高校档案管理问题及对策3篇

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第一篇

一、引言

随着科学技术的飞速发展，尤其是二战后计算机和网络技术的广泛应用，档案在记录方法、载体形态、管理方法及开发利用手段和途径等方面发生了重大变化。这一切都对档案管理工作提出了更高的要求，使得档案管理现代化被作为一项重要工作提到了日程上来。高校的学生档案真实地记录了大学生在校的学习和成长过程，是对其师承专业、开设课程、学习成绩、技巧专长等的记载，对其以后的就业、人岗匹配、待遇、升迁以及流动等有着重要的参考意义。在高校的诸项管理工作中，学生档案管理是一项十分重要的基础性工作，是人事档案管理工作的重要组成部分，其管理质量如何，一方面体现了大学办学水平的高低，另一方面也关系着大学作为高等教育育人目标能否真正实现。所以做好高校学生的档案管理工作，提升整体管理水平，实现档案管理的现代化，是当前大学生档案管理工作亟待解决的重要问题。

二、大学生档案管理现代化的内容和意义

档案管理现代化是现代档案管理工作的发展趋势和实现目标，同时也是个复杂的系统工程。高校学生档案管理现代化，就是以现代管理思想和管理科学为指导，调动档案管理主体的工作积极性和创造性，积极采用现代管理方法和手段，充分利用先进的技术和设备，对档案工作进行全过程管理，以实现管理工作的科学化、规范化，从而提高档案管理的工作效率、经济效益和社会效益，实现管理的最终目标。高校学生档案管理现代化的基本内容主要包括五个方面：其一，管理技术、管理手段和管理方法的现代化。这是档案管理现代化的核心内容。其基本点就是高校要在学生档案管理中，充分吸纳和利用国内外一切先进的管理技术、手段和方法，实现管理技术、手段和方法由传统向现代的转型。当前这项工作的重点是实现学生档案管理的系统化、智能化、通用化。其二，管理设备的现代化。这是档案管理现代化的物质基础。其基本点就是高校要在学生档案管理中，充分利用现代化的机器设备——计算机和网络以及高科技的声像设备，实现学生档案管理的程序化、模块化和科学化。其三，管理主体的现代化。这是档案管理现代化的关键。其基本点就是高校档案管理人员，要不断提升管理素质和管理能力，掌握现代管理知识、管理手段和方法，熟练操作和利用现代机器设备，把计算机和网络技术正确地运用到档案管理中来，成为现代学习型的档案管理工作者。其四，管理制度的现代化。这是档案管理现代化的保障。大学生档案管理制度要能反映时代的发展和变迁，反映大学生档案管理不断发展的实际，它对每个管理人员以及档案管理工作的每个环节，都有严格的制度要求，要不断提高管理的科学化和规范化水平。其五，管理机制的现代化。这是档案管理现代化得以实现和正常运行的可靠保证。机制和制度不完全是一回事。机制主要指有机体的构造、功能和相互关系。在一个有机系统中，机制主要起着基础性的作用。机制的好坏决定着系统能否正常运行和实现优化目标。好的机制，可以使整个系统运行正常高效，甚至可以自动调节以适应不断变化的外部环境。大学生档案管理机制的现代化要求大学生管理工作是个高效的“自适应”系统。这个系统高效、迅捷，自我调整功能强，当外部条件发生变化时，能自动地迅速作出反应，调整原定的策略和措施，以实现优化目标。

