档案管理服务意识强化对策

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一、学校档案管理中存在的问题

（一）学校管理层对档案管理认识不够

调查发现我国许多学校的档案管理工作存在诸多问题，管理漏洞百出，一旦需要查找相关档案时，往往是无从寻找。究其原因，主要原因之一就是学校的管理层对学校档案管理工作的重要性认识不够，对学校档案管理的重视程度不够。许多学校的管理层片面地认为学校作为教书、育人的场所，只要做好育人和相应的科研工作就足够了，从而忽视了学校的档案管理工作，没有意识到档案管理对于总结学校的教育经验，积累和探索学校的教育方法，维护学校的教师和学生的合法权益和人力资源档案等方面的重要作用[1]。由于学校管理层的不重视，因此导致了学校的档案管理工作松散，即使学校有负责档案管理工作的人员，也由于领导不闻不问，加上建设资金投入不足、硬件设施落后、人员培训力度差、待遇同比教师或其它岗位差，因此工作积极性不高，思想动态不稳定，档案材料不能及时整理、归档，从而导致了档案管理混乱的局面。

（二）学校档案管理中服务意识差管理水平落后

学校的档案管理人员业务水平普遍不高，服务意识较差，不能适应现代学校档案管理的需要。学校档案管理工作长期处于手工阶段，不能与时俱进，信息化程度低，管理方式和档案建设手段还比较落后，工作效率低、准确性和完整性差。由于学校档案管理工作不受重视，人事档案管理缺乏专业的人才，缺乏培训学习机制，相互之间对于人事档案管理的经验交流少，导致了管理人员业务水平不能适应管理的需要。

（三）学校档案管理的档案收集、归档意识差

通常学校的大量经费和人力资源都投入到学校基础设施建设、购置教学设备设施与教学之中，往往忽视了对学校档案管理工作中的基础设施建设与档案管理中人力资源的投入。在学校管理中，一些管理人员由于档案建设制度不健全、档案管理人员紧张，因此在档案建设管理时通常将重要的档案文件放置于个人手中，认为方便查找。这就造成了档案丢失或档案被破坏的隐患，不利于档案管理。学校档案管理的收集和档案归档意识较差，一些教职工甚至不愿意将档案交规学校管理，这既有教职工档案归档意识差的原因，另一方面也因为高校档案管理水平较差，甚至有档案丢失的情况出现，因此也导致教职工对于学校的档案管理信心不足，不愿将档案交规学校保管。

二、强化学校档案管理服务意识的对策

（一）加强学校档案管理的服务意识

观念是行动的重要引导。要强化学校档案管理中的服务意识，从而提高学校档案管理的整体水平，首先应当增强档案意识，转变思想，增强档案管理意识和档案管理中的服务意识。增强档案意识是做好学校档案工作的前提，要强化学校档案管理，不能仅仅要求档案管理专员加强服务，而应当从全员入手，要求学校的各个岗位、各个部门都通力配合，树立全员档案意识，协助档案管理专员做好档案管理工作。首先档案管理在机关工作中的重要性，应当得到学校教职工的认同，要彻底摈弃档案工作可有可无的思想，要将档案工作当成重要的学校管理任务来执行。其次，学校档案管理与各个职能部门之间的协作关系应当明确。档案管理的根本是为了各个部门、各个机关传递、储存信息服务的，是大家储存信息、利用信息的手段和窗口。档案管理办公室应当定期给各个业务部门或教职工培训档案归档和档案收集的讲座，使大家了解档案管理员的工作职责，和大家主动提交档案的意识。

（二）强化学校档案管理中主动服务意识

当前学校的档案管理和档案服务中，主要还是被动服务。档案工作的服务方式和服务需求使档案管理常常被动地为教职工等服务，即当教职工有了档案查询或档案借阅等的需要时，才上门找档案管理人员要求服务。这种被动的档案服务管理有待进一步深化和改革。要提高学校档案管理中的服务意识和服务水平，首先应当强化学校档案管理中主动服务意识。档案管理人员应当主动服务，积极主动地为档案使用人员着想，积极创造便利的服务条件，主动提供档案服务。如主动为需要档案的教职工或学生提供咨询服务、答疑服务和查阅服务等。强化主动服务的观念，需要档案管理人员进一步提高服务水平，在档案查找和档案利用、档案归档、档案归还上下功夫，提高档案查准率和查全率。积极主动地创造档案服务条件，提高档案管理水平，主动为学校管理层的决策和学校教学服务以及学生服务，主动提供多种服务，使档案管理工作转化成教学资源，从而使档案管理工作产生良好的社会效益。

（三）强化学校档案管理中的信息化服务水平

在数字化信息化的发展和广泛应用的社会背景下，档案管理工作既面临机遇也迎来了挑战，档案管理数字化已经成为时展的需要和大势所趋。在学校的档案管理中建立档案管理数字化系统也需要各个部门的通力配合，才能建设成高效的档案管理数字化的系统。档案管理数字化系统包括档案数字化采集系统和档案数字化查阅系统以及档案日常管理系统，各个系统应当相互协调，相互适应。数字化采集系统不准确、不及时势必影响档案数字化查阅系统对信息的准确、快速获取；同理，日常管理系统跟不上数字化采集系统的需要，不能及时分类管理采集系统收集的档案也造成档案数字化查阅系统的使用效率。档案管理的信息化的根本目的是为了给教职工提供更方便快捷的档案服务，因此学校档案管理中不仅要提高信息化建设，更要提高信息化服务水平。

（四）强化学校档案管理中的服务接待水平

要做好学校档案管理工作，档案管理人员首先应当具备爱岗敬业、为师生服务的态度和决心。档案接待工作是学校档案管理的主要任务和档案管理的根本目的。因此，要做好档案接待工作首先应当具备一颗热爱这个工作岗位的心[4]。其次，在日常工作岗位中要用良好的仪表仪容和文明礼貌的用语服务教职工和学生，要耐心细致地解答师生的提问。当前我国许多政府或公共服务部门存在许多“门难进、脸难看、话难听、事难办”的不良现象，引起了老百姓的极大不满和强烈反感。学校的档案管理部门作为为学校师生服务的部门，应当高度重视档案管理中的服务接待工作，应当充分发挥档案接待工作的服务性质，为师生提供优质的服务和礼貌的用语，以及专业的档案管理服务，使师生能够在接触档案管理时感受到温暖和便捷。

三、结语

总之，学校的档案管理工作应当与时俱进，适应档案管理形势发展的需要，不断强化服务水平，端正服务态度，不断完善服务功能，提供优质服务，主动为学校的档案管理提供优质的服务，将档案管理工作转化成学校的教学资源，创造社会价值。

作者：梁文辉工作单位：阳师范学院