企业档案管理完善措施3篇

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第一篇

一、档案管理的内涵

进行档案管理的一系列活动的对象就是各种各样的档案,而其最终所服务的目标群就是需使用此档案的人员,档案管理人员主要的工作就是将分散、杂乱、数量大且种类繁多的各种文件,按照企业所规定的相关制度进行统一整理,并集中化、系统化以及整齐性对其进行分类归档工作,这也是社会对于档案管理所提出的最基本的要求。档案的管理水平还将决定着社会对档案的要求以及人们对于档案的满足程度,并且也随着社会的变化而变化,二者之间的关系,也从原先的相互之间不协调慢慢的转变为息息相关,不可分离的地步。由于现代化的大多企业对于档案管理的要求过多,其工作性质已变得相当复杂,因此对其进行多层次管理的方法进行管理,在进行管理的第一层次中,都是将档案管理中的实体管理以及信息开发等方面的管理进行区分,这两个系统之中又包含了一系列的子系统。档案管理的整个系统以及子系统在其进行正常运行的过程中都会自动的形成信息反馈机制。而档案管理的最主要目的是为社会实践中提供档案信息服务的,档案管理的所有的在系统与结构上所产生的变化都是围绕着这一目的而进行的,其中所进行的每一项工作都是不可或缺的,它们的存在都具有一定的价值和必要。

二、我国企业档案管理存在的问题

(一)企业对档案管理工作重视程度不足

由于一些企业对档案管理工作的重视程度不足,使企业档案管理工作水平过低。现今多数企业只关注企业发展的经济因素,以经济利益和眼前利益为主,造成了档案管理工作只存在于形式,没有发挥档案管理的核心作用。随着我国市场经济体制的日益成熟,企业内部管理层也应对档案管理工作加以重视,以此促进档案管理的信息化建设,使档案管理发挥其应有的作用。

(二)企业档案管理的制度不够健全

在一般的企业之中,都会出现一些对档案的收集、整理、保管、外借、保密的等方而的制度不够健全情况。有些企业虽然已经建立了一些管理制度,但是在实际的执行方而力度不够,还有些档案管理的相关人员的责任心不够强,对于文件和资料的整理不够及时,有些档案的收集不够齐全,有的出现过档案丢失的情况;对于一些借出的档案,借阅手续不够健全,有借无还的现象时常发生,时间久了之后,一些档案就不知去向;还有些人借着借阅档案的机会,对一些数据和资料进行涂改,严重影响档案的真实性和有效利用的价值。

(三)档案管理评估体系不健全

档案管理的评估工作是过程性与阶段性总结档案管理工作的关键所在,很多企业没有根据自身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系,致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析,难以制定切实可行的工作调整与优化方案,制约企业档案管理工作优化与发展。

(四)档案管理信息化问题

企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展,但文件和资料传送过程缺乏灵活性,一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统,档案管理工作没有良好的技术与系统支持,工作质量与工作效率难以提升;另外,一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性,并建立了相应的管理信息系统,但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整,致使企业档案管理工作效率难以提升。

(五)是档案管理人员专业素质参差不齐,直接影响档案管理工作水平

近来来,随着企业的深化改革,油田内部进行了一系列重组,档案管理人员内部涌进了不少新人,这些新人上岗后,从思想上对档案管理工作缺乏应有的认识,认为档案管理工作是一个轻松的活,领导部门对新加入档案管理队伍的员工也没有进行系列的培训教育,即使有的单位组织了培训学习,也是流于形式。这种状况势必影响了档案管理工作水平的提高。

三、企业档案管理的优化对策及建议

(一)提高对企业档案管理工作的重视程度

企业相关人员需要充分认识到企业档案管理在企业生存发展中的重要意义。强调做好企业档案管理工作的重要性,增强相关人员的责任感。明确做好档案管理工作是各级领导义不容辞的责任,从领导层面重视档案管理工作,做到解放思想,紧跟时代的脚步,及时地改善企业档案管理工作,采用现代化的技术手段和管理方法,提高服务的质量,完善现有的管理设备,做好档案基础设施建设,建立现代化的企业档案管理体系。