高校学生档案管理现代化具有重要的意义：第一，高校学生档案管理现代化，为学校和教师“因材施教”地进行教育提供了坚实可靠的学生信息查阅平台。大学生档案记录了大学生在校期间所有的人生轨迹，是其学习、生活和成长过程的全景式记录，在教师和学校进行有针对性的教书、育人中它可向教师和学校的相关机构提供有关的查阅、参考的真实信息材料。大学的使命在于育人，在于培养对国家、社会和民族有用的人才。这就要求学校和教师针对不同的学生个体，采用适宜的教育方法，进行因势利导的教育教学。一方面，在政治上，培养他们树立正确的世界观、科学的人生观和价值观，树立远大的人生目标，把个体价值的实现和祖国崛起民族复兴结合起来，激发其报效祖国的情怀。另一方面，要不断调动他们的学习兴趣和热情，引导他们采用合理的学习方法，建构完整的知识结构。同时要教育他们提高整体素质，增强整体能力，成为集知识、能力和素质于一身的现代大学生。而要完成这个使命，就必须对大学生群体和每个受教育者进行把握，了解群体的学习规律和每个个体的个性特点，并针对不同的群体和个体因材施教，有的放矢。而现代化的大学生档案管理工作，为学校和教师了解学生群体状况和个性特点，提供了坚实可靠的信息查阅平台。第二，高校学生档案管理现代化，为学校、用人单位培养、发现、推荐和选拔人才提供了快捷的、直接的参考信息和依据。高校教育的宗旨是培养人才、发现人才、推荐人才和选拔人才。但是对在校大学生的培养、发现、推荐和选拔，都不是凭空进行的，需要有一套完备的条件和依据。为判断哪一个大学生满足这个条件，往往需要通过调阅学生档案，才能加以对比和确定。而现代化的档案管理系统，可以使得组织能直接快捷地对每一个学生的档案进行查阅，从而准确快速地完成对比和筛选工作。学生毕业后，要走向社会择业，许多用人单位面对众多求职的毕业生，除了必要的面试考察外，也需要通过现代化的档案管理系统，了解求职毕业生的专业特长、个性特点等，以判断其是否适合岗位需要，是否能做到“人职匹配”。第三，高校学生档案管理现代化，是提升高校总体管理水平、完成育人使命的需要。高校要完成育人使命，离不开科学有序的各项管理工作，而学生档案管理是其重要的一环。实现学生档案管理的现代化，不但能提升学校的整体管理水平，而且也是高等教育为经济和社会发展服务的需要[1]。大学生是祖国的前途和未来，是社会主义现代化建设的栋梁，是实现“中国梦”的强大生力军，而要使其人尽其用，发挥最大的潜力，就必须有完备、科学、规范的档案管理工作。第四，高校学生档案管理现代化，也是用人单位对录用的毕业生核定工资待遇、职称的需要。大学毕业生作为社会的一员，其就业择业，不可能不考虑现实的工资待遇、住房补贴、职称晋升等问题，并把它们作为自己择业的重要考量。用人单位在录用大学毕业生的时候，对给予的工资待遇等如何核定，也是需要考虑的重要问题。而要实现供需双方的“意愿达成”，完成社会各行业对毕业生的录用和吸纳，现代化的学生档案管理是一项不可或缺的基础性工作。第五，高校学生档案管理现代化，是档案管理工作自身发展的需要。高校学生的档案管理，要跟上时代的步伐，要与经济和社会发展合拍，其自身需要有一个不断发展的过程。如果故步自封、停滞不前，就会滞后于高等教育的发展，滞后于经济和社会的发展，降低高校的整体管理水平，消解高校的管理功能。

