工作是企业必须做好的一项基础性、重要性、战略性的工作。企业的档案工作不能还停留在目前发展滞后的状态，必须实现与企业的同步发展，必须要积极探索企业人事档案工作的新型体制与模式，调必须要整档案管理工作的思路，必须要加大企业档案管理工作的力度，着手改革实现企业人事档案管理工作突破性发展。

3、企业人事档案管理自身发展的需求

传统企业档案管理体制与模式已经不能适应企业发展新的形势。脱离企业实际需要的档案管理需要进行改革和发展，以适应企业新的发展。现代企业的人事档案管理工作只有与企业发展和管理实际相适应，才能符合当今迅速发展的时代要求。什么样的企业档案管理体制与模式才适合企业发展的需要?什么样的企业档案管理体制与模式才更有利于企业的发展?什么样的企业档案管理体制与模式才更适合市场经济的竞争需要?这些新型的企业人事档案管理的体制与模式的建立都是需要研究和探讨的。同时，随着我国经济改革的不断深入，有关企业档案管理体制与模式的探讨问题也逐渐成为热点。

三、对策:建立现代企业人事档案管理体制与模式路径初探

当前的企业人事档案管理工作的改革必须知识经济时代为背景、积极拓展管理职能、更新人事档案管理的观念，本文着重从企业事档案管理工作的自身定位、依法治档和多方协调分别阐述企业档案人事管理的新型的体制与模式问题。

1、准确定位

首先，简政放权。政府应该简政放权，不能过得过多，统得过死，减少政府的行政干预，给企业的发展注入活力。如国家档案行政管理部门何地方档案行政管理部门作为政府机构，这些专职管理企业人事档案管理工作的职能部门,也应该打破以前在计划经济时期沿袭下来的政企不分的现象，不能对企业的人事档案管理工作直接管理和直接干预。其次，定位明确。档案行政管理部门应该明确自己和企业的职能定位。“对企业档案管理的职能应转向以宏观调控为主,突出依法治档的职能,侧重从制定法规、政策上统一调控全国的企业档案工作,集中精力抓好档案立法与执法监督、计划协调、制订规范和标准等几个方面的工作。”[4]同时,档案行政管理部门还要依据档案有关法律法规的规定,从企业的实际情况和特点出发，因地制宜、分门别类地、有层次、有条理、有重点地抓好企业人事档案管理工作。

2、“依法治档”

市场经济是法制经济,企业的人事档案管理工作同样也要纳入法制的轨道。“新的管理体制要求档案行政管理部门转向宏观依法监督为主,把企业档案工作纳入企业法人的自律行为范围之内。档案行政管理部门进行宏观管理,主要通过制定法规和执法监督来体现。”[5]由于国有企业改革等各种因素，计划经济时期的企业人事档案管理的法律法规已经不能适应当前的形势发展需要。现阶段应该加大企业人事档案管理的法律条文，根据现代企业制度的特点，制度处与现代企业发展向适应的法律制度，加大档案法律的执法力度以规划现代企业人事档案的管理，使现代企业人事档案行政管理能够做到有法可依、有法可查、有法可督、有法可管。“要通过宣传贯彻落实国家有关企业档案工作的法律、法规、规章,并检查其在企业的实施情况,来规范企业档案工作的内部管理体制及管理行为,为企业提供适应现代企业制度,维护企业自身合法权益的法律保障。”[6]

3、多方协调

首先，建立企业档案管理中介。这些中介机构或者组织能够在市场经济体制下开展一些企业人事档案管理方面的带方向性的工作,能够在一定程度行驶档案行政管理部门的一些微观方面的可操作性的管理职能，能够在市场经济体制下成为档案行政管理部门依法指导企业人事档案管理工作的一种中介形式。这种中介组织避免了行政管理部门直接管理或者干预企业人事档案管理工作的不利方面，又能够在一定程度上为档案行政管理部门分忧解难。其次，建立企业档案协会。建立企业人事档案协会可以发挥较大的作用：其一,能及时传达档案行政管理部门的档案管理工作的精神;其二,能加强各企业人事档案管理部门之间的经验交流、及时有效地企业档案工作中的新问题、难问题;其三,能汇集档案管理方面专家加强指导，提高企业人事档案管理部门人员的理论素养和管理水平，从而推动企业档案管理工作的开展。（本文来自于《文史博览》杂志。《文史博览》杂志简介详见.）

作者：张彬工作单位：湖南广播电视大学

第三篇

1人事档案管理与人力资源管理

1.1人事档案管理的概念

人事档案是指在人事活动中形成的，记述员工个人、家庭情况以及工作情况等信息和内容，能反映人员经历、才能、品德、工作表现，并以个人为单位集中保存以备查阅的文件资料。[1]人事档案管理是对人事档案的实体管理以及对其中的信息和内容进行的开发和利用。人事档案的实体管理包括档案的收集、鉴定、整理保管、登记和统计等部分，人事档案内容、信息的开发和利用包括检索、提供利用、编研、登记与统计等工作。[2]

1.2人力资源管理的概念

人力资源管理是指运用科学的方法，在企业战略的指导下，以人力资源战略、规划和职位分析为基础，对人力资源进行获取与配置、培训与开发、考核与激励、规范与约束、安全与保障、凝聚与整合等工作，最终实现企业目标和员工价值的过程。[3]人力资源管理活动包括人力资源规划，招聘与配置，培训与开发，绩效管理，薪酬与福利管理，劳动关系管理等。