(二)强化企业档案管理的制度建设

强化企业档案管理的制度建设能够提高企业的档案管理效率,确保企业档案管理可持续发展。企业档案管理制度建设应以《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规则》等相关法律法规为基础,加强对档案管理制度的完善和强化,保证档案管理制度能够符合国家相关要求,确保档案管理制度能够达到国家标准。档案管理制度要针对各个企业在生产以及服务方而的要求不同,由企业自身的信息管理部门对其制定有效的、科学的企业档案管理制度,并与企业的各个部门的责任人以及企业的档案资料管理人员召开相关会议,会议中要对于企业档案管理的相关制度与注意事项进行相应的讨论,会议结束后,也要与各部门进行相互交流与探讨,对于各部门所提出的相关意见或建议要子以重视,并最终起草出企业档案管理办法,先可在各部门中进行试用,如若适用就可正式确定,如若还存在某此方而的不足,则可对其进行针对性的更改。从而满足企业的发展形势和任务的要求,使档案管理工作符合企业的发展需求。

(三)企业档案管理工作检查考核规范化

对于企业的档案管理工作实现检查和考核,是保障企业档案管理工作正常开展的重要手段。但是在实际的档案管理之中,这个环节却容易被忽视。实现有效的管理,可以避免以们的一些管和不管、管好管坏一个样的情况,需要按照国家档案管理文件和要求,制定适介企业的、专业的档案管理标准。对这些标准应该进行详细的考虑,对于库房的档案管理标准,档案存放的标准和保管的标准,都需要做好详细的标准。还需要建立档案管理检查和考评制度,需要做好对档案专业部门进行检查和考评,还需要做好企业内部管理工作的考评。

(四)以信息化建设为动力,推进企业档案管理体系改革

一是加强信息化硬件建设。充分发挥计算机检索速度快、运算精确度高、存储信息量大等优势,优质配备档案管理计算机,提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度。建立并完善企业单位局域网,借助局域网开发网上档案业务,实行档案工作网络化,加强档案的利用,实现档案信息资源共享,逐步提升档案信息化水平。二是加强信息化资源建设。对纸质档案资料进行收集、筛选、加工,利用计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化录入、保存,转化电子信息形式,便于检索利用、科学管理。加强电子档案资料的归档工作,完善档案目录数据库建设,进一步开发标准化的档案管理系统,提高档案管理工作效率。三是加强信息化管理措施。制定档案信息化管理标准,推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,确保电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范局域网,完善企业档案信息网络,实现企业档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

(五)是加强档案管理队伍建设,不断提高档案管理人员业务素质

随着油田企业生产建设的不断发展,为企业档案管理工作提出了新的更高要求,要实现档案管理工作科学化、标准化、规范化,在全油田范围内必须要建设一支高素质的档案管理队伍。因此,油田领导要定期对档案管理人员进行业务培训,使他们精通档案管理工作,为全油田档案管理工作开创新局面打好基础。同时,还要加强对档案人员的保密教育,提高他们的政治素质。

四、结语

企业档案管理是企业发展和实现高效的重要保障,在企业的正常运转中具有重要的作用。因此,我们要适应新形势的需要,做好企业档案管理工作,实现企业高效、有序发展。

作者：张淑勤工作单位：中石化华北分公司

第二篇

一、地勘单位档案管理

1.地勘单位档案管理的重要性。地勘单位档案管理除了对国家、社会有相应的贡献，更会对单位自身有更多贡献，地勘单位档案管理在地勘行业发展中占有十分重要的地位。也是单位管理工作中的重要一环。这就要求地勘单位以发展和生产经营的需求为基础，不断完善和提升地勘单位档案管理工作，使其更好地适应地勘单位改革改制的形势，为地勘单位发展提供重要的知识和信息支撑。

2.地勘单位档案管理工作中的不足。

2.1对档案管理工作不够重视。目前地质勘查单位普遍对档案管理工作不够重视，一般勘查单位将重点放在勘查进度上，对勘查本身的重视程度、投入的精力与时间远远高于对档案管理工作这种服务性的工作。从单位领导层面对档案管理的不够重视，直接导致了地勘单位的档案管理工作无法发挥其应有的作用。

2.2档案管理工作的制度不健全。各项规章制度不健全，执行不严格，没有成为生产经营活动的行为准则。全面质量管理体系尚未在地勘单位全面，有效地展开，地质工作简单化时有抬头；上面也有提到勘查单位从事的地质勘查工作性具有很大的流动性，也就指其勘查的地点经常会发生变动，不利于规范档案管理工作。

2.3档案管理信息化建设滞后。随着社会信息化的飞速发展，地勘单位数据文件的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，一个完整的地质项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管局等上级部门的评审和验收，因此收集整理符合标准数据文件本身就有很多工作要做，因此需要借助一定信息化的手段才能对这些的复杂、繁琐的档案资料做一个有序、科学的整理。但从目前来看，大多勘查单位对档案管理的信息化建设远远落后其需要，甚至还有一些地勘单位还没有对档案管理工作进行信息化的建设。

