企业档案管理发展思路

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一、档案管理工作对企业的作用和意义

档案在企业经营过程中发挥着重要的作用，良好的档案管理工作有助于企业计划和决策的科学化，有利于提高企业行政工作效率和管理水平。做好档案管理工作，对内可以方便企业高管及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略，为经营决策提供支持性证据；对外则有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与客户进行有益合作奠定坚实的基础。再者，档案是企业文化的重要组成部分，通过企业的档案员工能够了解到企业的成长历程、核心价值观、文化氛围等，从而让员工产生了归属感、凝聚力和向心力，让客户更感性的了解企业。在我国经济全面发展的历史背景下，企业要做大做强，必须注重细节，做好档案管理工作就是其中之一。一个企业要做好档案管理工作必须不断地更新档案管理观念，以全面、客观地反映企业整体运营状况和经营成果，这将极大提高该企业的管理效率，有利于实现该企业经营战略。因此，做好档案管理工作可以促进企业的高效管理和经营，企业的良性发展又将促进经济社会的全面发展，从而不断提升企业在市场经济中的竞争力和影响力。

二、档案管理中存在的问题

档案管理工作对企业的成功运营有着重要的作用，然而现实中档案管理工作的重要性却远远得不到足够认识。企业当中许多档案管理工作人员缺乏工作责任感和职业道德，工作态度不端正，加上大部分人对档案管理的知识技能不足，导致档案管理无用论不可避免地滋生蔓延到整个企业，档案管理工作的重要性愈发淡化，这将不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围。其次，档案管理手段的落后，不利于档案管理工作的与时俱进。科学技术在发展，而档案技术却落后究其原因有以下两点：一是“硬件”方面的原因：部分企业高管对档案工作的重要性认识不足，管理观念落后，导致在档案管理技术上的财力投入少，资金不到位，档案管理技术硬件的完善成为空谈；二是“软件”方面的原因：对高新的档案管理技术操作不善，部分企业虽然购买了不少先进的档案管理设备，但对档案管理人员的培训不到位，对设备操作不熟练，导致先进设备没能发挥先进作用。再者，档案档案工作缺乏制度化的管理程序，主要体现为：一是档案收集不规范。在收集档案的过程中，制度形同虚设，随意性大，缺乏明确的档案收集考核；二是档案整理不规范。随着企业的加快发展，新的档案管理人员加入，由于新人员的专业素质参差不齐，出现在立卷过程中没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料遗漏，立卷时间不符事毕立卷要求的现象；三是档案综合管理力度不够。综合档案管理室多以一个班组存在，在行政上权力不足，无力对各大部进行管理，导致各项工作开展起来也较为困难；四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，没有依制度程序办事，借出的档案往往不能按期归还。

三、大力推进档案管理“五化”建设

一是制度化。建立档案工作制度应该做到：第一，建立具有合理性、科学性的规章制度。规章制度要立足于单位特点和档案管理实际，适应单位档案管理的需要。第二，简洁明确有操作性。好制度应该具有可操作性，以方便实用、简便易行为目标，才能具体应用到实践之中，更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的普遍性。制度的贯彻执行要一视同仁，不仅约束职工也要约束高管干部。领导的行为和形象直接影响着职工对制度的态度，从而影响制度的顺利执行。第四，坚持制度执行的严肃性。在规章制度的执行过程中，要做到建章立制，有章可循，规范操作，按章行事，积极主动做好档案收集工作，建立职工借阅档案登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。

二是法制化。在社会主义法制建设的前提之下做好档案管理工作必须依法进行档案管理。首先，提高员工的档案意识，积极的宣传有关档案法规。通过视频邮件、大会培训等多种形式宣传《档案法》，提高了企业员工的档案意识，唤起了员工对档案事业的重视，从而使员工能够自觉地保护档案,积极支持档案部门做好档案工作。其次，依法进行档案管理，确保档案完整无缺。管好、利用好一切档案运用法律的手段，依法治档，使档案工作走上法制化的轨道，确保档案管理的制度化、科学化、标准化和现代化，从而推进社会法制化进程。

三是规范化。有了好的管理制度，必须有规范化的意识，才能执行好。规范化的档案管理工作，需要强化档案管理人员的档案管理意识，严格档案管理程序，完善档案管理硬件设备。对档案进行集中管理，对印制档案装具、人员培训、整理方法、验收标准进行统一化，有力的保证了案卷质量。对文件借阅、复印、转出等环节都分别进行了登记造册，实现管理规范化，为以后工作的顺利开展提供了坚实的基础。

四是信息化。科学技术快速发展为档案管理技术改新换代提供了契机，要提高档案管理效果和工作效率，档案室必须对档案管理技术的变动有高度敏感，注意引进先进的档案信息化管理硬件和软件，为推进档案管理信息化建设创造了先决条件。应用软件对文书档案实行文件集录入，可以对档案实行文件级和案卷级两级录入，形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时，建立科学的检索方式，实现了档案工作信息化管理，使“死”档案变成了“活”信息，切实强化了管理效果。

五是安全化。档案对企业的运营有着非常重要的作用，而其中有些档案更是企业的商业秘密，影响巨大，因此必须对档案的安全性予以重视。强化档案管理的安全性必须建立档案查阅监督机制，重视档案查阅，区分档案的机密级别，予以不同程度的防护。在档案查阅环节上，必须坚持禁止任何与档案业务无关的人员查阅档案内容，阅档必须在档案员的监督下进行，按程序进行。面对新形势和新任务，我们应充分认识档案管理在企业知识管理体系中的作用，建立完善的企业档案管理制度，大力推进档案管理“五化”建设，使档案信息资源成为企业共有的知识财富，从而促进企业计划和决策的科学化，提高企业行政工作效率和管理水平。科学规范的档案管理需要坚持与时俱进，建设“制度化、法制化、规范化、信息化、安全化”的档案管理，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

作者：李巧蕾工作单位：中山火炬开发区临海工业园规划管理所