三、实现高校学生档案管理现代化需要解决的问题

要实现高校学生档案管理现代化，必须解决好如下几个问题：第一，观念问题。这是实现高校学生档案管理工作现代化的前提。高校是培养人的地方，学生数量大，就决定了档案管理工作量大。每年都有大量的学生“进出”。新生进来，有个档案接收工作；学生的几年在校学习生活，有个动态的档案整理、录入等工作；学生毕业，有个档案对外流出以及交接工作。这些工作烦琐而具体，稍有不慎，就会出现纰漏和差错：一方面会影响学校档案管理工作的科学化和现代化，另一方面也会给学生以后的成长和发展造成不必要的困扰。所以实现高校学生档案管理工作的现代化，需要解决的第一个问题，就是观念问题。也就是说，学校管理部门必须从思想上对学生的档案管理工作重视起来，强化档案管理工作意识，提高档案管理工作的责任心和自觉性。第二，资金问题。这是实现高校学生档案管理工作现代化的物质基础。要实现高校学生档案管理工作的现代化，必须解决资金投入问题。因为现代化的设备需要资金购买，信息和智能系统的建立、模块的更新、管理软件的升级换代、系统的维护等都需要资金的不断投入；档案管理队伍的建立管理人员必需的培训费用等，也需要资金的投入；同时，大量临时增加的录入、调整等工作量也需要一定的费用支撑。这就要求高校必须在资金上有预算、有资金保障，以保证学生档案管理工作现代化的顺利进行。第三，动力问题。这是实现高校学生档案管理工作现代化的关键。现代大学不仅需要具有前沿科学知识的大师，需要现代化的教学科研设施，而且也需要现代化的管理工作和管理制度。学生档案管理作为学校整体管理工作的重要组成部分，要实现现代化，也有个动力问题。因为动力是推动工作、事业前进和发展的源泉所在。管理工作有了动力，就会促使管理者自觉提高管理效率、增强工作责任心，更快更好地完成管理目标和任务。高校学生档案管理现代化的动力，一方面源于学校作为一个具有内外压力的有机竞争体，有着强烈的对更高的目标的追求。这种对目标的追求，得到了学校各职能部门以及档案管理工作者的认同，并内化为巨大的工作压力和不断增强的工作驱动力。另一方面源于学校对各项管理工作不断“升级”的要求[2]。这种“升级”要求也会促使档案管理部门和管理工作者，积极学习外单位先进的管理经验，并不断探讨有效的管理方法，强化管理规范，落实管理制度，切实向管理现代化迈进。第四，能力问题。这是实现高校学生档案管理工作现代化的保证。要实现高校学生档案管理工作现代化，除了必须有资金费用等物质条件外，还有个主观能力问题。能力通常是指顺利完成一项活动所必需的主观条件。高校学生档案管理工作现代化的能力，通常包括两个层面：一个层面是学生档案管理部门的能力（包括眼界、领导力、执行力、对档案管理工作发展趋势的预测与把握能力、接受新事物和挑战的能力等），另一个层面是具体档案管理工作者的能力（包括学习新知识的能力，对管理目标的认知与理解能力，工作的认真度和责任心，已具备的专业知识、专业素质和自身工作能力能否在未来的工作中应付裕如等）。这两个层面的能力缺一不可，相辅相成，共同制约着学生档案管理工作现代化的方向和进程。第五，解决新问题的能力。这是检测和衡量高校学生档案管理现代化的重要标准。档案管理的现代化是个动态的复杂的工程，衡量指标也有个确定和不确定的问题。所谓确定性是指其现代设施与时代及科技发展基本保持一致，即实现了设施硬件的“新”；所谓不确定性是指现代化本身就是个动态的不断发展的过程，其衡量标准很难“固化”和恒定。但无论如何，学生档案管理现代化一个重要的衡量标准就是必须具有能够解决不断出现的新问题的能力。当下要解决的新问题主要包括：其一，传统的纸质文档管理与现代化的电子文档管理的“无缝对接”问题。当下我国高考录取方式已经全部实现了网上录取，对录取学生纸质档案的管理也逐步被电子档案管理所取代，但是，纸质档案管理与电子档案管理二者之间，有个能否“无缝对接”的问题：纸质档案被大量的电子档案取代，给传统的纸质档案管理带来一定的困难，一些学生的纸质档案材料无法完整地收集与积累；各学校采用的电子文档格式的不一致，增加了统一管理的难度；招生部门只管招生不管新生档案的调入，也为统一档案管理出现新漏洞埋下了伏笔。其二，高校新生自带档案日益普遍，对档案管理工作严肃性造成一些隐患。实行网络招生之后，学生自带档案成为一种普遍现象，由此也引发了不少问题，如不交档案、缺档案、私拆档案现象日益严重，其后果是学生档案内容的真实性存疑，档案管理工作的严肃性日益被消解和“虚化”。其三，高校学生档案管理不规范、不统一导致的管理“漏斗”问题。部分高校的学生档案管理，存在着要求不统一、不规范现象，如档案归档标准不统一、档案管理职能和管理权限不统一等。其后果是学生档案管理归档、内容以及部门职能混乱，归口不统一，工作不衔接，造成大量的管理“漏斗”现象，使得管理质量和管理目标像漏斗中的沙子一样慢慢漏掉，销蚀了学校的育人目标。

