医院档案管理建设思路3篇

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第一篇

一、目前医院档案管理中存在的主要问题

一是体制的难题。医院档案所需材料由人事科、科教科、护理部、医务部分别收集，各自保管。每个科室按本科室的方法整理利用，但是这些材料都是相互独立、不联通的，条与条、条与块之间的信息不能共享，变成了一个个信息“孤岛”，收集材料时比较困难，也难以保证信息收集的完整性。二是标准化建设水平偏低，数据库建设滞后。当前，我国医院档案管理工作还比较薄弱，尚处于逐步建立、完善和提高的阶段，医院档案管理工作缺乏统一的标准和编码。科室都是各自为政，不同科室使用不同的信息系统，从而使档案编码各不相同。由于各科室信息系统的数据标准不同，那么就将导致档案数据无法通过网络进行交换，各个科室之间信息资源不能共享难以满足数据交换与深层次的应用需求“信息孤岛”现象严重。三是主管领导及各业务主管部门对档案管理工作认识不够。医院长期以来专注与医疗主业有关的各项工作，有意无意忽视了档案管理工作，在实际工作中往往出现档案管理放任自流的情况。领导和业务主管部门对档案管理不够重视，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。四是档案管理人才问题。人才是档案管理工作的动力，是推动工作的主导力量。经调查显示，医院档案管理人员绝大多数是由医院其他部门的工作人员转过来的，他们的知识背景比较单一。随着档案管理建设的深入开展，现有的专业技术人才无论在数量还是质量上都不能满足需要。目前，我国医院档案管理工作过程中，既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型高水平的专业人才十分缺乏。

二、强化医院档案管理的方法

（一）医院档案管理工作要打造成为“一把手工程”。只有领导高度重视，亲自决策、亲自推动，才能在人力、物力、财力上得到保障，保证工作顺利进行。为切实加强档案管理工作的组织领导，医院应成立以院长为组长，主管院长为副组长，各相关部门负责人为成员的信息化建设工作领导小组。领导小组结合医院的办院思想和发展战略，制定医院档案管理工作模式，指导档案管理工作的发展和完善。

（二）管理标准要统一。档案管理工作必须坚持“统一标准、统一规范、统一标示、统一接口”的原则，保证档案信息的标准化、规范化和开放性、实用性及安全性。在此基础上，加强各业务系统信息资源的整合和信息公开，促进信息资源共享和信息系统的互联互通。只有统一和规范各业务系统档案管理的标准，才能实现对全院档案的标准化和集成化，从而提高档案管理水平，充分发挥档案的效益。

（三）在面对档案管理专业技术人员问题上，医院管理者要给予必要的重视。对于人才引进、工资福利问题，要提到医院的日常事务上来，从而推动医院的档案管理工作稳定、快速发展。医院档案管理工作必须打造一支技术过硬的人才队伍，可主要通过以下两种方式来实现：一是引进卫生档案学专业的学生。该专业学生既具有医学基础知识和卫生管理理论又具有良好的档案专业理论知识，对医院的档案管理工作而言是基础条件较好的人才，有利于后期培养；二是加强档案管理人员的培训。不论原来所学的是医学专业还是档案专业，都要强调一专多能的终身学习，以岗位培训和继续教育为重点，促进多学科综合交叉全面增长业务管理知识、信息技术知识、数据分析知识、医学科技知识。培育出一批精通档案管理技术和卫生业务的复合型人才。在培养档案管理人才的同时还要营造医院文化氛围，加强医院全体职工的档案管理意识，提高认识水平。

（四）加大资金投入，实现档案管理现代化。目前，有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准；传统的档案管理，采用机械记录和模拟记录的方式记录信息，这种方法已不适应现代社会的快节奏、大容量的要求，并且这种方法还存在费纸、费时、占地等问题；档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。一方面要及时配备档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐；另一方面要提高档案保护设备的配备，档案库房管理需要有“七防”（即防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防霉）设施，以维护档案安全。总之，将档案管理工作纳入医院整体建设的规划和方案，应加强领导、加大投入、提高配备，充分利用计算机进行档案管理，从而进一步提高档案管理工作的效率和质量，实现档案管理的自动化、现代化，不断满足医院长期发展的需要。