3.地勘单位档案管理需要改进的措施。

地勘单位如何在新的形势下，攻克档案管理中的难点，进一步提升档案管理的现代化水平，更好地发挥档案的作用，下面提出几点建议。

3.1提高对档案管理工作的重视。应从勘查单位领导层做起，提高对档案管理工作的重视，首先要认识到档案管理重要性，然后向对全体员工加以宣传，并对档案管理工作提供尽可能多的关注与支持。档案是企业在勘查施工过程中所积累下来的资料，不仅对国家、社会有一定意义，也同样对企业本身在以后的工作与管理中提供巨大的作用，而勘查单位的档案管理因其自身的结构的复杂性与企业自身的情况其工作相对来说更加困难；因而单位领导的重视会大大加强其它相关部门的支持，解决很多由于人为因素而引起的困难，同时也对整个地质勘查项目起到积极的作用，促进勘查单位的发展。

3.2完善档案管理制度。显然，良好的档案管理制度对于档案管理的各项工作的有序开展十分重要，在制定相关制度是时一定要结合企业的目前的档案管理的情况，并征得企业档案管理的相关人员的认可，如此才能够确保相关制度的可行性与执行认可。制定本单位的地质档案管理实施细则，要明确本单位地质档案的范围归档的基本要求和基本内容，地质档案的移交与整理、保存与借阅的要求等。数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，做好请示、审批、联系、汇报等工作，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收及档等的分类工作，齐抓共管，进—步做好基础档案归档工作，提高其管理流程的标准化和管理水平。

3.3加强信息化建设。档案管理的信息化建设一方面指要完善现代企业档案管理工作信息化中所要求的一切相关的硬件设备，另一方面更要求软件层面与技术层面的信息化支持。勘查单位应根据自己单位的具体情况结合实际来引进专业化的软件与技术支持，并通过对这些专业软件的科学利用以提升整个档案管理工作的效率。在此过程中，应增强对档案管理人员在信息化、软件使用等方面的提高，加强综合素质的提升，确保地勘单位在管理人员与全体员工的共同努力下将档案管理工工作这一系统工程的信息化的能够顺利开展；使档案管理工作的水平能够不断提升，从而有效地发挥出档案管理工作在地质勘查开发中的作用。

3.4加大对档案管理的资金投入。档案管理的工作条件需要进一步的改善提高。增加对地勘单位基层单位档案物质条件的改善的资金投入，会在很大程度上提高对大量文件资料等其它档案的保护，提高管理环境的现代化，加强档案的各项防护措施如：保证室内一定的湿度与温度、采取防盗与防火以及其它自然灾害的措施。

3.5培养专业人才。专业的人才是建立有序高效的档案管理工作的有效保证，所以需要对员工进行相关知识的培训，要学习档案业务知识以及地质勘查档案的归档范围和方法，要与时俱进，针对档案管理工作出现的新特点、新的变化，加强学习，更新观念，采取科学可行的管理办法，严格把好档案质量关。另一方面也应招聘相关专业的新型的也在其它相关领域如：计算机科学、信息管理方面等的复合型人才。另外也要做好合理的分工，使档案管理工作能够在一个规范的体系中，跟着勘查施工的发展而进行，形成一个有序高效、上下贯通的档案管理结构；同时做好相关的考核与职评工作，调动工作人员的积极性，使档案管理能够健康、有序的行进下去。

3.6抓好保密制度的贯彻落实。地质档案具有的专业性、管理性、服务性和机密性，决定了地质科技档案具有商业秘密的特点，要做好档案的保密工作，在日常工作中，由于有些人的保密意识淡薄，保密观念落后，对档案保密的认识不够，一定程度上影响了档案的保密工作。要采取各种形式，加强对科技保密法规的宣传力度。使广大科技人员学法、知法、懂法，自觉遵守保密法律法规和各项规章制度，认真贯彻执行《档案法》、《保密法》、《科学技术档案工作条例》等法规。做好档案的保密工作，才可以确保档案的完整性和安全性，从而有效的维护国家和单位的根本利益。

二、结语

本文首先介绍了地勘单位的档案的特点与性质以及它对于国家、社会及企业本身的重要性，然后对其的现状与其存大在不足作了一个细致的分析，最后针对各个问题提出一系列的解决措施的建议。

