事业单位档案管理变革浅析

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一、事业单位档案管理现状的分析

1、对档案管理工作认识不深。档案材料的整理归档不但需要管理人员自身的责任心，也需要单位所有人员的配合，而在许多单位档案管理人员只尽到了保管员的责任，且在收集材料时由于干部职工档案材料的认识问题使得许多归档材料的整理和保管不规范。2、档案管理员工素质亟待提高。作为一项专业性很强的工作，档案管理显然要求专业的员工才能胜任。但是由于人事制度的改革，定编定岗使得每个岗位的编制收紧，并且由于历史原因每个单位都存在一些富余人员没地方安排只能将其放进档案管理部门，显然，这些人员普遍存在业务不精、管理意识淡薄等现象，在材料的收集、整理、归档、装订等方面出现诸多错误。3、管理设施不完善。随着社会的发展和办公系统的不断完善，档案材料不但有纸质材料，也有电子档案，许多单位的档案材料库房建设不规范，对温度和湿度等没有办法控制，使得纸质材料产生霉变等不良现象，电子档案也因为存放环境而出现损坏的现象。4、档案管理的信息化工作亟待加强，虽然目前许多单位不同程度地实行档案管理信息化建设，但绝大部分只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序及检索，还没有把其拥有的档案信息实现数字化，还不能够实现网上资源共享，使得档案资源利用率低，工作效率低，降低了档案在社会中的需求作用。

二、事业单位档案工作改进措施

1、健全档案管理制度。档案管理制度的健全在于规章制度的建设，制度建设要合理、可操作性强。一方面要加大对档案管理工作重要意义的宣传，使干部和职工主动配合档案材料的搜集和整理工作；另一方面要加大资金力度投入到档案管理的现代化工作，在单位的资金预算中纳入档案管理设施的现代化，年底再对工作进行考核；领导的重视，领导的重视不仅表现在对档案设施的完善方面，也表现在对档案管理工作的督查考核方面，单位主管档案建设的领导应该定期对档案工作的开展进行指导和考察；第三方面是档案馆的建设，通过每年的经费预算对档案馆的硬件设施进行定期的升级和维护。2、加强档案管理的标准化建设。档案信息的交换、档案数据的共享和传递等都依赖于统一的标准进行规范，因此制定各类档案管理标准形成体系是确保档案管理现代化工作得到实施的先决条件。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性,管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力,不但涉及数据格式,还将涉及运行环境等诸多因素,本身就包含不止一项的复杂课题,更应统一领导,集中力量,锲而不舍,不断推进。3、加强档案管理员工的专业素养。在所有的工作中人是第一位的因素，因此必须加强对管理人员综合素质的培训。应该减少档案管理人员的变动，保持档案管理队伍的稳定，档案管理工作是一项专业性、实践性和操作性都很强的工作，若是不具备丰富的实践工作经验，档案收集、管理规范是很难达到要求；对员工进行定期的培训，随着科技的发展，档案管理也在与时俱进，因此必须对员工进行定期的培训、对其原有的知识结构不断更新，同时也加强职业道德建设，树立档案管理人员的职业荣誉和职业道德观念。现代化的档案管理工作对员工主要有以下几个方面特别的要求：一要有较强的综合分析能力，因为涉及到各种复杂档案材料的整理和存放，对相关材料进行分类和分析，在工作中必须善于独立思考和分类整理；二要有很强的政治思想素质，档案管理工作的机密性和政治性都很强，因此管理人员必须有敏锐的政治触觉、严明的纪律和高度的责任感；第三要具备现代信息技术知识，要掌握档案管理的专业知识，通晓各种门类档案的管理理论与管理方法。4、开发档案信息资源。档案管理工作的完善和实施不但需要软件方面的建设，也需要硬件方面的建设，管理人员应该根据档案馆规模的大小对其进行设计与规划，通过政府的资助完善档案馆的硬件设施建设，以保证档案管理工作的健康发展。对于规模较大的单位可以投入资金发扬档案馆的宣传作用，通过对单位成长、发展和壮大的历史进行展览，对档案进行整理时，可根据单位的情况，将档案的保存形式转变为单展史、大事记汇编等。挖掘档案的历史价值，进而充分发挥档案的使用价值。在档案中宣传和总结本单位的经验和业绩，可为领导制定策略作参考。通过报纸、网络等，在提高单位知名度的同时，也可为社会提供有效的信息服务。5、建设档案信息化管理工作。做好档案的信息化管理工作是现代档案管理工作的需要，在配置档案信息化管理设备的同时也应该要对员工进行信息化管理的培训，培训内容包括光盘、缩微、声像等先进的档案管理技术。在这方面，国外的一些国家在档案信息化管理已趋于成熟。为了顺利的实现档案现代化管理，我们可根据本单位的需要，借鉴其先进的管理方法和经验。当今社会，事业单位档案管理正面临着新的机遇和挑战，加快档案现代化管理进程，不仅能够有效地发挥档案的利用工作，还能适应信息社会发展的需求，最重要的是能够最大限度地为本单位各项业务工作和社会服务。6、保密工作的加强。有两类档案涉及到保密工作：保管档案和保密档案。保管档案是对已有档案进行保存，在以后需要翻阅时能及时找到；保密档案是指包含的内容在一定是时期内关乎国家安全和利益的，泄露将会对国家造成危害。因此档案的存放应该按照国家的规定执行，保密档案库房设施牢固，要安装24小时的防盗系统；库房与办公室要有一定的距离，然后，应有专人对库房进行管理，人员的进出应该严格遵照库房管理规则；最后，由于两种档案所记载的内容轻重有别故应分开保管。通过人事档案现代化管理，在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面合理性和公正性得以体现，从而真正做到人尽其才，才尽其用。总之，档案管理工作对事业单位的发展至关重要，为实现档案管理工作的进展和突破，我们必须就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

作者：曹巧云单位：湖南省广播电影电视剧郴州中波转播台