作者：王萍工作单位：石家庄市第一医院

第二篇

一、医院档案管理现状

1.医院档案门类多。随着科学技术的进步,医院发展速度加快,档案管理作为医院管理的重要组成部分,档案管理的内涵和外延都在发生着较大的变化。档案的范围从当初的文书档案、照片档案、人事档案、会计档案、病历档案、实物档案发展到现在的影像档案、科研档案、病理档案、设备档案、基建档案等以图文为载体的档案,以及计算机磁盘档案、计算机数据档案,还有以开展专项活动形成的医德教育行风建设的医德医风档案等门类众多,为档案管理提出了新的要求。

2.医院管理档案的理念和模式滞后。在医院管理中普遍认为档案部门不是主要职能部门,不是临床工作的一线,因此医院档案管理存在着管理格局的不规范,管理机构不健全,管理职能不明确的情况。由于传统的管理理念和行业管理的要求,医院设立的综合档案室主要是对文书档案、会计档案、部分影像档案和部分实物档案进行管理,而有关医疗工作中产生的临床、医技等部门形成的档案分属于病案室、影像室及科教科、信息科等部门自己管理。在医院内形成了多科室、多部门管理不同类别档案的格局,档案管理人员一般为非档案专业人员兼职,影响了档案管理的作用发挥,不利于档案资源的利用和共享。

3.档案管理人员的结构和业务素质与医院管理发展不相适应。医院在管理和发展中,对医疗、护理、医技专业人才培养重视的程度高于档案专业人才的培养,较普遍的现象是一般比较重视医疗技术人员的业务能力的提高和继续教育,一方面对档案管理人员的业务提高、人才的培养没有纳人到医院培养人才的总体规划之中。另一方面一是非专业档案管理人员知识结构不合理,普遍缺乏专业背景,二是专业档案管理人员的知识结构存在着衰减和老化的趋势,难以满足用现代化管理手段进行档案管理、收集整理、开发和利用的要求,难以适应新形势下现代医院快速发展和医疗业务发展的需求。

4.医院档案管理未全面纳人信息化建设。随着医院实行数字化管理的要求,信息化建设使信息技术运用到医院的管理和发展之中,已成为医院实现现代化管理的重要手段。目前信息化建设已广泛用于医院的行政管理、营运管理、医疗管理等方面,但档案管理的信息系统没有在医院的信息化建设中完全建立和完善,如文书档案、人事档案、人个技术档案等,仍停留或部分停留在人工手动管理阶段,这种档案管理的现状相对医院信息化的建设而滞后,拉大了实现医院数字化、信息化管理的差距。

二、加快医院档案管理信息化建设的主要路径

为改变医院档案管理现状,实现医院档案管理的数字化管理,是档案管理适应社会信息化发展的必然要求,也是全面提升档案管理服务的必然选择。加快档案管理信息化建设,需要从更新管理念,提高管理人员业务素质,把计算机技术、信息网络技术应用到医院档案管理当中,采用与档案管理相关的信息技术及软件系统,形成一个覆盖医院档案管理全过程全方位的信息网络平台,实现档案管理的资源共享。

1.更新管理理念,是加快医院档案管理信息化建设的关键。医院的不断发展,业务技术水平的不断提高,根本上是要树立医院现代化管理的意识,实现医院档案管理现代化就必须更新管理理念,适应新形势下的医院管理的新要求。加快信息化建设,彻底改变传统档案管理以人工手动方式的模式;加快信息化建设,缩小不同专业间的差距,充分发挥档案管理人员的作用;加快信息化建设功在当今,利在夯实医院的发展后劲。档案管理信息化可以彻底改变以前收集整理时间长,立卷归档繁琐,查询利用效率低的落后状况。用现代化的管理理念和手段,使档案管理的信息化工作与办公室工作的制度化同步发展,以实现文档一体化的管理,适应信息化时代的要求,增强医院档案管理的时效性,提高档案查询、利用、开发的用效性。