作者：刘斌工作单位：河南省社会科学界联合会

第二篇

一、高校档案管理工作的现状及其存在的问题

我国高校的档案管理现状不容乐观，档案管理水平还没有跟上高校事业的发展，仍然存在诸多问题，需要不断完善。

1.高校管理层面上的档案意识薄弱，对归档和建档的意义重视不够。档案的建立与高校管理职能部门密切相关，很多高校并没有制定档案的归档细则，有些高校即使制定了相关细则，但并没有落到实处。高校档案管理人员的服务意识较为薄弱，对档案的建设和管理缺乏足够的认识，只能做一些常规性的工作，如档案的接收、分类、归档、保管等工作，建立的档案不系统，不完整。

2.高校档案管理工作缺乏长期性和连续性的发展规划。在高校各级领导的重视下，档案管理工作进行了档案的达标升级工作。达标工作在短时间内取得了一定的成效，但达标之后，就出现后力不足，缺乏应有的长期性和连续性。很多干部对档案管理工作的认识存在误区，认为档案管理工作可有可无，对档案在学校的重要作用缺乏足够的认识，甚至还有人认为档案室就是存放资料的仓库，最终造成档案工作流于形式，起不到应有的作用。

3.档案管理工作不够规范。就目前高校的档案管理工作来看，缺乏制度化的管理程序，主要表现在：其一，档案收集不规范。在档案收集过程中，制度落实不到位，想交就交，不想交就不交，缺乏明确的档案收集考核标准；其二，档案整理不规范。由于档案人员的专业素质参差不齐，在整理档案时还缺乏规范性，如在立卷过程中，部分档案人员不按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，造成卷内目录与实际整理文件不能一一对应，普遍存在卷内资料漏失的现象。另外，在立卷时间上，常常是累积起来一次立卷，完全不符合立卷要求，同时也不利于查找；其三，档案保管不规范。档案管理人员对档案的借阅通常是内松外紧，档案不能按期归还的现象时有发生，从而造成档案材料的不齐全或不完整。

4.档案管理硬件设施落后。很多高校过分强调科研建设，对档案工作不重视，对档案事业的经费投入不足，档案管理设施落后，无法满足档案库房防火、防盗、防潮等要求，很容易造成档案丢失、损坏等安全隐患。档案管理设施落后、设备老化，档案安全保管无从谈起。5.档案管理手段落后，信息化程度不高。目前，部分高校的档案管理工作仍然采用传统的手工管理方式，工作效率极为低下，在信息技术快速发展的今天，这种档案管理方式越来越难以适应时展的要求。还有一些高校虽然也建立了档案信息数据库，但还处于简单的数据统计阶段，离高水平的数字化管理还存在很大的差距。档案信息资料的开发与利用还有待进一步的提高。

二、高校档案管理与自组织评估

自组织评估是高校档案管理质量评估的一种新型管理模式，它将整个质量评估体系看作是一个复杂开放的系统，在实施评估过程中，以开放和多元的视角对评估客体进行遴选，强调系统内部各要素的非线性动态运行特质。基于自组织评估的高校档案管理具有以下几个特征。

1.全方位开放性。所谓的开放性主要体现在两个方面：一方面，高校档案管理质量保障机制是面向全校师生的全过程的开放，它包含了服务师生的各个环节，以更加宏观的视角来把握整个高校档案管理质量保障机制的构建；另一方面，保障体系内各要素建设的过程是开放的。各要素在建设中更加重视与其他要素的关联和互动。