作者：黄美桃工作单位：广西壮族自治区第四地质队

第三篇

一、提高档案科学管理水平的必然性分析

首先，提高档案管理的水准本身就是提高我国文化管理水平，相应当前我们建设和谐社会和科学发展观的必然要求。作为我国文化实力的重要体现，档案的管理可以有效的体现出中华民族作为一个以集体主义为要义的民族发展要义。在各种档案中，包含了几乎涉及到我国政治、经济和文化等各个方面的资料。这些资料本身是有很强说服力的，其能够有效的反映出我国在不同历史阶段的各种资料和状况，这不仅仅是对我们过去历史的一种保存，更是对将来发展做出指导的一种有力的保障。所以，只有不断的提高我国档案管理的科学发展水平，才能够更好的做好档案的管理工作，最大限度的发挥档案管理的价值。其次，提高档案管理的科学化水平本身能够提高我国档案管理的水平。在很长的一段时间内，档案的管理工作在我国都是采取手动的方式进行。这不仅仅要耗费大量的人力，也不利于储存和资料的取用。并且很多的单位都对档案的管理工作不够重视，这样就直接的导致了我国档案管理的混乱。在当前高速发展的信息技术支撑下，我国的计算机技术不断提高，在各个领域都取得了广泛的应用。所以，将以计算机技术为代表的科学化管理技术运用到档案管理中，不仅仅可以提高档案的管理质量，还能够节省大量的人力和物力，并且能够有效的提高档案的利用率，不仅对单位来讲能够有效的节省成本，也能够是档案获得最大限度的应用。

二、提高档案管理科学化水平的措施

首先，加快现代化档案管理体系的建立。在建设现代化档案管理体系的过程中，就必须要先树立起档案管理的观念，这本身就是我国档案管理的薄弱环节所在。前文中我们也提到过，当前的档案管理最主要的问题就是领导对档案管理工作不够重视，往往都是由单位内部的人员兼职管理。所以，在档案管理的工作中，就要建立起一整套档案管理的机制。将档案管理的机制建设作为档案管理工作的重点，建设起一套相对完整的，适合单位发展的管理机制。要对传统的档案管理机制和档案管理理念进行改革，转变传统的档案管理工作形式，加强档案的利用。根据档案管理工作不同的性质，实行确定的定岗定责的管理模式。在档案管理的体系上，要建立起一整套的档案管理班子，要由主要的领导作为档案管理的全局管理者，通过上下级的部门管理和监督，确定专门的档案管理人员。这样才能够不断的健全的档案管理的工作制度，也能够更好的促进档案的管理，提高档案管理的质量。其次，要提高档案管理人员的素质。档案管理工作本身就是一项比较繁琐的工作，而且档案的管理工作本身也是对工作人员要求比较高的。这就要求我们在挑选档案管理的人才过程中，首先就要要求人才能够具备相当的档案管理基础知识，要有一定的档案管理的基本理念。同时，针对不同单位不同部门的档案管理实际，档案的管理人员还要具备一定的专业基础知识。在档案管理的信息化进程中，由于信息化本身为档案管理带来了很大的便捷，所以档案的管理人才还要具备一定的信息技术知识，要熟练的使用计算机以及网络对档案进行收集和管理。同时，由于档案的档案管理工作人员在素质上存在一定的问题，这就要求单位要定时定期的对档案管理人员进行相关素质的培训。只有这样才能够不断的加强档案管理人员的业务能力和综合素质。并且，在日常的工作中，要加强对档案管理工作人员的奖惩，对那些模范的管理人员以及在业务能力上比较突出的人，要做出一定的奖励，这样才能够有效的促进档案管理人员自觉的学习和进步。第三，要加快档案管理的信息化建设进程。档案管理的信息化本身不仅仅是要求档案管理的理念先进，也并不是单纯的要求档案管理人员的素质比较高，还要有相当的硬件设施。所以，在档案管理的科学化水平提高过程中，要求单位要及时的更新相关的硬件设备。要在硬件和软件上都具备相当的水准，才能够满足档案管理的信息化改造。单位需要成立专门的档案管理工作室，并且购买相关的专门档案管理软件，只有这样才能够有效的促进档案管理的科学化水平提高。最后，要促进档案管路的标准化建设。对于档案管理来讲，标准化的档案管理能够有效的促进档案管理效率的提高。我们要转变传统的档案管理理念，加强监督，及时的对档案的管理以及开发做出相关的审核，做好档案的处理工作。同时，要健全档案管理的评估机制。运用现代化的管理方式以及先进的管理设施，对档案的管理工作进行科学化的管理，采取先进的技术以及设备对电子档案进行有效的管理，这样才能够不断地健全档案的管理机制，提高档案管理的效果。

作者：兰岚工作单位：黑龙江省农垦总局