2.提高档案管理人员的业务素质,是加快医院档案管理信息化建设的重要保证。档案管理人员是医院档案工作的主体,档案管理质量与水平与档案管理人员业务水平和综合能力密切相关,加快档案管理人员业务水平的提高刻不容缓,只有将档案管理人员的整体素质、专业技术水平、先进的工作方法、现代的管理手段,才能快速的推进医院档案管理的现代化,才能适应医院档案管理信息化的要求。把档案管理专业知识与计算机技术、信息技术相结合,加快建设信息化建设,促进档案信息资源库和数据库的完善,把分散的档案信息和数据进行统一管理,提高档案管理的服务效率。

3.采用现代化的信息技术是加快医院档案管理信息化建设的必要手段。医院档案管理现代化的标志就是信息化。医院档案管理的信息化就是将计算机技术、信息技术、通讯技术全面的运用到档案管理之中的信息资源处置、保存、管理、利用等环节中,以获得最好的管理结果和最佳的工作效率。从而改善了档案管理的工作现状,加快档案管理信息化建设,冲破档案利用的种种局限,从封闭走向开放,利用档案信息的独特优势为领导决策和医院管理提供支持,档案管理信息化建设一次投人、多次产出,可以广泛服务于临床和科研,使检索与查询更加便捷,更加智能。

作者：尉红工作单位：成都市妇女儿童中心医院

第三篇

1人的要素

1.1档案管理人员业务素质的现状随着医院档案管理由封闭型向开放型、服务型转变,以往那种“仓库保管员”式的档案管理模式已很难适应新形势、新情况的要求。医院档案工作者业务素质的现状与信息时代要求的差距日益显现。了解我市几家市属医院从事医院档案工作的管理人员发现:一是人员知识结构老化、信息开发手段落后朋碍了医院档案工作的创新发展。二是既具有档案学专业又懂计算机专业的复合型人才少,大部分档案工作人员只受过在职培训,且受训时间不长。三是部分医院的档案工作人员还停留在文书档案的录入、电子档案的接收、文件材料的查找等初级阶段信息资源开发利用的能力较差,懂得深层次文献信息资料开发及计算机应用等现代化技术的人员很少,对如何运用网络更好地为医院临床医护技服务是医院档案管理者函待解决的问题。

1.2信息时代医院档案管理人员必备的业务素质

为适应现代医院建设发展的需要,医院档案管理首要的工作是加强对档案工作人员的培养,从多年工作中笔者体会到一个称职的档案人必须具备如下条件:

1.2.1良好的职业道德。首先必须热爱档案事业,忠于职守。档案是医院的一笔宝贵财富,医院档案工作者要把历史中形成的、具有保存价值的档案收集全、整理好、保管好,为医院临床一线医技护人员服务。第二必须具有严谨的工作作风。医院档案工作是一项专业性、科学性、技术性强的工作,档案工作者要有严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。第三必须有无私奉献的精神。医院档案工作是1项平凡清苦的工作档案工作者应具有默默无闻、耐得住清贫和寂寞的无私奉献精神。第四必须有热l清服务的态度。医院档案工作具有管理和服务的双重职能其服务职能又主要体现在医院档案信息资源的提供和利用上,医院档案工作者要积极主动地为临床医护技提供优质的服务。第五必须有较强的保密意识。必须严格遵守保密法的有关规定,在档案交接和借阅上要严格履行审批程序,严禁私自外借档案确保档案材料在传递、交接和使用过程中的安全。

1.2.2深厚的专业理论知识。医院档案工作者必须系统学习档案专业知识,以及计算机辅助档案管理等应用学科的知识并坚持理论联系实际在实践中探索总结归档文件管理方法、档案著录方法、排卷方法和电子文件归档方法等,运用科学的理论和方法对档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用等各个环节实施科学化、规范化管理。

1.2.3较强的信息技术应用能力。随着互联网和现代化办公设备在医院档案工作中的广泛应用,要求档案工作者须具备信息资源的收集、加工、传播和网络服务等方面的能力,这些能力的掌握对于推动医院档案工作服务于医院工作至关重要。