2.非线性相互作用机制。基于自组织评估的高校档案管理质量保障体系是一个复杂的系统，系统内部的要素之间具有复杂的非线性关系，无法以直线的简单方式进行刻画，也不符合叠加原理。系统内各要素之间呈现非线性相互作用机制。高校档案管理质量保障机制作为一个复杂的开放性系统，其内部要素关系非常丰富，系统的演化动力基于系统内非线性相互作用机制之上的自我活力。

3.可持续发展性。自组织理论是高校档案管理质量保障机制建设的基础，对整个系统起着十分重要的作用。整个保障体系是围绕提高学生培养质量展开的。作为自组织主体的学生和教师在整个质量保障体系建设中处于核心地位，其建设和发展对自组织评估体系的完善具有积极的推动作用。

三、高校档案管理质量保障体系的构建

1.立足于法，搞好建章立制工作。依法治档是做好档案管理工作的基础。在电子技术飞速发展的今天，尤其是网络技术在各行各业都得到了广泛应用，传统的档案管理技术已跟不上时展的步伐，档案管理必须不断改革，只有坚持与时俱进，才能更好地适应当前的形势，档案管理工作才能迈上新的台阶。日新月异的形势对档案工作人员提出了进一步的要求，既要具备扎实的业务知识和相关的科学知识，还要具有一定的管理操作能力。档案事业的发展必须以依法治档为前提，只有实现档案管理的制度化，档案工作才能发挥应有的作用，才能实现自身的价值。为了逐步完善档案管理工作，使其更好地服务于社会主义现代化建设，《中华人民共和国档案法》应运而生，为我国档案管理工作的健康发展奠定了良好的基础。新形势下，对档案管理工作的要求越来越高，这就需要各地方充分利用地方的立法权限，建立一套具有地方特色的档案法律法规，同时各部门还要建立健全完整的档案管理规章制度，使档案工作有法可依，有章可循。只有这样，才能使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

2.建立档案管理体系，使学校档案工作形成网络化管理。（1）成立档案工作委员会，由主管校领导任主任，成员由各主要职能部门负责人、各系院领导组成。同时成立综合档案机构，配置相应人员，负责全校各类档案的综合管理。（2）建立部门领导负责制，切实将档案工作抓好，抓实。学校各部门、各系院要选出一名部门领导来专门负责档案管理工作，分管档案工作的负责人，必须明确自己的职责范围，做好相应范围的档案工作。与此同时，个人政绩、干部考核聘用等都要与日常的档案管理工作挂钩，以充分保障档案工作有人抓有人管。（3）确定兼职档案员。全校各部门都要有兼职档案人员，负责本部门文件材料的收集、整理、归档、立卷、移交等工作，从而形成档案工作从上到下以综合档案机构为中心的档案管理网络，切实把档案工作落到实处。

3.加强高校档案信息化建设。近年来，高校档案管理的信息化现代化进度也在不断加深，实施信息化管理迫在眉睫。各高校应从本校的实际情况出发，选择合适的档案管理工作数据库，力求实现档案的信息化管理。在此基础上，学校还应建立档案信息查询功能、排序功能和汇总功能等，与此同时，应充分利用互联网的优势，在一定范围内实现档案信息的公开查阅。新的形势要求档案工作要与时俱进，档案工作人员应不断创新，把档案信息开发成动态的、开放的、现代化的信息资源，以便更好地为高校的建设和人才发展服务。

4.加强档案队伍建设，提高业务素质。高校档案队伍是由档案部门专职档案人员和各职能部门的兼职档案人员组成。为此，各高校应重视和加强档案队伍建设，不断提高档案人员的业务素质。一方面，高校应开展档案工作人员的教育培训，在档案队伍中普及现代知识教育，加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，特别要注重他们创新能力的培养；另一方面，高校应建立完善的高校档案人才培养的约束和激励机制，促使档案工作者产生紧迫感和危机感，积极地参加学校组织的继续教育，不断更新知识，改善原有的知识结构，提高业务能力。此外，各高校应为档案人员提供外出学习的机会，使档案人员多参加档案管理研讨班、培训班。

