企业档案管理信息化建设探究

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一、企业档案管理信息化概观

企业档案指在企业生产经营过程中形成的不同形式（声像、图像、文字等）的文件材料，档案管理的信息化是当前国家档案行政管理部门运用现代技术组织和开展对信息资源的管理行为，实现了档案管理由档案实体保管模式向档案实体信息化模式的转变。企业档案管理信息化建设主要从企业电子文件归档和管理、企业档案服务网络化、企业档案信息数字化、企业数字档案馆、企业档案信息化人才建设等方面展开，全面性服务是企业档案管理的基本特点，专业化、合作化以及集成化是企业档案管理的发展方向。

二、新形势下企业档案管理信息化建设的方法策略

（一）转变传统的管理观念，建立企业档案管理信息化的管理理念

新形势开展企业档案管理信息化建设的当务之急是转变传统的管理观念，实现观念上的现代化转变，根据当前企业的发展状况，建立企业档案管理信息化管理理念可以从以下三个方面展开：首先提高企业档案管理人员的信息化意识，认清企业档案管理的发展趋势，为企业的发展和社会的进步提供更加优质的档案服务；其次通过各种渠道进行企业档案管理信息化的宣传，加大企业管理层对档案管理信息化的关注，使企业领导者充分认识到档案管理信息化的重要性和必要性，从而为企业的发展做出科学的决策和管理；最后全面更新企业档案管理的服务观念，从提高档案管理和服务效率出发，加快企业数字档案馆的建设，为企业的生产经营提供全面、系统、科学的档案服务。

（二）加强企业档案管理信息化制度建设

加强企业档案管理信息化制度建设有利于明确企业档案信息化管理的任务和目标，为档案的信息化管理奠定基础。从企业发展的宏观方面来看，企业档案管理信息化的目标是提升企业档案管理水平和促进企业信息化的实现，在坚持实用原则、效益原则、技术与管理并重原则、全面协调发展原则的基础上，促进企业的健康稳定发展。从企业发展的具体方面来看，要加快企业档案信息化管理机制的构建，实现企业档案管理部门的独立性，明确各个部门的管理职责，并制定相关的考核制度加强对日常工作的约束，以服务企业发展为档案管理工作的重点，提高档案信息资源的服务功能。

（三）建立健全企业档案管理信息化法律法规

作为新型的档案管理模式，企业档案管理的信息化需要健全的法律法规作支撑，提高档案信息资源的法律效力，真正体现其凭证作用。从企业数字化档案资源建设、电子资源的生成、利用与保管、档案信息化基础设施建设到信息安全，都要制定合理的法律法规，为企业档案管理信息化的日常工作提供法律保障和制度规范。

（四）提高企业档案管理信息化技术水平

提高企业档案管理信息化技术水平是增强档案管理现代化、科学化的重要表现。一方面要加快建设企业档案管理信息化系统，注重软硬件设施的开发和建设，例如注重计算机、路由器、数据库系统的完善和维护，在提高旧设备使用效率的同时购置新型信息化设备。另一方面要加快企业档案信息数据库的建立和完善，为企业信息资源的网络检索和共享奠定基础。

（五）加强企业档案管理信息化安全体系建设

首先要明确各级别针对企业档案信息管理的安全要求，根据安全需求和风险程度将企业档案信息资源进行级别分类，明确规定各个级别的安全要求，并对企业档案信息系统进行评估检测，一旦发现问题立刻停用进行完善。其次在企业档案管理信息化中采用冗余系统设计的方法，降低档案信息系统的失效率，提高正常运行的安全性能；最后采用余度配置方案，根据企业档案信息系统中的元件设置余度，提高企业档案管理信息化的安全性。

（六）打造高素质的企业档案管理信息化人才队伍

打造高素质的企业档案管理信息化人才队伍，为企业档案管理改革和完善提供智力支持。一方面立足企业实际，树立档案管理信息化的理念，加强对在职人员的后期培训和学习，掌握最新的管理咨询和管理模式，合理配置企业档案管理信息化人才；另一方加快对专业型、复合型档案管理信息化人才的培养和选拔，积极吸收高素质的人才进入企业档案信息化管理体系。

三、结语

综上所述，在科学技术日新月异的今天，加快对企业档案信息化建设的探究对我国企业的管理改革和未来发展具有重大的现实意义和深刻的长远意义。企业档案管理信息建设要从思想建设出发，改善传统的管理观念，依赖于计算机网络技术的迅猛发展对企业信息资源进行整合、处理以及管理。另外，还要加快档案管理人员的后续培训，实现企业档案管理信息化的系统性、及时性和创新性，切实提高企业处理和运用信息资源的效率，从而提升企业效益、促进企业在新时期的跨越式发展。

作者：房丽娜工作单位：大唐黄岛发电有限责任公司