油田项目档案管理问题及建议

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一、油田重大建设项目档案中存在的问题

为了保证油田的持续稳产，每年都有新区开发和大量新井需要投产。许多参加重大建设项目单位只顾生产对工程档案工作缺乏应有的重视。一是施工单位编制的工程竣工资料后补现象严重，施工单位的兼职档案员大多是随着项目的成立而临时指定的，和现场工程技术人员缺乏沟通，二者因为工作脱节，也就造成了工程和资料的脱节；二是业务指导跟不上，项目多而散，档案部门无法进行监督指导，无法从源头上进行控制，直接影响档案的完整性；三是电子档案归档很难实现，现在虽说部分工作是在计算计上完成的，但由于施工条件限制，造成工程电子档案项目填写不完整。所以，在施工阶段，许多具体的工作需要协调。因此，有些工程档案资料在形成过程中由于制作份数不够，常以复印件代替，特别是一些重要文件等，影响了档案的真实性和法律效应，档案质量也从中受到了影响，甚至不利于档案未来的正常使用。油田每一个重大建设项目都是规模大、周期长、点多线长，并且施工队伍流动性强，这给档案管理工作带来一定的困难。重大工程项目档案管理有着复杂性和动态性的特点，也就意味着，整个工程项目由最开始的计划设计，再到后来的具体施工、验收，档案管理一直贯彻其中并呈现活跃的状态。但是，实际的情况是重大项目建设的参与者涉及各行业工作人员，他们当中绝大部分人员忽视具体的图表、材料管理工作，使得重大建设项目档案缺乏可以参照的依据，真实和准确性得不到有效保证。

二、强化油田建设项目档案管理的措施

（一）提高档案管理意识，建立档案管理体系

档案信息涉及到油田建设项目活动的过程和结果，如果发生特殊情况，例如甲方需要施工单位对工程项目进行扩建改造，档案管理资料就成了唯一依据。因此，各级建设部门和相关人员树立档案意识，提高对档案管理工作的认识，切实履行岗位职责，摆正档案和建设项目的关系是极其重要的。要想改善目前状况，必须要求各项目决策层建立起档案科学管理的体系制度，督促档案管理工作者本着认真负责的态度，保存有用的档案资料。

（二）以质量为重点，重视档案管理工作

培养质量管理意识是做好档案管理工作的第一步，管理档案的编制必须参照相应的合同制度条款及法律规定，这样档案管理的质量才是优质的。同时，领导也必须重视档案的管理工作，在施工设计和监管单位在签订合同时，就将资料的收集管理制度写进合同条款中。

（三）建立协作参与机制，确保档案管理完整无误

档案管理部门通常被视作后勤服务部门，由于重大项目活动使得资料档案管理日益复杂化，仅仅靠档案管理部门单独来管理是无法达到预期目标的。这时需要企业基础建设部门参与进来协同管理，遵循事前参与、事中介入的原则，确保档案管理部门在参与重大的档案管理项目时能够保证档案资料的完整无误。

（四）完善制度，改善重大建设项目档案管理工作

对于档案资料收集管理工作来说，重大项目工程建设有着持续时间长、工程量复杂、施工难度较大、对工程质量的要求较高等特点。因此，档案部门在接收重点工程归档文件时应严格按照国家标准，建立档案管理网络，监理部门要确保文件材料的真实性。

三、结束语

总而言之，解决油田基本建设项目档案管理存在的问题最重要的是要领导重视，档案管理人员认真负责，建立档案管理网络。只有这样，才能有效保障档案齐全、完整、系统、准确，确保油田建设工程项目档案在项目完成后为企业提供有效服务。

作者：李玉峰范青琚晓卉工作单位：河南省南阳油田局档案馆档案管理科