5.建立绩效机制，细化考核监管。档案管理部门的重要职能之一就是对档案管理工作绩效的有效控制。各高校应将档案管理纳入业绩考核评价的范围，成立相应的绩效评价小组，对各职能部门的相关工作在服务质量和服务效果等方面进行客观公正的评价。另外，高校应将档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，实行量化考核，做到奖罚分明。建立相应的档案管理组织领导体系，对各部门档案工作进行检查和考核。只有这样才能充分调动档案人员的积极性和创造性，增强档案管理的动力，提升档案管理水平。

6.加强档案利用工作,积极开展档案研究。高校档案部门收集档案的根本目的，就是为了满足广大师生对档案信息资源的利用要求。为加强档案利用工作，首先要从档案利用办法的制定入手，建立档案阅览室，为学校的教职服务。其次，加大档案开发力度，根据现有的档案资料编写学校大事记、年鉴和制度汇编等工作，更好地为学校建设服务。第三，加强档案信息编研服务，利用高校的科研成果和论著等档案信息资料，加强档案信息编研，更好地为高校师生、社会利用者服务。第四，开展档案研究工作，积极参加课题研究以及有关的学术交流活动，撰写学术论文，进一步提高档案人员对档案管理工作的认识，不断提高档案管理水平。

作者：温艳秋工作单位：德州学院档案馆

第三篇

一、高校档案管理工作现状及存在的问题

(一)对档案管理工作重视不足。当前，高校中存在着对档案管理工作重视不够的问题。认为档案管理不能给高校带来直接的社会影响、经济效益，教学、科研工作是学校的主要工作和首要任务，把档案管理工作与学校整体发展规划分开来看。在这样的理念之下，档案管理工作缺乏应有的支持，对档案建设没有进行系统全面的规划，执行《档案法》和《档案法实施办法》不到位，使得档案管理工作不能积极有效开展，最终直接影响到档案管理工作的质量和效率。

(二)管理体制不健全，管理制度不完善。高校档案管理体制存在缺陷、管理制度不完备是当前高校档案管理工作存在的普遍问题。目前我国高校档案管理工作虽然以档案法要求为目标，专门配备了档案管理的领导机构与工作人员，但在具体工作中专兼职管理人员配备不到位、档案管理工作还没有完全规范，档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道，制度建设上投入力量不足、进展步伐太慢。很多高校在公文起草、签发过程中，在用纸、用墨、用笔时档案意识不强，不遵守档案管理的基本要求，出现用圆珠笔、铅笔、红墨水等不耐久字迹书写公文等现象。档案大多分散到校内各单位多家管理，由于缺乏及时归档意识，一些基层单位档案资料归档整理不及时，甚至长期不整理、不装订，有的单位档案管理仅仅停留在做好档案收集与记录就算完成任务的程度，造成档案资料不齐全，收集渠道不通畅，管理水平低，档案管理工作效率低下，不能及时、准确地提供查询服务，档案使用困难的不利局面，严重影响了高校档案管理工作的效率，弱化了档案管理工作应有的功能。

(三)档案管理设施建设不足。高校建设如火如荼的开展，办学层次与办学水平大幅提升，档案的数量也日益增加，为档案管理工作带来了许多新内容，为做好高校的档案管理工作，必然需要更加坚实的基础设施做保障。由于档案管理工作不被重视，所以部分高校档案基础设施建设往往被忽视，长期的投入不足，档案管理基础设施建设历史欠帐太多，由此引发了资金、场地、人员等投入不足，再加上已有的设备老化，且缺乏必要的防火、防水的设施，使这些高校的档案管理工作疲于应付，极易造成档案资料的丢失与损坏，影响了高校档案管理工作水平的提高，最终导致安全保存档案难以实现。同时，档案信息化设施配备不够合理。当前，高校档案机构信息化基础设施建设水平参差不齐，有的高校档案部门软硬件配备完整，计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序一应俱全，应有尽有;但有的高校档案信息化建设相对滞后，仅仅是摆几台电脑，认为这样就可以算是信息化了;有的高校档案部门在软硬件配置时，不管是否需要统统购置，造成财力、物力的巨大浪费;有的高校档案部门购置档案信息化软硬件后不能加以有效利用，对现代档案管理所需的技术手段投入处于空白局面，造成了资源上的浪费。