1.2.4扎实的语言文字功底。医院档案管理的过程同时也是研究档案利用价值的复杂劳动过程。因此,医院档案工作者应具有较强的语言文字能力。如医院档案的文件汇编、大事记、卷案介绍、组织沿革、检索工具、科研汇编、数字汇编等要求文字简洁、表达确切、通俗易懂、叙述规范对此段有一定的语言文字基础是很难胜任的。面对社会信息化进程加快档案工作者要有紧迫感,对自己要高标准、严要求努力学习勇于实践努力提升服务医院的能力。

1.2.5营造良好的档案工作环境。一方面档案管理人员必须着眼于现实,具有开拓创新档案管理的理念、深厚的专业理论知识、较强的信息技术应用能力、扎实的语言文字功底不断提高自身素质和工作水平。自觉加强档案资源的存储、加工、传递和共享工作并且在资源优势理念的作用下充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能。另一方面汉要不断培养广大医务工作者对医院档案管理的认识,尤其是信息科、医教科、人事科、医务处等职能科室的兼职档案管理人员,使之具备一定的档案管理意识和技能。加强部门之间的横向沟通,营造良好的工作环境。

2物的要素

2.1加强硬件建设促进医院档案管理手段现代化传统的档案管理手段很难适应现代医院建设发展的需要应投入必要的基础设施和办公设备实现电子化、自动化管理发挥现代科技的优势,提高工作质量和效率。根据医院档案馆(室)建设标准,配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室、库房,购置工作必备的计算机、复印机、档案密集架;解决保护档案必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控器等设备装置为目标管理工作创造物质条件。

2.2选择专业的医院档案管理的软件实现档案管理网络化医院档案科学化管理,是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、现代化的高标准系统工程是档案工作人员面临的新课题。档案管理的现代化形势迫使档案工作人员要采用系统工程、网络技术目标管理等科学的管理方法创造性地开展工作。医院档案部门要充分应用现代科技多渠道、多途径地开发档案信息资源建立档案信息网络开展网络档案信息服务。在档案工作由传统向现代的转型时期传统档案服务方式与现代档案服务方式之间并非是“脱胎换骨”,而是“相辅相依”,两者之间呈现出强烈的互补性。因此,医院档案部门应根据社会档案需求发展演变的客观趋势,在不断优化传统档案服务方式的基础上,与时俱进地促进档案服务方式的创新。选择适合医院档案管理的软件,并在档案工作人员中开展计算机操作和软件使用培训提高档案现代化管理水平。为医院档案管理努力营造良好的管理环境积极构建规范的管理体系,充分利用现代科技的优势,用科学发展的眼光来对原有的体系进行改革与完善。

3创新要素

3.1引入1509000质量管理体系医院档案管理按照150“八项原则”〔‘〕,明确档案管理目标引入全面质量管理体系。医院档案室作为医院的一个部「〕要参与到1509000国际质量管理体系的建设中结合医院档案管理的有关文件、制度编写质量体系文件融合标准,实现管理程序文件化,可将医院档案工作的“三纳入’、“四同步”管理(即纳入计划规范、管理制度、部门负责人及专兼职人员职责范围;与布置、检查、总结、验收鉴定各项工作同步)列入规章制度对诸实施。制订和完善医院档案管理实施办法等制度;制定电子文档、零散文件收集归档制度;明确档案工作职责范围及专兼职档案人员岗位责任制;完善医院档案的收集、整理、保密、保管、归档、利用、鉴定、销毁、统计、库房管理、档案的补充修改等项制度将档案管理工作正式纳入医院工作议事日程全面系统地纳入规范化、制度化管理的轨道。定期接受全院内审和外部评审,使档案管理逐步走上规范化、科学化轨道。

3.2创新服务方式扩大服务范围医院档案部「〕必须由被动服务转变为主动服务拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式充分发挥医院档案的资源作用。发挥档案价值作用,使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门要适应新形势的要求适应日益增长的社会需要摆脱单纯的业务观点充分利用档案资源,努力拓展服务领域,多角度、多层次地为医务人员、患者及社会公众服务。总之正确的现代化档案管理理念对于档案资源利用和医院信息化具有重要的指导意义。医院档案事业面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多挑战,函待档案工作者不断学习、不断创新,努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变从过去传统的手工型向现代化管理型转变。

作者：孙希文工作单位：南京大学医学院附属口腔医院