1.3人事档案管理与人力资源管理的关系

①人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分和工作内容，能促进人力资源管理活动的进行。企业通过人事档案查看员工的资料，能了解、分析员工情况，它是企业员工的绩效考核，选用人才的重要依据。②人事档案记录了员工的各种资料，是员工发展情况和信息的载体。同时，人力资源管理的其他活动，如员工的内部招聘、晋升、调动以及薪酬水平的变化等又是人事档案内容的重要来源。二者相互依赖，相互促进。

2人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

2.1确定企业人力资源的现状，为企业人力资源规划提供帮助

企业的人力资源规划需要确认企业的人才供给与需求。人事档案中有当前企业内部人才结构、人才水平和人才数量等方面的信息资料。通过人事档案的归类和整理，可以提供企业所需人才的情况和种类，以及企业员工的人力资源存量和具体信息。比如，企业里的一些员工再过几年就退休了，档案管理人员就可以把这一情况反馈给专门的人力资源管理人员，为人力资源未来几年的人力资源管理规划提供重要的信息。

2.2保证企业外部员工招聘的质量，为企业内部招聘员工提供依据

人力资源招聘工作分为内部招聘和外部招聘。内部招聘是从企业内部员工中招聘和甄选出所需要的人才，外部招聘则是在社会、高校等企业外部进行招聘工作。首先，在员工招聘过程中，一些企业的招聘人员会特意地招聘自己的老乡、校友，即使他们并不完全符合企业的要求，这样一来，企业招聘的质量就大大降低了，同时为企业内部非正式组织的形成提供了方便，给企业日后管理非正式组织带来了一定的难度。企业通过对档案资料的统计和分析，在安排招聘人员时，避免任用那些与招聘地区、高校相关的员工，从而保证所招聘员工的质量。其次，在内部招聘上，通过查看、分析员工档案中的经历，可以为员工的选拔和录用提供重要的依据。

2.3帮助企业有针对性地设定员工培训项目

企业对员工进行培训之前，可以根据员工的信息资料，如教育背景、经历、年龄等，设置相应的培训项目，有针对性的对员工进行培训。比如企业通过档案资料了解到企业中有一些年龄大的员工，年龄较大的员工，可能不太喜欢那些有关知识的培训，不如对他们进行健康保健培训，让他们的身体更加健康，一方面，可以调动他们培训的积极性，另一方面，也能促进员工更好的工作。

2.4了解、分析员工地域文化信息，促进企业的跨地域文化管理

中国地大物博，不同地方的人有不同的文化、习惯、观念，不同文化的员工在工作中会存在冲突、沟通不畅等情况。企业员工的档案中会有籍贯、经历的说明，档案管理人员就可以通过分析他们的文化特质，从而对他们未来工作中可能会发生的冲突进行预测，并设定一定的机制和处理方法。而且，企业在安排一些有不同文化背景的员工进行团队合作之前，可以通过档案了解他们的信息，提前对他们进行有效的沟通以及文化和心理方面的交流。

2.5有利于更好的对员工进行职业生涯规划

员工的档案中反映了员工的调动等情况，员工离职、受教育等的情况，专业特长，职务职称，工资薪酬，工作表现。企业的管理者可以根据员工的这些信息，为员工设定职业生涯的发展路径。如一名员工的专业是市场营销，在企业里做了三年的销售人员，三年的平均销售业绩排名第一，工作表现积极，和同事的关系也都挺好，那么企业就可以把销售部经理作为他下一个职业生涯目标。

2.6根据员工档案中不同的情况，采取有效的激励手段

马斯洛需求层次理论中提到了人有生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求，不同的人在不同阶段有不同的需求，不同需求的满足对员工的刺激程度是不同的。企业可以通过对员工档案资料的分析，了解员工的切实需要，并采用有针对性的激励手段。比如说，一名员工在国外呆了很长时间，并在国外担任高薪酬的重要职位，现在又回国工作，那么，他对物质激励看重程度要远小于其他员工，又通过档案知道，他的妻子和儿女在国内，他回国的原因可能就是照顾好妻子儿女，看重平安、稳定。企业就可以适当的平衡他的工作时间和家庭生活，除了给他本人便利外，对他的妻子和儿女也给予关心和照顾，企业运用这样的激励方法更能激发该名员工的积极性。

3结语

人事档案管理在企业人力资源管理中的作用越来越多的体现在档案资料的价值中，档案管理人员可以通过对档案资料的整理、分析和利用，为企业人力资源管理活动服务。它在人力资源管理中的作用主要包括：确定企业人力资源的现状，为企业人力资源规划提供帮助；保证企业外部员工招聘的质量，为企业内部招聘员工提供依据；帮助企业有针对性地设定员工培训项目；了解、分析员工地域文化信息，促进企业的跨地域文化管理；有利于更好的对员工进行职业生涯规划；根据员工档案中的不同情况，采取有效的激励手段。未来人事档案管理将会在人力资源管理中结合信息技术、数据库等现代化的工具，使档案信息查询更快速，档案信息利用科学化，从而使人事档案管理更科学、高效，更好的在人力资源管理中发挥作用。

作者：李文龙工作单位：河南理工大学经济管理学院