(四)档案管理人员队伍建设不利，业务能力欠缺。目前在档案管理人员队伍的配备上，没有坚持科学合理配置。一方面，档案管理人员太少，多数高校主要以兼职人员来充实档案管理人员队伍，造成人员队伍的不稳定，使档案管理工作的持续性难以保障，档案管理工作的随意性太大，为规范档案管理工作带来了难度。另一方面，正是由于人员紧张的问题，档案专业出身的人员更少，专业技术人员严重不足，缺少专业化水平过硬的人员队伍，他们对档案管理工作的基本原则、基本制度和基本要求及档案馆(室)的职责、分工不是很熟悉，还没有掌握档案立卷归档的具体要求和方法，对案卷质量把关不严。大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能;缺乏对档案的保护、控制和调节;对档案编研工作和宣传档案法规研究不够深入。

(五)档案开发利用相对滞后，管理手段单一，档案工作信息化进展缓慢。目前大多数档案部门对档案的开发利用方式仍沿用传统的档案管理模式，档案信息资源开发利用工作与其他基础业务工作相比尚显薄弱。提供档案利用的方式大部分还以手工操作为主，多数高校档案开发层次较低，仍停留在“文件汇编”、“会议简介”、“大事记”、“组织沿革”和各种专题及数字汇编等基础性资料阶段，这种传统的手工管理方式已经越来越显得力不从心，档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务，造成了高校档案中纸质文档多、电子文档少，复印件多、原件少，基础资料多、重要文件少。信息化管理手段运用很少，缺乏深层次的开发，难以适应信息化的要求。而就档案本身的资料性来讲，由于收集工作的相对滞后，现代信息技术手段，如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作之中。档案资料一旦成形，大多处于长期睡眠状态，没有充分发挥出档案重要价值。即使有的高校采用计算机辅助管理档案，但是单机版操作仍为主流，不能联网，档案提供利用仍停留在为本单位、部门服务上，所提供利用的档案信息量有限，档案信息化管理水平较低，档案共享利用效率相对太低，与档案信息网络化管理的要求差距较大，很难实现真正的档案工作信息化。面对着蓬勃发展的现代高校建设事业，档案管理工作已明显落在后面，如果高校档案管理工作的这些问题得不到很好的解决，将严重影响高校的可持续发展。加强高校档案管理工作，就必须重视档案管理工作，进一步加强建设力量投入，以高素质的人才队伍，进行规范管理，紧紧围绕学校中心工作开展档案管理工作建设。

二、改变高校档案管理工作现状的具体对策

(一)转变观念，提高认识，为高校档案管理工作营造良好的工作氛围。高校的档案管理是高校管理工作的重要组成部分，必须把档案工作纳入学校整体发展规划，必须认识到高校档案资源对高校建设重要的信息支持作用，要加大对档案管理工作的支持力度，为档案管理工作的开展提供便利条件，要在全校形成重视档案工作，参与档案工作的氛围，为搞好高校的档案管理工作提供良好的基础。同时，一所高校档案管理工作成效，很大程度上取决于领导的重视程度。因此，要做好档案管理工作，必须积极争取领导对档案工作的关注，加大投入、加强培训，使高校基层档案工作能够与时俱进、开拓创新。

(二)加强管理制度建设，创新工作机制。档案管理工作牵涉部门广泛，内容繁多，必须坚持科学规范的原则，建立完善的档案管理工作机制，进行规范管理、集中管理，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格的制度管理，以制度建设促进档案管理工作水平的提升。特别是要在档案管理的信息化建设上建立健全相关的制度，为高校档案工作的数字化、信息化和网络化奠定良好的基础。

(三)加强管理队伍建设，建设高素质档案管理人才队伍，提升业务技能水平。高校档案管理人才队伍的素质高低，决定着高校档案管理水平的高低，要持续加强管理人才队伍的建设，从新进管理人员的加入到管理人才队伍的专业知识培训，再到引入竞争机制，要以全方位、多层次的培养手段，确保高校档案管理人才队伍稳定与素质提升，推动高校档案管理工作向高水平发展。要做好高校档案管理工作，档案工作者必须加强培训，强化素质。1．提高认识。高校档案记载着高校管理和教学中形成的纸质及电子档案材料，具有凭证、依据、借鉴、参考、史料和认知作用，在高校人才培养、教学管理、科研开发和对外服务方面发挥着极为重要的作用。因此，档案工作者特别是那些兼职档案员，要从思想上提高做好档案工作重要性的认识，努力做好档案管理工作。2．提高能力。随着新型存储介质的不断出现和现代信息技术的广泛应用，机读档案、声像档案、电子档案等新型的档案载体不断涌现，文件转化为档案，专业性更强、程序更加复杂。［2］这些新型档案在信息的记录与存储方面需要有特别的要求，档案管理者不仅要熟悉案卷的整理流程，还应掌握一定的档案管理和保护技术，掌握相应的新型载体档案的保护与管理方法。因此，要培养高校档案管理人员的专业知识和技术能力，使其具备较强的服务意识、沟通能力和严谨细致的工作作风。高校档案管理人员还需要具备相当的外语水平和较强的创新能力。3．提高政治素养。高校档案工作者不仅要有热爱档案管理工作的事业心，而且更要有坚定正确的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。［3］因此，高校档案部门在高度重视高校档案人才培养的同时，要培养高校档案管理人员的政治素养，提高档案工作者的思想政治素质。

(四)改进管理方式手段，大力开发是途径，提升现代化水平。采用先进技术，大力开发档案信息资源，进一步加快档案信息化建设步伐，实现从经验管理到科学管理的转变，以满足高校和社会的需要，是强化高校档案工作的条件保障和根本途径;充分利用计算机信息技术和手段是加强和改进现代档案管理工作的核心要求。概括起来，包括以下四个方面:一要加快信息化基础设施建设。包括档案馆库房建设、馆藏建设、检索工具建设等，都要推进计算机在档案管理工作中的运用，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度和信息化水平。二要促进信息资源建设。要将现代化档案管理手段运用到档案管理工作中，用现代信息处理技术对包括纸制、照片、录音、录相等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，推进数字化进程，使需求者可以方便、快捷、准确地查找到所需的档案资料，真正实现档案资源服务社会。三是要实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。而且要建立查阅登记、借阅登记和利用效果反馈登记制度，采取多种形式，主动提供档案信息服务，使用户可以轻松查询自己所需的档案信息。四要推进全文数据库和多媒体数据库建设。加强对各种类型档案进行数字化管理，力争实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。通过管理技术和手段的创新，努力形成档案信息采集实时化、存储数字化、服务网络化，向具有现代化管理水平的高校档案馆迈进。

(五)争取投入是保障。要积极争取财务部门对档案管理工作的支持与帮助，保障档案管理工作软硬件设施齐全。没有财力支持，高校档案管理只能是纸上谈兵，画饼充饥。增加投入，可以使高校档案管理工作从硬件和软件设施上得到改观，从而保障高校档案信息化建设进程，促进档案管理工作上台阶。

三、结语

总之，高校档案工作是办好学校的重要基础之一，应当把档案工作纳入学校整体发展规划。同时，时展与高校建设的需要，对我国高校档案管理工作的要求有了进一步的提高，面对高校档案管理工作存在的诸多问题，必须提高对档案管理工作的重视，不断加大投入力度，加强管理制度建设，创新工作机制，借助现代化的管理手段和高素质的人才队伍，使高校档案工作与其它各项工作同步发展，切实提高我国高校档案管理工作质量。唯有如此，高校档案工作才能既服务社会，又为高校的发展作出巨大贡献。才能完成高校档案的基本任务，才能真正发挥高校档案的价值作用，努力开创档案管理工作的新局面。

作者：王璐韩建华工作单位：塔里木大学西域文化研究院塔里木大学档案馆